新人に伝えたいこと３

「５Ｗ１Ｈ」で報告上手な部下に育てる

新人に伝えたいこと３

■「５Ｗ１Ｈ」で報告上手な部下に育てる

「報告が不十分で、あいまいな新人」に悩まされていませんか？　そんな上司にとって不十分だと感じる報告でも、実は、新人はきちんと報告しているつもりであることがよくあります。そのため、彼ら自身も何故、上司から「きちんと報告をしなさい！」と言われてしまうのか、理解できず、悩んでしまうこともあるのです。

これは、新人に組織で必要なものの考え方（フレームワーク）が身についていないことが原因です。そこで今回は、新人を報告上手な部下に育てるために知っておいていただきたい「フレームワークを身につける方法」についてお伝えします。

■「５Ｗ１Ｈ」のフレームワーク

新人に報告をする際に必要なフレームワークを身につけさせるには、文書の基本「５Ｗ１Ｈ」を意識させるとよいでしょう。

つまり、【Ｗｈｏ（誰が）、Ｗｈａｔ（何を）、Wｈｅｎ（いつ）、Ｗｈｅｒｅ（どこで）、Ｗｈｙ（なぜ）、Ｈｏｗ（どのように）】で報告するように伝えます。

例えば、職場においてよくあるのが、「××という資料のコピーが欲しいのですが・・・」というような報告。これは「Ｗｈａｔ（何を）」「Ｈｏｗ（どのように）」しか含まれていない不完全な文です。情報の共有ができていれば、不完全な文で考えを伝えることも可能ですが、正しい意味が伝わりにくい報告といえます。

本来であれば「私が（Ｗｈｏ）、××という資料を（Ｗｈａｔ）、６月１５日の１０時までに（Ｗｈｅｎ）、部長の手元に（Ｗｈｅｒｅ）、お客様との打ち合わせ用に（Ｗｈｙ）、コピーで良いので（Hｏｗ）欲しい」というように伝えるべきです。

■徹底した「なぜ」で「５Ｗ１Ｈ」の精度を高める

加えて重要なのは、「５Ｗ１Ｈ」の精度です。「１０時」と言っても「打ち合わせが１０時に始まる」のであれば、遅くとも９時には渡さねばなりませんし、「１０時に部長が自席で資料に目を通す」のであれば１０時ちょうどに渡しても問題はありません。精度を高めるための唯一の方法は新人自身に「なぜ？」と疑問を持ち、確認を繰り返す癖をつけさせることです。そうすることによって、職場で求められる精度が分かり、仕事の熟達につながるのです。

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