官公庁・自治体・独法：研修ニュース

分かりやすく報告する【解答例】

先週は【演習】として以下のような問題を出しました。皆さんなら、どのように報告なさいますか？

【演習】

昼過ぎから外出していた係長が３時過ぎに戻ってきて、それに対する報告は以下の通りです。分かりやすく報告してください。

「係長がお出かけになってすぐにコピー機が壊れてしまいました。でも、色々いじっていたら、どうやらトナー切れだったみたいで、直りました。その後、部長から電話がかかってきました。『今、席を外しています』と申し上げたら、『連絡を取りたいので、戻ったら電話をくれと伝えて欲しい』とおっしゃっていました。それから人事から電話がきて、『あなたの課に来月異動になるＢさんに関して確認したいことがあるので、また後でかけなおします。』とおっしゃっていました。Ｂさんのことを少し聞いたら、私の１歳年上らしいんですけど、仕事ができるって有名らしいですね！　あ、そうそう、今日は連休明けだからか、窓口がものすごく混んじゃって、対応するのが大変だったんですよ。いつまで待たせるんだ！って怒鳴る住民の方も何人かいらっしゃったりして。証明書発行窓口はＣさんが対応していたんですけど、ある住民の方が怒鳴り込んできて、『この前発行してもらった書類、間違ってたじゃないか！　今後の再発防止策について必ず連絡しろよ！』ってすごく怒られました。怖い方もいるもんですね。でも帰っちゃったんで、大丈夫です。」

■解答例

係長、３（４）点ご報告があります。

１点目ですが、住民からの苦情がありました。・・・・という内容です。連絡を求められており、よろしければ私から○○という内容でご連絡さしあげたいと思います。よろしいでしょうか。

２点目ですが、部長から電話がありました。内容は伺っておりませんが、折り返しの電話をご希望です。

３点目ですが、人事から来月異動のＢさんに関して質問があるとの電話でした。これは人事からまた連絡があります。

４点目ですが、コピーの・・・
※コピーの件は報告しても良いが、なくてもよい。

■解説

はじめに「係長、○点ご報告です。」と伝えることで、係長は全体の骨格を知ることができます。そして、係長にとって優先順位が高いと思われる話から順番に簡潔に報告します。

１点目のような「住民の苦情」についての相談に近い報告についても、自らの見解を述べ、それに対してＹＥＳかＮＯをもらう質問形であることが評価できます。

それぞれ、なるべく簡潔に述べ、必要に応じて詳しい説明をしたり、自分の見解を述べると良いでしょう。

ホウレンソウで一番大切なのはスピードです。内容の簡潔さ・正確さはもちろん求められますが、報告の仕方をあれこれ悩んで報告が遅れるよりは、緊急度が高いことほど、すぐに報告すべきです。

☆次週もお楽しみに！