営業職「誰もやらない」１０１の秘策

「新人・若手の文章力を上げる『報告書の書き方』」（４）～内容における注意点

■報告内容の注意点

（１）本文のポイント

　「詳細内容（ヒアリング事項等）」は、報告の「内容要旨」の部分を受けて、
　さらに詳細な内容を説明する所です。

　　１．本文の形式
　　　「見出し」→「小見出し」→「説明文」の３つの階層を
　　　つけて書くとわかりやすい。

　　　○３つの関係
　　　「見出し」の説明が「小見出し」
　　　「小見出し」の詳細が「説明文」

　　　●逆に見れば
　　　「説明文」の要約が「小見出し」
　　　「小見出し」の要約が「見出し」

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（２）内容に欠落がないこと

　　報告書において、内容に欠落があっては、役に立ちません。
　　まず、「数字」（金額、日時、時期、数量　など）、
　　「固有名詞」（商品名、場所、名前など）、
　　「単位」（千、万、円、ドル、グラム、Ｋｇなど）、
　　「相手の意志」（反対する、賛成する、購入する、購入しないなど）を
　　報告書から漏らしてはいけません。

　　読み手が読み取ってくれるということはまずありえません。
　　ビジネス文書では相手は、自分の文章を「最も批判的に読む」
　　と考えるべきです。自分に都合良く、相手が解釈してくれることは
　　絶対にありえません。

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（３）内容に誤認がないこと

　　改めて、数字、固有名詞、単位、相手の意志を勝手に解釈して、
　　事実誤認しないこと。
　　誤認によって、今後の動きが違ってくる可能性があるので、
　　事実を正確に把握することはきわめて重要です。

　　誤認を防ぐには、メモを取るときに、重要だと思う点に
　　サインをつけておき、商談・会議の終わりに再確認するのが
　　望ましいと思います。

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（４）同じ内容はまとめて書く

（５）希望的観測は厳禁

（６）業務上、書くべき事は必ず書く。（業務を知る）

（７）報告書の中に、課題は何か？が明確に書かれている

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■それ以外の部分の書き方

（１）宛名：
　　　
　　「役職＋氏名＋様」と「氏名＋役職＋殿」などの
　　バリエーションがあります。
　　一般的には、組織としての書き方を上司・先輩に聞いてください。

（２）氏名の記入と押印：

　　報告書には自分の部署と名前を書いて、押印します。
　　その際、印はまっすぐか、やや左向きに（お辞儀をしているように？）
　　押すこと。

（３）照会先電話：

　　自分の名前の下に、内線表示などの連絡先を書く場合もある。

（４）項番のつけ方：

　　・「１」→「（１）」→「ａ」
　　・「１」→「１－１」→「１－１－１」など、

　　これも、組織によってルールが決まっているものなので、
　　それにしたがって書きます。

（５）所見（所感）

　「所見」は記す場合と、そうでない場合があります。
　伝えておきたい自分の意見がある場合や、先方の表情や態度などの
　場の細かなニュアンスなどを報告した方が良いと思ったら、
　それを１文程度にまとめて書きましょう。

　「所見」には自分の意見が入ってもかまいませんが、
　主観や推測はできる限り慎みましょう。
　報告書は"事実"を報告するものです。
　特に希望的観測は厳禁です。

（６）添付資料：

　添付資料がある場合は、最後に日時・タイトル・ページ数を書く。
　資料には、ページ数を明記し、「別紙１」「別紙２」などのように
　番号を表示しておくとわかりやすい。