2017年新入社員に必要な教育は何か~ビジネス文書研修

ビジネス文書研修
 

ビジネス文書作成スキル

◆新入社員の日報へのフィードバックが上司・先輩の残業の理由?

突然ですが、皆さまの会社では、新入社員に日報や報告書の作成を課していらっしゃいますでしょうか。

私の営業としての経験上、多くの企業の人事担当者さまのお話では、4月中は人事部管轄、5月頃からは配属先のOJT指導者管轄で、新入社員に日報・報告書を書かせ、それをチェックし、フィードバックする、という組織が多いように見受けられます。新入社員の様子を把握するとともに、新入社員の文書作成能力を養成するといったねらいがあるようです。

そして、聞こえてくるのが、こんなお悩みです。

「新人は一生懸命に書いている。でも、人によっては、作文だったり、散文だったり、キーワードの羅列だったり、ごくまれに詩(ポエム)だったりする」

「一度、読んだだけで内容がスッと理解できることは少なくて、二度、三度読んで、『あの出来事について書いていたのか』と初めてわかる(だから時間がかかる)」

特に人事担当者の皆さまは、日中は研修の運営や、次年度の採用に追われ、夕方、新入社員から届く日報・報告書に目を通し、夜からフィードバックを開始する、といったパターンも多いようです。
(ファミレスで、夜中まで、コーヒーをすすりながら添削しています、というご担当者さまもいらっしゃいました)

◆そのまま放置していたら、どうなるのか

新入社員の文書スキルについて、特に指導や教育をせずに、そのまま放置していたら、どうなるのでしょうか?
結論から申しあげると、「成果が落ちる」、そして「クライアントの信頼をなくす」ことにつながるのではないでしょうか。

私自身、社会人になりたての頃、苦い失敗をしたことが多々あります。例えば、お客さまにEメールを送ったときのことです。送り先のお客さまの肩書やお名前、本文の書きだし方を知らなかったため、友人にメールを送るときと同じように、「おはようございます」から始まり、丁寧に起承転結で状況を記載し、そのまま送信してしまったのです。

お客さまから先輩にお叱りのメールが届き、先輩が私のEメールを読み、「『お世話になっております』だろ!」、「要点を簡潔に書くのがルールだぞ」とこっぴどく叱られましたが、そんなことを習っていない私は、「え? そうなの?」と目を丸くするばかりでした。

議事録を書いても、報告書を書いても、引継ぎメモを書いても、指導されるばかり。繰り返される指導の中から、少しづつ改善していきましたが、今になって振り返ると、周囲の先輩や上司、そしてクライアント・お客さまには迷惑をかけたとともに、自身への信頼やビジネスチャンスを失っていたのだろうな、とも思います(反省と後悔です)。

でも、あまのじゃくな私は、同時に、こうも思うのです。

「最初に、社会人として求められるビジネス文書のひな型を教えてもらえたら、きっと、もっと早く、適切な文書の作成方法を身につけられただろうに・・・」と思いました。

◆ビジネス文書には相手にとって読みやすい「型」がある

人には見慣れた「型」があります。ビジネスシーンでも、社会人が読みやすい文書には「型」があります。それがマナーと同じように「常識」となり、仕事を円滑に進めるための「ルール」にもなっています。

新入社員の文書作成力向上には、この「型」、「常識」、「ルール」を共有し、根気強く教えることが欠かせないのです。

◆インソースの「ビジネス文書研修」をお勧めする理由

インソースのビジネス文書研修では、この「型」や「常識」、「ルール」を徹底的にお伝えします。おそらく暗黙知に近いものがあると思いますが、具体的かつ細かいルールが洗い出されており、何に意識をすると、ビジネスシーンで、相手が読みやすい文書になるのかが、新入社員でも理解しやすくなっています。

一例を挙げると、以下のようなポイントが挙げられています。

  • 書き手の立場を明確にする ~「誰が」「何のため」に書く文書かを、明確に意識しましょう
  • コンプライアンスルールに注意する ~「自分が書いた文書=組織が書いた文書」であることを心に留めましょう
  • 定型表現を覚え、使用する ~敬語の使い分けや決まったあいさつ文を覚えましょう
  • 一文の長さは読みやすい短文にする ~一文は40字~50字を目安としましょう

もちろん、テキストには、それらを踏まえた文書例が多数載っています。

◆「ビジネス文書研修」の実施を検討しませんか?

入社早々に「ビジネス文書研修」を実施するよりも、ある程度、日報やEメールなど、文書作成の経験を積んでから、研修を受講いただくことをお勧めいたします。研修ご受講前と後の比較がしやすく、周囲も本人も成長を感じやすいからです。

人事のご担当者さまからも、「研修を受けてもらって、フィードバックがしやすくなった」と感謝のお言葉をいただきます。

是非、インソースのビジネス文書研修の実施をご検討ください。

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