官公庁・自治体・独法：研修ニュース

成功する自治体職場のプレゼン（４）

プレゼンは「業務知識＋一般常識＋伝える技法」であり、「相手に話を
理解させ、賛同を得る事」が目的です。そのポイントを知り、経験を重ねる
ことで成果を上げやすいスキルです。

◇今回のケーススタディ
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
───「ケース２：残業時間削減に関する緊急庁内会議」───┓

残業削減に関する各課課長会議を開催する事になりました。
職員課担当者として、Ｂさんは１時間の会議冒頭に趣旨説明を

行う事になりました。

現状では残業時間が増加傾向にあり、予算及び労働環境上、

あまり良くない状況です。今回、特に残業の多い課に対して、

是正を求めたいと考えています。しかし、参加いただいている方は、

自分より偉い方々ばかりです。

だんだん頭が真っ白になってきたＢさん・・・。さて、どうすれば、
良いでしょうか？　基本は住民向け説明会と同じですが、

庁内説明である事を踏まえて、特に注意すべき点を記します。

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前回は、「事前準備をしっかり実施する」ということをお伝えしました。
具体的には以下の通りです。

（１）現場の実態調査を行い、当方の論理を固めること
（２）事前説明を活用する事
（３）人柄の準備

では、その続きを見ていきましょう。

■「背景・ねらい」と「具体的なメリット」をきちんと伝える

住民説明会と同様に、本件も「メリット、理由」を認識していただくことに
つきます。ただし、全てメリットのある話ばかりではないのが実情です。

その際には、「なぜ、これをやらなければならないか」を明確に説明
すべきです。法律の趣旨、財政問題等を具体的に説明する必要が
あります。

「今年度の政策目標である人件費１０％減をこのままでは達成できない。
議会が大荒れになる事は必至です」などと、具体的に説明すべきです。

■短時間で話すこと　～制限時間を守って説明すること

幹部職員はとにかく忙しいものです。このため、会議では短時間での
的確な説明が求められます。今回のような１時間の会議での趣旨説明
であれば、１０分程度で説明すべきです。

とかく自分の専門分野の話は、言いたいことが多く、長くなりがちですが、

重要なポイントに絞り、話します。前述の通り、資料の４分の１程度を

読んで説明することで十分伝わります。

極端ですが、さまざまな事柄を１５０字程度、約１分間で要約説明する
訓練はプレゼン能力の強化に役立ちます。これは、上司への報告訓練
としても有効です。

■最後には練習回数です！最低５回、１０回練習すれば上手に話せます

いろいろなテクニックのお話をして参りましたが、やはり、プレゼンは
「練習」です。時間を計り、ビデオで自分の姿を見て、最低５回、可能で
あれば１０回、声に出して、本番さながらに話してみれば、誰でも上手に
話す事ができるようになります。

今回で、「実践事例で学ぶ・成功する自治体職場のプレゼン」は最後
となります。皆様の今後のご健闘をお祈りいたします。

☆来週は「事業継続計画（ＢＣＰ）の作り方」についてお伝えします！