新入社員研修 成功のヒケツ36話

 

新入社員研修 成功のヒケツ36話

「新人のための議事録の書き方3」

「新人のための議事録の書き方3」

■前回までの復習
 
これまでの内容を簡単にまとめておきます。
 
1.まずは思いっきり「メモを取ろう」
 ・誰でもできる「記録のとり方」~会議全部記録
 ・「録音」から「文字おこし」は不可
 ・ノートの文字を文章にしていく
  (1)主語を加える
  (2)文を意味が通る様につなぐ

2.同じ内容をまとめる(編集する)
  ・同じような内容をまとめていく~意味の固まりづくり
  ・大きな意味の固まりを「読み手に合わせて」並べなおす
 ・各固まり内で意味の通る文章にしていく


■議事録の形式

議事録には、「決まりきった形式」があります。一般的にビジネス文書には、形式があり、少し慣れれば、誰でも書けるようになっています。ですから、そんなに難しいものではありません(今だから言えることかもしれませんが)。


さて、その議事録ですが、一般的には、以下の順で記載します。

(1)日時

「日時:2010年4月13日 14時30分~16時25分」

※西暦使用、24時間表示
 
これは、会議の開催された日と時間を具体的に書きます。場合によっては、裁判の証拠になるものですので、詳細に何時何分のレベルまで、きちんと書きます。
 
対外的な文章では「平成22年」と年号を使うのが「公式ルール」ですが、一般的には西暦で書きます。また、24時間表示で記載するのが間違いが少ないと思います。

(2)場所

「場所:株式会社インソース商事本社6F会議室」

これも同様です。正確に記録します。上司に商談を報告する際には、特に重要です。
 
対外的な会議では、会議開催場所によって会議のレベルが読み手に伝わります。相手が自分たちをどう扱っているか?など、伝わるものです(一般的に大事な話は、いい加減な場所ではやりません)。

(3)出席者

主席者:先方 インソース商事 総務部 原部長、高橋課長、
     人事部 坂本次長
     当方 営業部 金本部長、城島課長、檜山  

まずは、お客さまから、また、偉い順に書きます。この場合、××商事○○部△△部長 というように書きます。役職も必ず入れておきます。また、原則同じ部署の人は順番に並べて記入します。


■出席者の序列を間違えない

気をつけないといけないのは、部署の序列です。あらゆる組織には、例外なく序列があります。これを間違えたら、いくら議事録の内容が良くできていても、「甘いね」とか、「まだまだ若いね」と笑われてしまいます。

プロのビジネスパーソンは序列を間違えないで下さい。間違えていいのは新人だけです。

インソースでは、コンサルティングも実施していますが、かならず、先方に「社内序列」を聞いて確認しています。


※次回は「本文を必要十分な材料で簡潔に書く!~こんな時どう書く?文書作成のケーススタディ」についてお話いたします。お楽しみに!
 


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