インタビューで聞く成功した人の「リアル」ノウハウ

「会議を仕切る！ファシリテーションスキル」

■ファシリテーションとは

「会議があまり上手く機能していない」「時間をかけた割には成果が少ない」というお悩みをよくうかがいます。今回は、会議を活発にして、有意義なものにする方法について考えていきたいと思います。

会議が上手くいかない原因については、「会議の課題や論点などがぼやけている」「チェアマンの仕切りがいまいちである」・・・などさまざまな理由が考えられます。

■会議を活発に運営する４つのスキル

会議の議論を活発にするためには、「ファシリテーター」と呼ばれる中立の立場の会議の進行役を設けると有効ですが、具体的には、ファシリテーターには４つのスキルが重要です。

（１）段取り力
～周到な事前準備と工程管理(プロセス管理)が、会議・プロジェクトの成功の９０％を決める！

（２）コミュニケーション力
～プレゼンテーション力と「聴く」スキル

（３）リーダーシップ力
～活発かつ実益のある議論を実現するスキル

（４）問題解決力
～優先順位の高いテーマ・課題につき、議論の結果をまとめあげるスキル

それぞれについて詳しくみていきましょう！

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【１】段取り力
　
会議をはじめる前にしっかりとした「事前準備」を行うことが大切です。
　
・会議のテーマや出席者を絞り込む
・会議の課題や論点を整理し、会議中の役割分担を考える
・事前に配布する資料などを作成する　　
　
・・などの基本的な準備はもちろんのこと、会議を行う意図や事情などを事前に関係者に説明し、ある程度までの了解を得ておくこと（いわゆる「根回し」）も必要です。

当日の会議の進行の仕方も重要ですが、会議の成功の可否は、「事前準備」を行う「段取り力」に掛かっていると言っても過言ではありません。　

【２】コミュニケーション力

「コミュニケーション」の中には、「話す」＝表現することだけではなく、「きく」（聴く・訊く）ということも含まれています。

「聴く」は、相づちや反復・言い換えにより、相手を理解・承認する、話し手が話しやすさを感じる「きき方」です。

また、「訊く」は、以下のような「目的を持った質問」ができる能力です。

（１）当事者意識を高めるために「訊く」
～「○○についてはどうお考えですか？」（限定を加えて誘導する）

（２）重要なことの念押しのために「訊く」
～「○○についてはご理解いただけたでしょうか？」

（３）確認したいことを直接「訊く」
～「○○についてのイメージができましたか？」

（４）明確なリクエストをするときに「訊く」
～「○○の条件についてご了解いただけますでしょうか？」

このような、「話す」「きく」（聴く・訊く）スキルは、会議を円滑に進めて合意を形成するため、また、問題解決を促進し目標を達成するために必要です。

【３】リーダーシップ・スキル

さらに、会議では、議論の対象を制約せず、肩書きなどの立場から離れて、自由に議論を行う「議論促進型」にするか、会議の時間や発言時間などを制約し、決議を行うことを主目的とする「意思決定促進型」の会議にするか、など、会議の性格を決める必要があります。

また、議論や合意の際にどうしても発生する「対立」を、どのように建設的に解消するかという「コンフリクト・マネジメント」も会議を運営する上で必要なリーダーシップスキルです。
　

【４】問題解決力

会議では、優先順位の高いテーマ・課題について、議論の結果をまとめあげることも重要です。その際に必要なのが以下の項目です。

a.本件実施のねらい（現状分析）
～ニーズや現在の業務（仕事）とのつながり・位置づけ（シナジー、関連性）

b.実施事項　

c.具体的な仕事の流れ（詳細な業務内容）
～いわゆる本文にあたる部分、図や表を用いて記載

d.コスト・予算・費用対効果
～お金にからむ部分は明確化する（予算の獲得状況等）

e.リスク情報
～実施に際しての課題、懸念事項等できるだけ記入する
　
f.スケジュール・実施におけるステップ等
～決まっていないことをスケジュール化するのはなかなか難しいが、できるだけ具体的する

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弊社インソースでは、「ファシリテーション研修」を実施しています。研修では、上記のような、会議を活発にし有意義なものにするための方法をレクチャーするとともに、「演習」では、それぞれの会社に即したテーマを題材にして、"擬似"会議を行います。コミュニケーションの向上とともに、会議の運営の強化をお考えの際には、是非、インソースにお声かけください。

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■「ファシリテーション研修」
～会議を上手く運営するための、「段取り力」「コミュニケーション力」「リーダーシップ力」「問題解決力」の向上をはかります。
　