人事評価情報の漏洩リスク「評価シートWEB化」で解決！

組織の人事評価を紙やExcel、スプレッドシート等で実施している企業さまも多いかと存じます。
指定のフォーマットに入力してもらう際には、設計の自由度が高い紙・Excelが便利な一方で、個人情報や機密情報が多く含まれるデータなので紛失や誤送付など情報漏洩のリスクが気になりますよね。

そんなご担当者さまにぜひ知っていただきたいのが、人事評価シートをWEB上で簡単に・安全に管理できる「人事評価シートWEB化サービス」です！
テレワーク中も、快適かつ安全に運用できる、とお問合せが増えております。ぜひご検討ください。

＜目次＞
１．安心・安全に人事評価を実施できる！
２．こだわりの様式はそのまま、変えることなくWEB化できる！
３．人事評価だけではなく、社員情報のとりまとめもできる！
◇　お客さまの声

１．安心・安全に人事評価を実施できる！

専用のフォーマットを印刷して配布し、評価入力を依頼し、評価者に回付し、入力済のシートをご担当者さまがとりまとめ、結果を集計して......といった煩雑な業務を、すべてWEB上で実施できるよう、貴社のフォーマットを再現いたします。 「WEB上で運用するのって、本当に安全？」という不安を払しょくできますので、お任せください。

●  開発も運用も、国内で完結
開発は一貫して日本国内で行われ、経験豊富なインソースの専属エンジニアが対応いたします。
サーバーは強固なセキュリティで有名なMicrosoft社の「Microsoft Azure」を使用しており、実サーバー・バックアップサーバーともに日本国内にございます。海外でデータを扱うことはありません。

●  お客さま専用の独立した環境で運用できる
システムの環境はご利用企業さまごと専用のものをご用意しています。URLも、WEBサーバーも、DBサーバーも、クラウド上で個別扱いとなっていますので、他の利用企業さまから攻撃を受ける心配もありません。

加えて、操作はシステム内で完結します。ご自身のIDとパスワードを入力し、ログインしないと操作も閲覧もできません。検索エンジンを使ってキーワード検索をしても、外部から閲覧できる状態にはならないため安心です。

●  セキュリティ対策のためのオプション機能も豊富
「社内からのアクセスのみ可能とするように、アクセスできるIPアドレスに制限をかける」
「ログインのとき、パスワードを５回違えたらロックをかける」
「ログインの際に二段階認証を行う」などの機能追加も承っております。

セキュリティチェックが厳しめというお客さまでも、難なく導入いただいております。

２．こだわりの様式はそのまま、変えることなくWEB化できる！

WEBでの入力形式は「単一選択式」「複数選択式」「プルダウン形式」「テキスト形式」など、様々な形式で対応可能です。

●  あらかじめ計算式を入れておき、数値を入れたら全て自動で計算して数値を表示する
●  指定のウェイトをかけて計算する
●  評点の合計が90点以上で「A」のランク、90点未満で「B」ランクと判定する

といった処理など、Excel等でできる処理はほぼ全てWEB上で表現可能です。
こだわりのフォーマットを変えることなく、そのままご入力いただけます。

評価結果の自動計算機能はこちら

３．人事評価だけではなく、社員情報のとりまとめもできる！

また、評価結果をご希望の様式でExcel出力することもできます。
評価結果すべてを出力するのではなく、
「目標の部分だけExcel出力可能にし、結果の数値は出力不可とする」
といった細かい制御を入れることも可能です。

Excelや紙の運用方法をできるだけ崩さず、重要な情報はきっちり管理することができます。

・画面イメージ
「回答結果Excel出力」ボタンで、評価結果をExcelとしてダウンロードできます

人事評価シートだけではなく、社員さまの基本情報を記入していただくシートもWEB化できます。

社員さまの個人情報を安全に・簡単にとりまとめでき、データとしてまとめて一括で出力できますので、人事管理や配属、社員名簿の作成や社会保険などの手続きにも活用できます。

・「パーソナルシート」の入力画面イメージ

人事評価同様に、安全に運用いただけますので、社員情報の管理にもお悩みを感じていらっしゃる方は、ぜひご相談ください。

◇　お客さまの声

◆事例１　「連絡袋」の運用から一気にWEB化　（小売業のお客さま）

これまで、当社の人事評価は紙で運用していました。各店舗の対象者に帳票を配って、手書きで評価を記入してもらい、店舗ごとにまとめて「連絡袋」に入れて提出させていましたが、取りまとめや集計、紙の管理などの作業に手間がかかってしまい、毎年、期首・期末にはてんてこ舞いでした。

さらに個人情報や店舗の機密情報を「連絡袋」でやり取りする点で、紛失や情報漏洩のリスクも指摘されていました。どうにかしたいと悩んだ結果、インソースの「人事評価シートWEB化サービス」で全部まとめてWEB化することにしました。

当社の帳票の様式を変えることなくWEB化できたので、移行もスムーズで、集計や紙の管理からも解放されました。帳票を紛失したり、意図しない人に見られたりするリスクもなく安心です。
毎回、人事担当が深夜まで残って対応していた評価の計算や按分・調整の機能も、システム上でできるようになったことで、入力・計算ミスも減り、手間も大幅に削減できました！


◆事例２　社員情報のとりまとめも簡単・安全にWEB化　（物流業界のお客さま）

当社では雇用管理のため、住所や連絡先、安全衛生上配慮が必要なことを書いてもらう「社員情報記入シート」を運用しています。
紙面で運用してきたのですが、ベテランの社員ほど「住所？去年から変更ないからいいでしょう」と空欄にしたり、「毎回同じ内容を小さい枠に手書きするのは面倒。見えにくいので書きたくない」と提出してくれなかったりして、回収率が悪い状況が続いていました。

面倒なことは理解できますが、緊急連絡先などは最新の情報に更新してもらいたいもの。さらに超重要な個人情報なので扱いに細心の注意を払わないといけません。１枚でも紛失・漏洩したら大変なことになりますし、悩みの種でした。

今回、人事評価用の帳票をWEB化するにあたり、併せて「社員情報記入シート」もWEB上で一元管理できるように作ってもらいました。
住所など変更頻度が低いものは「前回の内容を引き継いで、変更があれば上書きで更新できる」仕様にしたところ、これがかなり好評に。手書きが億劫だったベテラン社員たちも、毎年きちんと見直して、毎回提出してくれるようになりました。緊急連絡先については入力を必須にして、都度きちんと入れ直してもらうように制御をかけることで、確実に最新の番号を提出してもらえるようにしています。

これで紙の紛失・漏洩リスクもなくなりひと安心。閲覧できる人間を絞れるので「紙をうっかり誰かに見られた」という心配も無用です。提出された内容はデータとしてまとめて出力ができるので、社員名簿や社会保険関係の手続きにもそのまま活用できます。