新人のためのビジネス文書研修(1日間)

新人のためのビジネス文書研修(1日間)

Eメール、報告書、議事録、送付状、お詫び状など、各ビジネス文書を作成するための基本の基本を学ぶ

研修No.B BWR100-0000-3221

すべての研修で、オンライン実施のご相談を承っております!※カリキュラムの一部に変更が必要なテーマもございますので、ご了承ください

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対象者

  • 新入社員

Eメールや報告書(日報)の他、様々なビジネス文書を作成できるようになりたい新入社員・職員の方

研修内容・特徴outline・feature

【教材販売】新人向けビジネス文書研修テキスト

ビジネスシーンでは、Eメールや報告書(日報)の他、様々な文書があります。本研修では、Eメール、報告書、議事録、送付状、お詫び状など、各ビジネス文書を作成するための基本の基本をお伝えいたします。組織内外とわず、ビジネスにおける関係者から信頼を得られるような文書を作成し、「この人に仕事を任せよう」と思ってもらえるような新入社員になっていただくことを目指します。

■インソースの「ビジネス文書研修」をお勧めする理由

人には見慣れた「型」があります。ビジネスシーンでも、社会人が読みやすい文書には「型」があります。それがマナーと同じように「常識」となり、仕事を円滑に進めるための「ルール」にもなっています。新入社員の文書作成力向上には、この「型」、「常識」、「ルール」を共有し、根気強く教えることが欠かせないのです。

インソースのビジネス文書研修では、この「型」や「常識」、「ルール」を徹底的にお伝えします。具体的かつ細かいルールが洗い出されており、どういった点に留意すると、相手が読みやすいビジネス文書になるのかが新入社員でも理解しやすい内容となっています。

一例を挙げると、以下のようなポイントを取り上げます。
・書き手の立場を明確にする
 →「誰が」「何のため」に書く文書かを、明確に意識しましょう
・コンプライアンスルールに注意する
 →「自分が書いた文書=組織が書いた文書」であることを心に留めましょう
・定型表現を覚え、使用する
 →敬語の使い分けや決まったあいさつ文を覚えましょう
・一文の長さは読みやすい短文にする
 →一文は40字~50字を目安としましょう

研修プログラム例program

研修プログラム例
内容
手法
  • 1. ビジネス文書とは ~基礎知識
    (1)はじめに
    【ワーク】ビジネスパーソンとして、なぜ、文書作成スキルが求められるのかを考えましょう。
    (2)良いビジネス文書を書くうえで、最も大切なこと
    (3)ビジネス文書の種類
    (4)ビジネス文書作成の基本
    (5)ビジネス文書の構造
講義
ワーク
  • 2. 社内文書① ~基礎知識
講義
  • 3. 社内文書② ~報告書
    (1)報告書の全体構成
    (2)報告書の基本構造
    (3)報告書の注意事項
講義
  • 4. 社内文書 ~まずは、日報からはじめましょう
    (1)日報の目的 ~なぜ日報を書かなくてはいけないのか
    (2)日報の構成
    (3)日報の内容 ~書くべきポイントは2点
    (4)日報記入の所要時間と目安量
    (5)日報記入の注意点
講義
  • 5. 社内文書③ ~議事録・連絡書・稟議書
    (1)議事録の全体構成
    (2)議事録とは
    (3)議事録の基本構造
    (4)連絡書
    (5)稟議書(起案書・回議書・決裁書・伺い書)
講義
  • 6. 社外文書① ~基礎知識
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書のあいさつと結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講義
  • 7.社外文書② ~文例
    (1)書類送付状
    (2)ファックス送付状
    (3)招待状・案内状
    (4)お祝い状
    (5)お詫び状
    (6)お礼状
    (7)依頼状
    (8)報告書
講義
  • 8. Eメール① ~基礎知識
    (1)Eメールの全体構成
    (2)各項目の書き方の慣例
    (3)Eメールの注意事項
講義
  • 9. Eメール② ~文例
    (1)連絡のメール
    (2)質問のメール
    (3)報告のメール
    (4)お礼のメール
    (5)依頼のメール
    (6)お詫びのメール
    (7)英文メール① ~基本構造
    (8)英文メール② ~作成のポイントまとめ
    (9)英文メール③ ~注意事項
    【参考資料①】文書表現の注意点(詳細)
    【参考資料②】敬語表現
講義

※研修は、講義に適宜ワーク(3~4題)をはさんで進行します。
※この他の演習例ラインナップはこちら↓

演習の種類ラインナップポイント
構造の
理解
要約
  • アメリカで日本の伝統工芸品フェア開催
  • 官公庁の業務を一部委託
  • 新システムの発表
  • タイにおける環境保全活動

いずれも1000字程度のパブリシティを、上司に報告する設定で、200字、50字にまとめます。

相手が必要としている情報について、考え抜いていただきます。

社内
文書
日報
  • 昨日の業務内容
  • 入社式の内容
  • 本日の研修内容
    (※研修の最後に実施)

2014年度、新たに追加!「本日の研修内容」の場合は研修のまとめとして作成していただきます。

報告
  • イベント見学報告
  • 業務遅延の報告
  • 商談結果の報告

分かりづらい散文を、箇条書きを使用して美しい文書に仕上げていただきます。

議事録
  • システム開発会議
  • 明るい職場づくり

実際に5分程度の映像を見て、まとめていただきます。

メモ
  • 上司外出中の顧客からの伝言

電話を受けながら走り書きしたメモを整理するという、よくある場面を想定して、要点をまとめていただきます。

連絡
  • 社内懇親会の案内メール
  • インフルエンザ予防策の周知
  • 部内研修の案内状
  • 上司からの注意喚起
  • 会議の準備物について

上司や先輩からの伝言を、端的にかつ漏れなく整理して、周囲に伝える文書を作成していただきます。

稟議
  • 物品購入
  • 業務の外部委託
  • セミナー開催

稟議書に欠かせない「なぜ、それをする必要があるのか」を考え、文章にしていただきます。

社外
文書
基本
  • 封筒の書き方

わかっているようでわかっていない、封筒の書き方を学んでいただきます。

連絡
  • 新商品発表会開催
  • 商談の検討結果

配慮を伝える+αの言い回しを学びます。

報告
  • 問い合わせへの返答

端的に、かつ丁寧な文章を作成するポイントを学んでいただきます。

お礼
  • 講演会登壇
  • 顧客先施設見学
  • 訪問時のおもてなしへのお礼

「ちょっとした感謝の気持ち」をどのように表せばいいのかを学びます。

依頼
  • アポイント変更依頼
  • 講演会登壇

失礼にならずに依頼をするポイントを学んでいただきます。

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全力Q&A{{list[0]['categoryBottom']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例~ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声VOICE

実施、実施対象
2020年4月     8名
業種
建設・プラント
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書の基本的な形式や場面や状況によって書き方を変えることなど、実際の業務に活かせる内容で分かりやすかったです。
  • 社内外のやりとりの際に実践で必要になってくるスキルだと思いました。文書だけでやりとりしなければならないときに、スムーズに行えるように意識します。
  • 文書を書くにあたってのフローチャートを覚え、実践で活かしたい。日報や報告書、メール等の作成の場面で活用する。

実施、実施対象
2020年4月     4名
業種
製造業(電気機器・機械)
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 大学のレポートとビジネス文書の書き方の違いをよく理解できました。これからは、相手の目線になって文章を書いていきます。
  • 文章を作成する際には、分かりやすく、簡潔に情報をまとめ、見やすい構成にするというポイントを活かしていきたいと思います。
  • 文章構成のポイントをしっかりと学ぶことができました。さらにスキル向上に努め、仕事の現場で活かしたいです。

実施、実施対象
2019年4月     21名
業種
その他市区町村など
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 演習が実践的で良かったです。上司への報告書などですぐに活用していきたいです。
  • 文書作成の基本をしっかりとおさえることで、仕事を効率的に進めていきたい。
  • 知らないことが多く、メールや郵送の際などでの基本マナーをしっかりと学ぶことができました。

実施、実施対象
2018年 2月     11名
業種
学校・学校法人
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
90.9%
参加者の声
  • ビジネス文書についてどのように組み立てて良いのか、内容について不安な部分があったため、今回の研修で学ぶ事が出来た。
  • 毎日の業務で学内外の方とメールをするので早速今日学んだことを活かして業務に活かしたいと思います。
  • メールや懇親会の案内等は慣れてきて気を抜いて作成していましたが、本日教わったことを明日より一つ一つ気を付けたいと思います。

開発者コメントcomment

本研修は、「新人にビジネス文書(メール)の作成スキルを身につけさせたい!」「お客さまに対し恥ずかしくない表現方法を身につけさせたい!」いうお客様の声から生まれました。

研修では、新人が入社して悩みがちな「伝えたいことをまとめられない…」「お客さまにお詫びのメールを送りたいが書き方がわからない…」などを解決するために、文書やメールの作成方法や適切な表現方法を学びます。
特に社内外向けのメール文例は「すぐに職場で使える!」と大変ご好評いただいています!

テキストだけでなく、豊富な演習問題を通して実際に文書を作成しながら身につけていきます。
また、DVDを見ながら実際に議事録をとる演習もあり、よりリアルな状態で実践することができると大変好評です!

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新入社員研修・新人研修カリキュラム
年間総受講者数
57,294
内容をよく理解・理解
97.2
講師がとても良い・良い
95.4

※2019年4月~2020年3月

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