ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面４６】

ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
対お客さま：常に相手を立てて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず、素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか、確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■今日のテーマ

ファイリング～重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

レベル１
（１）書類の平積み厳禁
（２）ファイリングを後回しにしない
（３）重要で日付の近いものから手近なところにおく

レベル２
（１）ＰＣにデータがある書類は原則廃棄、なければスキャナーでデータ化
（２）特に整理が苦手であれば、分類に「その他」を作らない
（３）他の人に必要な書類は半日以上滞留させずに回す
（４）重要書類には受領した日付となぜ重要かをメモする

■解説

ファイリングとは、「早く正確に」仕事をするための有効なツールです。しかし、片付けが苦手な人は、わかっていてもなかなか要領よくできません。まずは、後工程がある書類（次に作業者がある書類）等は自分のところで滞留させないことです。次に、保存しておくべき書類には、受領した日付とメモやサインをつけておくと、後々、使うとき便利です（例：重要・○月廃棄・要回答など、付箋の色を決めてサインをつけると判別しやすくなります）。

以上のことは、一つ一つはそれほど難しいことではありませんが、もっとも大事なのは、とにかくこれを面倒くさがらず、毎日続けていくこと。

☆次回もお楽しみに。

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『やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー+α』