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管理職向けの「ビジネス文書研修」

「ビジネス文書研修」と聞くと、新入職員様向けという印象をお持ちの方
が多いと思いますが、インソースにはベテラン職員の方に是非受けて
いただきたい「ビジネス文書研修」がございます。

もちろん、管理職職員様をはじめ、ベテラン職員様は普段から
「ビジネス文書」の作成には手馴れていらっしゃることと思います。ただ、
よくお伺いするのが「書けることは書けるけど、これが本当に正しい
ビジネス文書なのか自信がない」というお声。確かに、ご自身が「新人」
として入庁された時に、「きっちりとビジネス文書の型を勉強した」という
方は少ないようです。

今回は、新入・若手職員向けの「文書研修」と何が違うのか、今回は
ざっくりとですが、ご紹介させていただければと思います。

■ビジネス文書の基本を復習する

前述の通り、ベテラン職員様の「ビジネス文書」に対する悩みは
「それが正しいのか判断がつきかねる」ことのようです。

そこで研修の前半は、「ビジネス文書とは何か」という「超」基本の
部分から皆様に考えて頂きます。また「ビジネス文書を作成する
際に意識しておくこと」をお伝えします。

普段皆様が何気なく書いていらっしゃる文書も、改めて整理
すると意外に「あ～、そういうことだったんだ」と新たな発見が
多いようです。

また、「良いビジネス文書作成」の「コツ」や「考え方」を「型」
よりも優先してお伝えします。「型」だけをお伝えすると、例外が
出てきた時に「はて、困った」という事になりますが、考え方を
身につけておくことで、「こう書いたら、だいたい正しい」とご自身の
判断基準がセットされます。

つまり「例外」が出てきても、その考え方に基づいて「失礼が
ないかどうか」を見極められるようになるということです。

■要約演習・悪文添削演習を通じて「ビジネス文書のエキスパート」
になる

さて、「ビジネス文書の基本的概念」が整理できたら、早速演習を
行います。ベテラン職員様はすでに多くの文書作成を手がけてこられ、
その職場での文書作成規定も頭に入っていらっしゃると思います。

ですから、「文書の型を覚える」演習はあまりやりません。

その代わりに、ベテランの方に必要になってくる「要約演習」と「悪文
添削演習」をお願いしております。具体的には以下のようになります。

１．「要約演習」で「長い文章のポイント」を即座に把握するトレーニングを
積んで頂きます。

具体的には１，０００～２，０００字程度の長文を、２００字、あるいは
５０字にまとめる、というものです。同じ文章を要約するといっても、
「担当者がその上司へ提出する要約文」にするのか、それとも「職員
として住民の方に内容を説明する要約文」にするのかで、押さえるべき
ポイント、また完成した文書の内容は変わってきます。「自分の立場と
相手の立場を常に意識して」文書を作成する事の重要性を演習を
通じて学んで頂きます。

２．「悪文添削演習」

ここでは、これまで講義や要約演習で学んできたポイントを踏まえて、
「一読してもよく内容が掴めない文章」や「明らかに自分の立場を
わきまえていない」ような「典型的な悪文」を添削する訓練をして
いただきます。

ご自分の部下や後輩から提出された文書に、「書き直し」とつき返す
だけでは、組織全体の文書作成スキルの向上は遅々として進みませ
ん。「何故この文書はよくないのか」きちんと伝えることができるように、
研修中に、ある程度スキルアップをして頂こうと考えています。

こうして、これまで部下に文書作成を指導を行う難しさを感じていた
ベテラン職員の方に指導のポイントをつかんでいただきます。

■受講者様の反応

研修終了後、「１度きっちりと文書の研修を受けたかったので、
大変ためになった」とか、「今まで漠然と見ていた文書の概念が
整理され、部下指導にも役立ちそうだ」という嬉しいお言葉をたくさん
頂戴しています。

「書く」能力を向上させる事は「論理思考力」「報告力」強化の近道
でもあり、管理職の義務でもあります。

「今年の階層別研修は何をやろうかな」とお考えのご担当者様に、
ぜひおすすめしたい研修の一つです。

その他、お客様のご要望に応じて必要なカリキュラムを作成させて
頂きます。是非、お気軽にお問い合わせ・ご相談下さいませ。