「お詫び状の書き方」（３）～「お詫び状」への素朴な疑問

「お詫び状の書き方」【3】

「お詫び状の書き方」（３）～「お詫び状」への素朴な疑問

実際にお詫び状を書き始めると、「これでいいのかな？」と小さな疑問がわき上がってくることも多いと思います。研修の場でよく出された「お詫び状の質問・疑問」を集めてみました。

（１）ワープロか手書きか？

ＩＴ化の進んだ現在では、日常のビジネス文書のほとんどがワープロで作成されています。だれが見ても読みやすい文字で書かれていることは確かに大きな利点ですが、お詫び状ではどうでしょうか。

読む人によっては、何十通と簡単に複製ができたり、文例集からコピー＆ペースト可能なワープロの詫び状を、好意的に受け取らないケースもあるようです。

判読できない文字しか書けない場合はいたしかたありませんが、できるだけ手書きで、一文字ずつ丁寧に書いたほうが、こちらの誠意が相手に伝わり、読んだ後の印象もよくなるでしょう。

（２）自分以外にも責任がある場合は？

業務体制によっては、必ずしも自分だけが責任を負うわけではないケースも多々あるでしょう。その際は、自分の落ち度や責任のあることに対してだけ、きちんとお詫びをします。

自分の責任の及ばない範囲のことにまで言及して、一緒に謝罪しないよう、注意深く書きましょう。

（３）件名に「お詫び」の文字を入れるべきか？
　
お詫び状の件名は、本文より大きい文字で、はっきりと「○○のお詫び」と書きます。受け取った相手先の内部で、さまざまな役職の人に回覧されることを想定し、本件に関係のない人にも内容が一目でわかるような表題にしましょう。

（４）頭語と結語、時候の挨拶は必要か？

通常のビジネス文書では「拝啓」―「敬具」という頭語と結語が一般的ですが、お詫び状ではより丁寧な『謹啓』―『謹白』【『敬白』】が使われます。時候の挨拶は必要ありません。

頭語の後は「貴社益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます」といった挨拶の言葉で始めます。「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」という、日頃の取引について感謝する言葉は忘れずに入れましょう。

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