Leaf Q&A
お問合せ
商談予約
コロナ禍の影響で「社員が出社できない状況が続いていた」という企業さまも多いかと存じます。
人事評価・目標評価のタイミングが重なった頃には、
「在宅勤務やリモートワーク中に人事評価を行うことになり、人事担当の業務が激増してパンクした」
「メール添付で人事評価の帳票を回付することにしたものの、誤って別の人に送信しそうになった......」
など、こちらもゾッとするお話を多くお伺いしました。
今回は本当にあった「怖い人事評価」と題して、危ない運用とその解決方法について、ご紹介します！
＜目次＞
事例１． メールボックスと業務がパンク
「コロナ禍の影響もあり、人事評価用の帳票をメール添付して提出してもらうことにしました。
その結果、提出締切の時期にはメールボックスがパンク。担当者がひとつひとつメールを開いて、提出された人事評価の帳票データをダウンロードしては保存、またメールを開いてダウンロードして保存という作業を繰り返すことに......。
ただでさえ忙しい時期なのに事務作業に手間取られ、本当に重要な評価そのものに時間を割けず、さらにミスや失敗は絶対に許されず。人事の業務がパンクしました。」（小売業界）
こんな事例をお伺いしました。
インソースの「人事評価シート WEB化サービス」を利用いただくと、ご利用中の評価シートをWEB上で提出できるので、メールでのやりとりは不要になります。
また、提出・未提出の進捗状況も一覧で確認でき、提出督促のメールもすぐに送れるようになります。
帳票をExcelで配布して、締切までに記入するよう依頼し、取り扱いに配慮しつつ回収し、用紙の紛失やExcelの上書きに気を付けて集計して、数値を計算して......といった時間のかかる事務作業を、簡単にとりまとめられます。
「大量のファイルや紙の管理に追われ、結局、誰が提出済みで、誰が未提出なのかわからない」といった事態も防ぐことができます。
事例２. Excelデータ書き換えや入力ミスで大惨事！
「Excelで評価を行っていたのですが、勝手にExcelの列や並びを変えて入力されてしまいました。
Excelマクロでまとめて集計していたので、フォーマットや数値が入れ替わって誤った状態でもそのまま計算されてしまい、気づかずに賞与まで支給してしまいました。
既に振り込んだ賞与を、返してくれと言うわけにもいかず......途方に暮れています。」（メディア業界）
「当社の評価制度上、複雑な計算が必要になります。あらかじめ計算式や数式を入れたExcelを、とある社員に作ってもらい代々使ってきたのですが、いつからか数式が崩れてしまいました。
気づいた頃にはもう遅く、どこをどう直せばいいのかわからない状態に......。
結局、評価の入力が終わった後、担当者がつきっきりでポチポチと手入力・計算して完成させています。万が一ミスしたらと思うと......神経が磨り減ります。」（物流業界）
2つの事例に共通して言えることは、Excelや紙での評価運用では、列や数値を書き換えられてしまったり、意図しない数値などを入力されてしまったりする恐れがあるということです。
「人事評価シート WEB化サービス」でシートをWEBに移行すると、記入できる欄が制限されます。数式の書き換えや勝手な変更を加えられることがなくなり、指定した形式のみで入力・回答してもらうことができます。
また、集計作業を自動化することも可能で、
●あらかじめ計算式を入れておき、数値を入れたら自動計算して数値を出す
●指定の数値に指定のウェイトをかけて計算する
●評点の合計が○点以上で「A」のランク、○点以下で「B」ランクと判定する
といった処理など、Excelでできる処理はほぼ全てWEB上に表現可能です。これまで使ってきたこだわりのフォーマットはそのまま、変更なくお使いいただけます。
事例３. ただの転記ミス？それとも......
「当社の業績評価では、各店舗の売上数字を上司に転記させているのですが、特定の人だけ、全く異なる数字が転記されていることに気づきました。
その上司は『間違えて別の年の数字を書いてしまった』と言って修正しましたが、もし気づかなければどうなっていたか......。」（小売業界）
こんなヒヤリとする書き間違いも、「人事評価シート WEB化サービス」なら、
●業績評価で、売上の数値などは担当者がまとめて流し込み、評価者も書き換えできないようにする
●ここの欄には、昨年の人事評価で入力した数値や内容を自動的に引き継いで反映する
など、各社さまの運用に合わせて制御を入れたり、内容を引き継いだりするカスタムが可能です。
柔軟に機能開発に対応いたしますので、ぜひご相談くださいませ！
インソースの関連サービス
インソースの「評価シートWEB化サービス」は、お客さまが運用されている評価シートを忠実にWEBに再現し、人事評価をWEB上で行えるサービスです。
貴社の評価制度に合わせて、あらゆる機能を開発できるだけでなく、人事評価のヒヤリハット防止にも非常に有効です。
eラーニング
研修管理
課題・テスト
社員管理
講座・受講者管理
事務連絡
受講管理
教育履歴管理
資格管理
システム連携
サポート
セキュリティ
人事評価
ストレスチェック
