電話の取り次ぎ方　～怪しい電話には「どのようなご用件でしょうか？」と聞く

やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー＋α 【場面４８】

電話の取り次ぎ方　～怪しい電話には「どのようなご用件でしょうか？」と聞く

ビジネスコミュニケーションにおける「やりすぎ」とは、何を伝えるにしても、常に「相手をよい気持ちにさせる」ことです。よってコミュニケーションをとる相手のタイプ、状況によって、注意すべきポイントも変えていかなければいけません。

【大前提】
対お客さま：常に相手を立てて恥をかかせない／指摘しない
対上司：何を言われてもムッとせず、素直に受け止める
対同僚：後輩：公私混同をしない

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。自分がどこまでできているか、確認してみてください。自分は周りよりがんばる必要があると思う人は、周りより気をつけるべきことも多いものです。

■今日のテーマ

電話の取り次ぎ方～「どのようなご用件でしょうか？」と聞く

レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項

レベル１
（１）「会社名」「名前」の確認をする
（２）取り次ぐ方にも挨拶と名乗りを忘れない
（３）お待たせする際、保留を忘れない

レベル２
（１）セールス電話を見分ける（オペレーターしゃべり、役職で問い合わせをしてくる、会社名を名乗らないなど）
　例：「社長いらっしゃいますか？」
　　　「営業部の部長さんいらっしゃいますか？」
（２）セールス電話を丁重に断る
（３）「どのようなご用件でしょうか？」と確認する

■解説

電話を取り次ぐ際は、お客さまに気をとられすぎて、取り次ぐ相手への配慮を欠かさないようにします。お客さまの会社名とお名前を確認し、取次ぎ先にもれなく伝えます。その際、「お疲れさまです」の挨拶と名乗りは忘れないようにします。また、取り次ぐ際は、必ず保留にするようにし、社内のやり取りが外部に漏れないようにします。

さらに上級の対応を目指すのであれば、セールスの電話は自分で判断し、お断りできるようになるべきです。役職者あてにかかってくる電話はセールスの場合が多いので、怪しい電話には、「どのようなご用件でしょうか？」と確認するべきです。ただし、重要な電話である場合もあるので、クレームにならないよう、「お取次ぎしますので・・・」という一言をつけます。

☆次回もお楽しみに。