官公庁・自治体・独法：研修ニュース

【研修紹介】読み手を意識した「ビジネス文書」とは？

■「ビジネス文書」を書くのはお得意ですか。

このメルマガをご購読いただいている方のうち、「ビジネス文書」を
作成するのが好きな人、あるいは特に苦手ではない方はどのくらい
おられるでしょうか。

「ビジネス文書研修」というと、新採用職員さまや若手職員さま

向けのイメージがありますが、その先輩や上司に当たる

ご担当者さまから、「実は（ビジネス文書を作成するのは）

私も苦手で自信がないんだよね」という言葉を頂戴することが

多いです。

これまで、さまざまなお客さまとお話させていただきましたが、

「私はビジネス文書を書くのに、何の支障もありません」と

おっしゃる方は非常に稀です。

この理由として、次の２点が挙げられると思います。

（１）そもそもビジネス文書について体系立てて学ぶ機会がなかった
（２）学んだ事はあるが、入庁直後に座学で学んだだけで、
身につかなかった

インソースの「ビジネス文書研修」は業務上必要な文書類を、
皆さまに自信を持って書いていただくための研修です。しかも、
この研修を受けていただくと「相手への報告の仕方のコツが

わかる」というメリットもあります。

研修のスタイルも、「ビジネス文書」の必要性をご理解いただき、
その上で、演習を通して「あるべきビジネス文書」の書き方を
「身につけていただく」内容になっています。

それではどんな研修なのか、簡単に流れをご紹介いたします。

■「ビジネス文書」の標準化の大切さ

インソースの「ビジネス文書研修」は、単なる「文書の"型"」を
ご提示するだけのものではありません。「ビジネス文書」とは、組織内
で今後必要となる情報をきちんとした形で残しておくものです。
つまり、それを読めばその件について「全てが把握できる」もの
でないといけないということです。

例えば、「庁内報告書」の場合、担当者、日時、場所、目的、内容など、
必要事項を網羅しておかないといけません。

また、「Ａさんの報告書には日程と時間まで書いてあるけど、
Ｂさんの報告書には日程しか書いていない」などばらつきが
あるのでは困ります。

さらに、「書く人の自己判断によって内容を決めてしまう」のも
トラブルの元。ですから、一定の規定（型）を作ってそれに沿って、
誰もが同じレベルの文書を作成できることが必要なのです。

■何のための、誰のための「ビジネス文書」なのか改めて考える

同時に「その文書を読む相手」を意識する事も重要です。

そもそもビジネス文書を提出する相手は、「自身の業務で非常に
忙しい」状況にあると考えるべきです。

皆さんも同じだと思いますが、部下や後輩から提出された文書は、
一般的に次の流れで読まれます。

（１）まず表題（件名）を読んで、その文書の大まかな内容と
重要性・緊急性を見極める
（２）次に２～３行読み、具体的内容や数値を確認する
（３）最後まで読みきる必要性があると判断した場合はそのまま
読み進め、行動を起こす

最後まで読んでいただきたいなら、（１）・（２）のステップを踏み誤らない
ようにしないといけません。

そのために、ビジネス文書の型を踏襲していて、ポイントがはっきりと
している「読み易い」ビジネス文書作成スキルが求められるのです。

このような「ビジネス文書の型やポイントが必要になる理由」を知って
いると自分が研修で学ばないといけない事柄が明確になってきます。