研修の事務手続き

教育を実施する準備段階では、受講対象者をピックアップしたり、受講案内メールを送ったり、研修の申込を受理したりと、様々な事務作業が発生しますよね。
このページでは、一連の事務作業を「クリックだけで」スムーズに行う方法をシーン別にご紹介します。

CASE1 指名型研修 ~人事・教育部門で受講者を指定する
CASE2 手上げ制研修 ~従業員が自分で受けたい研修を申込む
CASE3 オンライン研修 ~テレワークでも、スムーズに研修を実施する

CASE1
指名型研修 ~人事・教育部門で受講者を指定する

受講対象者を検索し、選定する

まずは、「検索機能」で受講者を選定します。
採用年月や研修の受講実績、資格の有無も含めて細やかな条件で、従業員を抽出できます。

「東京勤務の課長職で、前回の課長級研修を受講していない対象者」
という条件でも、下記のように項目を入力することで簡単に絞り込めます。

検索結果で受講者が表示されたら、チェックを入れて受講予定者として登録します。
クリック操作だけで、3分程度でピックアップが完了します。
受講者は一覧で表示され、CSVファイルとしてダウンロードすることも可能です。
Excelで名簿を作るのも容易です。

抽出した対象者に、受講案内メールを送る

①対象者全員を選択し、②「テンプレート」もしくは「過去の送信履歴」からメール文を選択します。 テンプレートは登録数に制限がないため、複数のパターンを登録しておき、場面で使い分けるのがオススメです。
③最後に「送信」ボタンを押して送信完了。この手順で行うと、事務連絡が1、2分程度で済みます。

申込手続きを行う

研修受講対象者が申込を行います。受信したメールのURLから、Leafにアクセスして申込を行います。

Leafのマイページに指名された研修が表示されているので「申込」をクリックします。希望日を選択することも可能です。 申込と同時に関係者に申込完了のメールが送信されるため、連絡漏れも発生しません。

CASE2
手上げ制研修 ~従業員が自分で受けたい研修を申込む

受けたい研修を探す

まずは、「研修検索・申込」画面で受講したい研修を探します。研修名、会場(地域)、研修タイプ(eラーニング、通信教育など)、研修テーマなど細やかな条件で研修を検索できます。

短時間で研修を探す際には、「ジャンル別ソート機能」が便利です。
管理者側で研修を分類してタグをつけておくと、受講者が検索画面でタグをクリックしたとき、タグが付いた研修を上位に表示する仕組みになっています。 「若手」「中堅」「管理職」等の階層や「部下育成」「業務改善」「ファイナンス」などのテーマ別で自由に設定可能です。

スピーディにほしいコンテンツに出会えることは、参加率やモチベーションの改善に繋がります。

申込手続きを行う

研修右側の「申込」ボタンから手続きを進めます。

申込が完了すると、申込完了のメールが受講者に送信されます。
管理者側で上司もccに入れてメールをする設定をすることで、受講者の上司にも漏れなく共有できます。

CASE3
オンライン研修 ~テレワークでも、スムーズに研修を実施する

研修受講に必要な情報にアクセスする

Leafは、研修に関するあらゆるデータを登録できるため、オンライン研修のプラットフォームとして大活躍します。

上記のように1画面内に必要なデータを集約しているので、「Leafにアクセスすれば、研修に必要なデータが揃う」「研修の課題にもすぐに取り組める」という意識付けができます。 「復習したいけれど、教材のありかを探すのも面倒」と受講意欲を削ぐこともなく、学習に対するハードルが下がる効果もあります。

事前のリマインドで、受講忘れを防ぐ

テレワークでありがちな「受講忘れ」を防ぐ秘策が、事前のリマインドメールです。
Leafでオンライン研修を管理すると、指定した日次で自動メールを送信することも可能です。
受講者の皆さまにも、「リマインドが届くと安心」と好評です。ぜひご活用ください。
(※もちろん、集合研修でもご活用いただけます)