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タイムマネジメント研修～時間の使い方を分析し、最適な時間管理を考える編（１日間）

タイムマネジメント研修～時間の使い方を分析し、最適な時間管理を考える編（１日間）

タイムマネジメントの基本を理解したうえで、自組織の効率化を図る業務分担や職場環境作りのノウハウを習得する

研修No.B TMG180-0000-0249

対象者

  • 若手層
  • 中堅層

・タイムマネジメントの基本を学びたい方
・効率的に仕事を進めるためのコミュニケーションスキルを身につけたい方

研修内容・特徴outline・feature

タイムマネジメントの基本的な考え方を理解したうえで、自組織の効率化を図るための業務分担や、職場環境作りのノウハウを身につける研修です。具体的にはまず、仕事の優先順位づけ、計画・実行の仕方といった、個人の時間管理方法を学びます。その後、仕事の分類の仕方や割り振り方など、組織の業務を効率化する考え方を理解します。また、仕事を協力して進めやすい職場作りに役立つコミュニケーションスキルも、演習を交えながら身につけていただきます。

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．自分のコストを考える
ワーク
  • ２．仕事の種類に応じたタイムマネジメントを考える
    （１）仕事の種類に応じたタイムマネジメントを考える
    【ワーク①】３日間の仕事を洗い出し、マネジメントできる時間を洗い出す
    （２）自分が日頃行っている仕事の順位づけ
    【ワーク②】洗い出した仕事を中心に緊急度、重要度の区分けを行う
講義
ワーク
  • ３．タイムマネジメントのポイント
    （１）タイムマネジメントとは
    （２）仕事の管理に必要なもの～タイムマネジメント実現のためのちょっとしたコツ
    （３）時間の無駄を減らすコツ
講義
  • ４．自分の仕事の種類を考える～仕事を４つに分類して、最適なタイムマネジメントを実施する
    （１）こなす仕事（見積書作成・資料整理・会議の準備など）
    （２）考える仕事（提案書作成・企画立案など）
    （３）完全に相手によって時間を拘束されてしまう仕事（会議・商談など）
    （４）拘束されはするが、少しなら時間を自由に使える仕事（移動・出張など）
    【ワーク③】ワーク②のシートをベースに、自分の仕事を分類する
講義
ワーク
  • ５．コミュニケーションを円滑にし、情報を共有する
    （１）「適切な情報」がタイムマネジメントスキルを向上させる
    （２）情報を適切に共有するコミュニケーションとは
講義
  • ６．「こなす仕事」のタイムマネジメント
    （１）連続処理する～仕事の準備を徹底し、作業効率を倍増させる
    （２）仕事の優先順位を明確にする
    【ワーク④】優先順位を考えるマトリクス作成
    （３）他の人に代わってもらう～上手な依頼方法を考える
    （４）ＩＴ活用を考える～簡単にできるＩＴ化を知り、活用を考える
講義
ワーク
  • ７．「考える仕事」のタイムマネジメント
    （１）集中して短時間で結果を出す～心、環境、情報の準備を徹底する
    （２）集中力をつける
    【ワーク⑤】集中する方法を考える
講義
ワーク
  • ８．「完全に拘束される時間」のタイムマネジメント
    ■相手と交渉して、何とか拘束時間を減らす
    【ワーク⑥】交渉におけるテクニックを考える
講義
ワーク
  • ９．「移動時間など使える時間」のタイムマネジメント
    ■拘束されるが、少しは自由に使える時間を徹底活用する
    【ワーク⑦】移動時間にできる仕事をリストアップする
講義
ワーク
  • 10．明日から取り組むタイムマネジメント
    【ワーク】明日から取り組むタイムマネジメント計画を作成し、発表する
ワーク

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2022年7月　　　　　23名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • タイムマネジメントには自分のクセを知ることも必要だとわかりました。個人のスケジュールをメンバーと共有し、集中して業務に取り組む時間をつくります。
  • 業務内容に応じた時間管理の必要性を再認識しました。いつまでに終わらせるか目標を立て、仕事の効率化や時短につなげます。
  • 悪い例として紹介されたもので、自身に当てはまるものが複数ありました。業務の優先順位のつけ方を参考にし、残業時間を短縮します。

実施、実施対象
2021年12月　　　　　30名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96.7%
講師：大変良かった・良かった
86.7%
参加者の声
  • 限られた時間を、優先順位の高い業務や考える業務に使うためのポイントがわかりました。事前準備を徹底し、計画的に取り掛かかるように意識します。
  • すぐに使える時間管理のテクニックを学びました。業務の記録をとることも大切だと感じたので、できることから始めます。
  • 自分の仕事内容を整理し、時間をうまく使います。やるべきこと、やらなくていいことの選別を心掛けます。

実施、実施対象
2020年9月　　　　　33名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
93.9%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 時間効率を改善することによって業務の生産性をあげていけるように心掛けます。仕事への取り組み方、自分のクセについて気づかされ、非常に気の引き締まる研修でした。
  • いままで優先順位をうまくつけることができず、残業ありきで進捗を考えてしまっていたので、今回の研修で学んだことを実践していきたいです。
  • 計画や予定を立てるのが苦手だったので、立て方や優先順位のつけ方を学ぶことができ有益でした。自分の予定だけではなく、上長の日程調整等にも活かします。

実施、実施対象
2019年10月　　　　　140名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
92.9%
講師：大変良かった・良かった
90.7%
参加者の声
  • 時間内に業務を終えられるよう、効率化に活かしていく。
  • 重要度の高いルーティンワークはあらかじめ確認しておく、メモを取るなどの手段を使うことで効率化をする。後々の緊急性はないが重要度の高い事項に備えられるようにする。
  • 優先順位づけは重要性・緊急性の軸で考え、行う。ＱＣＤＲを明確にして取り掛かる。特に関わる人と認識をすり合わせることなどをペアで動くときには意識していきたい。

実施、実施対象
2019年7月　　　　　16名
業種
運輸・倉庫
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
93.8%
参加者の声
  • 自分が時間の使い方を間違っていた部分、今日気づいた事を明日からの業務中に意識して日々の仕事に取り組みます。学んだ事を忘れないように、忘れた頃に資料を見返したりして意識して取り組みたいです。
  • 正しい優先順位をつけるために、タイムスケジュールの中で一旦全体像を確認する時間が必要と感じたので、キツキツではなく余裕のある時間配分で取り組みたいと感じました。
  • 時間を有効活用するためにも、ＰＤＣＡの特にPlanの部分を気をつけて、業務を進めていきたいと思います。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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