営業職「誰もやらない」１０１の秘策

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」（３）

■報告書の具体的な書き方

（１）表題

文書の概要が一目で伝わるように１５～２０字で具体的に書きます。
　
【具体例】

△「出張報告」
△「安心メディカルへの出張の件」
○「安心メディカル本社への「××」販売に関する出張報告」

日付、具体的な報告内容を表題に込めると内容を理解しやすくなります。
（よって、中身を詳しく読んでくれる事となります）

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（２）本文

簡潔に「掲題（表題・標題）の件につき、下記の通り、ご報告いたします」
と書きます。その後で、文書の場合は「記」と真ん中に記して、
箇条書きで各項目を続けます。（メールの場合は「記」を省略する）

最後は「以上」でしめます（メールも同様）。

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（３）状況説明

状況説明は項目分けして箇条書きにして書きます。
将来、万一、トラブルが発生した場合には重要な証拠にもなりますので、
あくまで正確に書いてください。

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【具体例】

１．出張者：営業部２課　出来留課長、書野
２．日時　：２００８年１０月８日（水）１４時～１５時
３．場所　：安心メディカル　本社第一会議室
４．面会者：安心メディカル営業部高千穂部長、日向課長
５．訪問目的：先方顧客管理システム更改に対するご提案

【書き方のポイント】

１．出席者・出張者

役職順など社内序列の順番（えらい順）に書くのが基本です。

２．日時

西暦、２４時間表記で書く

３．訪問先・打ち合わせ場所

会議室名も書くこと。
重要な会議はいいかげんな場所では実施しないので、
場所も重要な報告事項になります。

４．面会者、役職
　
役職、名前を省略せずに書くのが基本。
（但し、名前＋肩書きでも可）

５．訪問目的

この場合は出張の報告なので、出張の必要性を書きます。
（当然、出張で無い場合には省略）

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（４）要旨の作り方～重要な内容を３つ程度でまとめる

先に述べた通り、要旨は文章を作って、その内容を要約し、
最後に作るべきものです。
報告書に「内容要旨」が必要な理由は、読み手がそこを見て、
すぐに報告書の「結果」（結論）が理解できるためです。

報告書を読む方は、自分より立場が上で、忙しく、
報告書の文書などで余計な時間を取りたくないと考えています。

【要旨の作り方】

Ａ：報告書の「内容要旨」は重要なことを３つ程度書く。
　
Ｂ：分量としては３行程度（５０字程度）
　　　　　～人が一度に理解しやすい分量はこれぐらい。
　　
Ｃ：報告相手（上司）の知りたいことを書くよう心がける。
　　
ａ．まず、「何をして」「どうなったか」を書く＝"結論"
　　　　　　
ｂ．その次に、「なぜ、そうなったかの理由」を書く＝"理由"

ｃ．最後に、「次になにをすればいいか」という内容を書く。
　　　　　　＝"課題""予定"

ｄ．内容には、固有名詞、数字が入っていること。
　　　　　　～ここがヌケていると甘い仕事とみなされます

以上のような内容なら、上司はここを読むだけで内容が分かり、
次の対応の判断を下すことが可能。
もし、簡潔な報告書を求められたら、ここまでの内容で
十分に報告書になります。　

重要なのは、結果を報告するだけではなく、
次に「どのようなアクションをするか」ということを
報告書に盛り込むことです。

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（５）提出を受ける側から見た報告書のポイント

報告書を読んだ後、上司が次の行動にいち早く、　
そして確実に移るために必要な事柄が求められる。
　
Ａ：「報告書は早く欲しい」
Ｂ：「課題は何か？を明確に書いて欲しい」
　　　　　　～相当に「業務を知る」事がないと、課題は書けない。

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※次回は内容の注意点をお伝えします。
報告書に金額の桁違い、事実誤認などがあってはいけません。