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課長なら知っておきたい。ＩＴ活用で業務改善を実現するための第一歩「流れ図」
課長として部門の生産性を高めることは、日々の業務の中でも特に重要な役割です。限られた人員と時間の中で成果を出すためには、業務の見直しと改善が欠かせません。中でもＩＴの活用は、業務効率化の強力な手段となります。
本コラムでは、課長が現場で実践できる業務改善の第一歩として「流れ図」の作成を通じて、ＩＴを活用すべき場面を見つける方法をご紹介します。さらに、システム化の判断基準や依頼時の注意点についても解説し、部門運営に役立つ具体的なヒントをお届けします。
業務改善の第一歩は「流れ図」の作成から
流れ図で業務の全体像を把握する
業務改善の出発点としておすすめしたいのが、仕事の手順を可視化する「流れ図」の作成です。業務の流れを図式化することで、どこに時間がかかっているのか、どこにリスクが潜んでいるのかが明確になります。
流れ図で見えてくる改善ポイント
以下のような場面は、特に改善の余地が大きい部分です。
- 時間や人手がかかる作業
例：毎日、チェック作業に追われている - トラブルやリスクが発生しやすい作業
例：金額の確認モレがあると損失が発生する - 同じ作業が大量に発生する業務
例：毎月1,000通のＤＭ宛名書き - 繰り返し同じ動きをする作業
例：毎回住所を手書きしている
流れ図を作成すると改善ポイントが見えてきます。複数人が関わる業務は、特に改善の余地が大きいため、流れ図を通じて見直すことが効果的です。
ＩＴ活用の判断基準とは
システム化の費用対効果を見極める
業務改善の手段としてＩＴを導入する際には、費用対効果を冷静に判断することが重要です。システム開発には一定の投資が必要ですが、継続的に発生する業務であれば、長期的な視点で検討する価値があります。
実例：ＤＭ宛名書き業務のコスト試算
以下は、毎月1,000通のＤＭ宛名書きを手作業で行っている場合のコスト試算です。
- 10人 × 10時間 × 2,000円／時 ＝ 20万円／月
- ２年間継続すると、240万円の人件費
この業務をシステム化することで、開発費の２倍以上の効果が見込める場合は、導入を検討する価値があります。
システム開発依頼時のポイント
依頼内容を具体的に記載する
「何をしてほしいか」を明確に伝えることで、開発側との認識のズレを防ぐことができます。
- 宛名リストから封筒に宛名（住所・氏名）を印刷してほしい
- 漢字変換にコストがかかるならカナでも可
- 毎月10日までに印刷完了が必要
必須条件と妥協点を整理する
- 絶対に必要なこと
- 譲れること
この２点を事前に整理しておくことで、スムーズな開発と納得のいく成果物につながります。
ＩＴ技術よりも「使える場面」を知ることが重要
ＩＴ活用というと専門的な知識が必要と思われがちですが、実際には「どの業務に使えるか」を見極めることが最も重要です。
業務の流れを見直し、改善の余地がある部分にITを導入することで、部門全体の生産性を高めることができます。
- ＩＴの専門家になる必要はない
- 業務改善の一環としてＩＴを活用する勇気が必要
まとめ：業務改善は「見える化」から始まる
業務改善の第一歩は、現状を「見える化」することです。流れ図を作成することで、改善すべきポイントが明確になり、ＩＴ活用の判断材料となります。
費用対効果を冷静に見極めながら、必要な部分にシステム化を導入することで、業務の効率化と生産性向上が実現できます。
業務フロー作成研修～業務の視覚化で、改善やリスク管理につなげる
本記事でご紹介した「流れ図」「フローチャート」やその後の業務改善を学べるのが、「業務フロー作成研修」です。業務フロー作成の手順やフロー構成の型、作成に必要な図解化スキルを身につけます。
本研修のゴール
- 現状の業務を漏れなく洗い出し、業務プロセス上の非効率な工程やリスクを発見することができる
- フローチャートを用いて、誰もがわかりやすい業務の流れを作成することができる
- 作成した業務フローを実際の現場で検証し、実情に合わせた内容に改善することができる
- 業務フロー作成に連動させ、業務の改善提案やマニュアルの整備を行うことができる
対象者
- 業務改善を行うための知識・スキルとして業務フロー図の作成を学びたい方
- リモートワークの仕組みづくりの一環として業務フロー図の整備を予定している方
- 部内の業務の流れの悪さを改善したい方
よくあるお悩み
- 自身の業務の標準化のためにマニュアルとともに、フロー図の作成スキルを身につけたい方
- 長年、部内の業務のやり方が変わっておらず、非効率だと感じている方（同じことを別の場所でやっている、チェック者が必要以上に多いなど）
スケジュール
セットでおすすめの研修・サービス
システム・ＩＴ理解研修
システムに対する理解があるかないかで、個人の生産性はもちろん、企業としての競争力にもつながってきます。 しかし、システムの知識だけがあればよいというわけではなく、システムを活用して自社の収益につなげるためには、事業面・業務面から、どのようなシステムが必要なのかを逆算して考える必要があります。
本研修では、システムを実際に開発するＳＥ（システムエンジニア）などではなく、システム開発を依頼する側として、知っておくべきシステム開発のポイントや手順を学んでいただきます。
ＢＰＲ実践プラン～生産性の高い仕事の仕組みを再構築する
ＢＰＲ（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とは、生産性の高い仕事のしくみを再構築することであり、単なる職場の問題解決や業務改善とは異なり、仕事を設計する総合的な力が求められます。
本プランでは、ＢＰＲに必要な個々のスキルを身につけていただくとともに、改革案を会社に提出するための企画書作成スキル習得を目指します。
【ＤＸ推進者シリーズ】業務フロー最適化研修～行動経済学の観点で検証する
業務フローの可視化は、プロセスのボトルネックや無駄を発見し、効率化や自動化の第一歩となるため、ＤＸの推進には欠かせません。
本研修では、まず業務の流れを図で表現するワークを通じて、現状の業務フローを可視化し、改善すべきプロセスを発見することから始めます。そして、行動経済学に基づくＥＡＳＴフレームワーク（Easy, Attractive, Social, Timely）を活用し、業務フローを検証します。
マニュアル作成研修～改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方
業務ノウハウが属人化してしまうことで、業務の引き継ぎに時間がかかりすぎたり、業務効率が悪化したりするなどの問題が発生します。
本研修では、業務改善およびノウハウ共有・業務標準化の手段として、マニュアル作成の考え方や具体的手法の習得を図ります。
