ソーシャルメディアポリシーを策定する

電子ツールの常識・非常識【3】

ソーシャルメディアポリシーを策定する

■リスクマネジメントの必要性

twitter、Facebook、mixiなど、ソーシャルメディアを積極的に活用する企業は増えています。ソーシャルメディアの特徴をうまく使えば、より「人と人」「企業と人」を結びつけることが出来ます。

しかし一方で、従業員などの個人発でソーシャルメディアを通じた企業トラブルが生じています。ソーシャルメディアのトラブルを未然に防止することはリスクマネジメントの一環といえます。

■組織としてのポリシーが不可欠

ソーシャルメディアの利用によるトラブルを未然に防止するため、様々な組織が独自のソーシャルメディアポリシー（ガイドライン）を策定しています。

ソーシャルメディアポリシー（ガイドライン）として、公式アカウント担当者向けのルールや心構えのほか、個人的なソーシャルメディア活用まで想定した行動指針を示します。

◇「ソーシャルメディアのガイドライン」例
・身分を明かして一人称で語る
・免責文を使う（組織を代表する意見ではない旨）
・著作権および公正使用に関する法律の遵守
・機密情報の保護
・組織の財務状況や事業計画に関する言及禁止
・取引先の名前を勝手に出さない
・喧嘩をしかけない
・仕事に支障をきたさないように注意
・誤りは率直に認め、早急に訂正

◇「投稿前チェックリスト」例
・この投稿内容に危うさがないか？
・この投稿が大勢の人に共有されても差し支えないか？
・特定の人・層について言及している場合、該当者が見ても問題ないか？
・上司、取引先など仕事上の関係者が見ても問題にならないか？

また、自組織に起こりえる不祥事を洗い出し、そのような不祥事が生じた場合のアクションプランを用意します。また、具体的なマニュアル（危機管理マニュアル）、お詫び文面のテンプレートなども用意しておきます。

■企業によって様々なソーシャルメディアポリシー

ソーシャルメディアポリシーは企業によって様々です。

「～を認識する」「～してはならない」など、具体的な禁止事項を挙げ、社員・職員の行動制限を主な目的としているのが特徴の保守的なものもあれば、ソーシャルメディアの有用性を積極的に活用することを奨励し、自分達の行動規範を宣言するような工夫が凝らされている積極的なものもあります。

また、外資系企業に多いのは、「身分を明かして活動しましょう」「一人称で語りましょう」などソーシャルメディアで積極的に発信していくことを奨励する一方、自覚を促す項目も明記し、バランス型のソーシャルメディアポリシーです。

ソーシャルネットワークの特性を最大限に生かすためには、それぞれの企業にあったソーシャルメディアポリシーを策定するところから始まります。

▼ソーシャルメディアポリシー/ガイドライン策定研修（半日間）

☆次回もお楽しみに。