整理力をつける

今から知っておく社会人の基本【６】

整理力をつける

皆さんも、試験前に勉強を一生懸命にやりすぎて、いつの間にか机の上が雑多な書類やファイルであふれかえっていた経験、ありますか？社会人になったら、このように与えられた業務をこなすのに精一杯・・・！という機会が、今よりもっと出てくるかもしれませんよ。

余裕がないときは、誰しも身の回りだけでなく、頭の中すらも、きちんと整理できないものです。しかし、余裕がないからといって、雑多な情報や知識を積み上げているだけでは、効率的な仕事の仕方とはいえません。

連載最後となる今回は、社会人として仕事の成果をあげるために必要な、「整理力」のポイントを解説いたします。

■考え方・行動をルール化する

最も効率がよく、ムダのない仕事の仕方は、「いつ」「誰が」やっても、同じような結果が出ることです。そのためには、一つひとつの考え方・行動をルール化することが重要です。わかりやすいように、「ＰＣ内のデータの整理」を例にとって説明します。

１．「削除」ルールを決める
データの内容が必要な情報かどうか判断⇒不要な情報であれば削除（迷ったら保留）⇒必要な情報であれば、「簡単に探せる」というルールで整理します。

２．「簡単に探せる」ルールを決める
必要なデータは「時系列」、「５０音別」などの基準で分類し、分類ごとに統一された位置に保管します（ネーミングも統一）。

■「最新版」と付けずに、日付をつける

「簡単に探せる」ルールは、具体的には、ファイル名で内容がわかるようにすることと、ファイル名で最新版がわかるようにすることです。ここで注意することは、特殊な言葉を使ってファイル名をつけるとややこしくなるということです。特殊な言葉というのは、例えば「最新版」「修正版」など。同じような内容のデータが混在し、最終的にどれが「最新版」「修正版」なのかわからなくなってしまいます。

よって、ファイル名には以下のようなルールを設けると良いです。
（１）「最新版」「修正版」のようなネーミングは避け、タイトルに日付を入れて管理
（２）旧データは必要なければ随時削除。迷ったら、●（３ヵ月後削除サイン）をつける

学生生活が残りわずかの皆さんには、就職前から社会人としての基本を身につけ、「即戦力」として社会に出ていただけるよう期待しています。

☆次回もお楽しみに！