官公庁・自治体・独法：研修ニュース

こんなときどうする（イレギュラー対応）

以下のような状況について、上司に報告（連絡・相談）を行う際、留意すべき点（タイミング・伝え方・手段　他）を考えてください。

■住民から伝言を頼まれたら・・・

【例】
年末の最繁忙期を迎え、課長以下、全職員が毎日てんてこ舞いの状況。ある住民から電話があり、「先日窓口に行った時、おたくの岡山さん（同僚の臨時職員の方）の応対は素晴らしかった。公務員の鏡だ。ぜひ本人と上司に伝えていただきたい。」という絶賛をいただいた。

【対応】
・急ぎではないので、上司の都合を考慮します。ただし、必ず当日中に上司に伝えます。こういうことは忘れる可能性が高いので、伝え忘れのないよう気をつけましょう。
・自分（もしくは上司）から全員に周知するために、内容を取りまとめることも必要となるかもしれません。誰がどのようにすべきかを考え、上司に相談しましょう。
・岡山さんには、できればすぐ報告してあげるとよいでしょう。

■業務の応援を頼みたい時・・・

【例】
月末まであと３日。処理しなければならない申請書類が溜まりに溜まっている。追加で来る書類もあり、間に合わない可能性が高いが、気合いで終わらせられる気もする。前任の山口主任に応援を頼んだところ、「補佐（上司）から資料作成を指示されてるんだよ。手伝ってやりたいけど、俺の一存では決められないな。補佐に聞いてくれ」と冷たい。

【対応】
・遅延する可能性と業務の現状を伝えます。「○○なので、遅れそうです」
・打開策として山口主任の応援を考えていること、主任は上司の許可と取るようにと言っていることを伝え、依頼してよいかを聞きましょう。
・その他の打開策（完了できる条件等）があれば用意します。

■緊急に伝えなくてはならないことがあったら・・・

【例】
「民家に公用車で突っ込んでしまった」という連絡が同僚の広島主事からあった。住人・同僚ともに怪我はないが、突っ込んだ民家が炎上し、現在、消火活動中とのこと。上司は現在、大ホールで住民説明会を行っていて、呼び出せる状況ではない。

【対応】
・会場内で様子を見計らい、話かけられるタイミングで、この上なく簡潔に伝えます。「広島主事がクルマで民家に突っ込みました。民家が火事です。けが人はいません」
・上記に加えて、メモを渡すのもよい。（本当に簡単なもの。くどいと読めません）

☆次週もお楽しみに！