インソースが考える「奥の手・猫の手」

事例でみる業務改善~「ありのまま」を受け入れない

◆ 事例でみる業務改善~「ありのまま」を受け入れない

業務改善で大切なことは、「ありのままを受け入れない」ということです。
「もっとこうしたら効率がよくなると思うけど・・・何か事情があると思うし、そういうもんか」このように思った経験はありませんか?
働いていると、何事も環境に順応していきますよね。でも、実はここで「ありのまま」を疑うことが、業務改善の第一歩となります。

 

いつもぶつかる・・・。

インソースは、多数の業務改善研修をお手伝いしてきました。その事例を1つご紹介いたします。ある組織のカウンターで、こんなことがありました。Aさんがコピー機に行こうとすると、別の場所から印鑑を取りに来たBさんと衝突するのです。急いでいると危ないですし、お客さまもお待たせしてしまいます。実際に数えてみましたら、Bさんが印鑑を取りにくるまでの歩数は40歩もありました。危険と合わせて、大変非効率だということが発覚したのです。

 

移動させてみよう!

そこで、研修の中で考えた対策は、「印鑑の場所を真ん中にすればいいんだ!」ということ(単純ですが、ちゃんと手順を踏んで出した方法です)。そうしてみたところ、一気に、衝突事故の危険を感じることがなくなりました。また、先ほど40歩あった歩数は15歩に削減されました。この歩数削減はたったの25歩ですが、1年分のコストとして計算してみたところ、年間1万5千円の削減となりました。大きいですよね・・・!

 

ポイント1~「日常を疑うこと」

気をつけるポイントは2つあります。1つめは、「日常を疑うこと」です。通常、今あるものについては「理由があってやっているに違いない!」と思ってしまいがちです。しかし、流されてしまう気持ちをぐっと我慢して、「もしかしたら、おかしいんじゃないか?」と思ってみることが重要です。

 

ポイント2~「はかる(測る、計る、量る)こと」

2つめは、「はかる(測る、計る、量る)を徹底すれば見えるものがある」ということです。とにかく数えて数字にしてみましょう。

 

皆さんも、日頃の非効率だと思うことがありましたら、疑ってみてください。そのポイントは、「ありのままを受け入れない」ことと、「はかる(測る、計る、量る)」ことです!

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