営業職「誰もやらない」101の秘策

 

営業職「誰もやらない」101の秘策

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」(2)

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」(2)

■今回の本文

(3)お客様に出す報告書

【内容】トラブル報告、調査報告等、会社対会社で実施する報告

【形式・分量】要旨をA4用紙1枚程度、詳細内容を2~3枚作成。

【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。


【ポイント】

文書形式は2段構えです。要約を1枚作成し、詳細内容を別紙として
作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、
この形式が喜ばれます。
要約は偉い人へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。

形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。
内容がまずい点(事実誤認、間違い)があれば
トラブルとなること(最悪、訴えられる)も考えられます。

提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。
自分の判断で勝手に提出しない事。

加えて、注意を要するのが、
以下のような注意点を守れているかということです。
もし、この「儀礼」に反していると、相手の心証が極端に悪くなります。
 
※注意点

A:(株)などの略称の使用は不可。株式会社と書くべき。
また、通称ではなく、フルネームで書くべき。

B:名前の間違い(漢字間違い、旧漢字が正しいなど)

 C:役職間違い(本来部長なのに課長とするなど)

              +  +  +

■文字量に着目する

文字量を気にしながら報告書を作成すると、
目的にあった上手な報告書が書けます。

(1)一言の報告書を作る(50字の報告)
~一言で報告するなら50字(=12~13秒)にまとめる

(2)簡潔な報告書を作る(200字の報告)
~1分で報告するなら200字

(3)一般的な報告書を作る(要旨+詳細内容)
~200字で要旨。A4用紙2枚~3枚で詳細内容

              +  +  +

■報告書が完成すれば「声に出してチェック」する

報告書を提出する際、口頭で内容を求められることが多々あります。
ですから、報告書の内容・枚数にかかわらず、
一言(15秒、50文字)、1分(200字程度)で
内容を声に出して説明できるか確認すべきです。

              +  +  +

■全体的な「見栄え」に注意する

忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、
資料の「ぱっと見の美しさ」からまず判断します。
見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、
確かだと見なされます。 

              +  +  +

■「見栄えが美しい」3つのポイント

(1)文章のまとまりごとに、適度な余白があること。

(2)一文の長さや、文頭がきちんとそろっているなど、
構成・レイアウトが整っていること。

(3)相手に理解して欲しい点が「見出し」になっていて、
一目で分かるようになっていること。

※次回は、具体的な事例を基に実際に報告書を書いていきます!


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