仕事の効率を飛躍させる秘訣~生産性・コミュニケーション・時間管理の統合アプローチ

人手不足や働き方の多様化が進む中で、私たちは限られた時間とリソースの中で、これまでと同等、あるいはそれ以上の成果を求められています。このような状況で個人の、そして組織全体の生産性を高めるためには、日々の仕事の進め方を見直し、より効果的な習慣を身につけることが不可欠です。

本コラムでは、「仕事の生産性向上」「コミュニケーションの最適化」「タイムマネジメント」という3つの重要な要素に焦点を当て、皆様が明日から実践できる具体的なヒントをご紹介いたします。

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仕事の生産性を高めるために実践すべきこと

「なぜか仕事が遅い」「いつも締切に追われている」実は、こうした状況は個人の能力差だけではなく、仕事への取り組み方や習慣によって大きく改善できます。高いパフォーマンスを発揮する人々は、意識的に特定の習慣を取り入れています。

取り掛かる前の段階でムダをなくす

デキる人は、作業に着手する前に必ず「モヤモヤ」とした状態を「ハッキリ」とさせるための段階を踏みます。依頼された仕事であっても、すぐに取りかかるのではなく、その仕事の目的やゴール、必要な情報、想定されるリスクなどを明確にすることで、手戻りや無駄な時間を大幅に削減できます。

例えば、上司からの依頼を受ける際には、その目的、品質(Q)、コスト(C)、納期(D)、リスク(R)を明確に確認し、不明点があればその場で質問する習慣をつけましょう。

主要業務のムダを排除する具体的な習慣

デスクワークで多くの時間を奪いがちな「メール」「会議」「資料作成」には、特に多くのムダが潜んでいます。具体的な対策としては、メールのチェック時間を決める、会議の目的とゴールを明確にする、内部向けの資料を簡素化するなどが挙げられます。

「デキる人」が実践する5つの習慣

  • 朝のゴールデンタイムを活用する: 集中力が高まる朝の時間を、重要な「考える仕事」に充てます。
  • 時間を短く区切る: 短い時間で区切って集中と休憩を繰り返すことで、効率的に作業を進められます。
  • ToDoリストを効果的に活用する: タスクを細かく分解し、一つ一つに期限を設定することで、全体像を把握しやすくなります。
  • 効果的に休憩をとる: 短い休憩を挟むことで、集中力を維持し生産性の低下を防ぎます。
  • ムダなコミュニケーションを見極め「即決」する: 不必要なやり取りはすぐに終わりにする、返答を先延ばしにしないなど、素早い判断を心がけます。

【公開講座】仕事の生産性向上研修~「デキる人」に共通する時間の使い方・習慣を取り入れる

組織の生産性を上げるには、従業員一人ひとりのレベルでも仕事のやり方を日々改善していく必要があります。まずは研修の冒頭で、なぜ自分の仕事は遅いのかというところに踏み込みます。そのうえで、では具体的に何をどのように変えていけばよいのかを、デキる人がいつも心掛けている点・実践している工夫を着手前・着手中に分けてお伝えします。

本研修では、個々人の能力の差以外の、締め切りの設定方法・時間の生み出し方といった段取りのつけ方をブラッシュアップする機会としていただけます。

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コミュニケーションを最適化し、生産性を高めるために実践すべきこと

仕事がスムーズに進むかどうかは、コミュニケーションの質に大きく左右されます。しかし、「話しすぎて冗長になる」「意図がうまく伝わらない」といった悩みを抱える方も少なくありません。生産性を高めるコミュニケーションは「ジャストコミュニケーション」と定義され、次の6つの要素から構成されます。

コミュニケーションを決定づける6要素の実践

  • 目的(Purpose)を整理する: コミュニケーションの「何のため」を明確にすることが重要です。依頼や報告では、相手に伝えたい内容と、求める行動を具体的に示すことで、誤解を防ぎます。
  • 量(Quantity)を相手に応じて決定する: 相手の状況やニーズに合わせて、提供する情報の量や詳細度を調整します。長文になりがちな方は、発言前に情報を整理する習慣を癖づけましょう。
  • 質(Quality)を高めて主体性を引き出す: 情報を整理し、簡潔に結論から伝えることで、コミュニケーションの質は向上します。相手に主体的に動いてもらうには、具体性を持たせることが重要です。
  • タイミング(Timing)を見極め価値を上げる: 報告や相談は適切なタイミングで行うことが肝要です。相手の状況を考慮しすぎた結果、報告が遅れることは逆効果になることもあります。むしろ、早めの報告を意識することも大切です。
  • 伝え方(Way of Communicating)を工夫し円滑に進める: 相手の立場や関係性に応じて、伝え方を調整します。例えば、年長者には「教えてください」「助けてください」と協力を促す言葉を使うことも有効です。結論から話す習慣も身につけましょう。
  • 引き取り(Receiving)を行う: 相手からの情報を受け取る際、単に聞くだけでなく、不足している情報がないか「6W3H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、いくら、どれくらい、だれと)」を意識して、積極的に確認する姿勢が重要です。

【公開講座】コミュニケーション最適化研修~バランスの取れた意思疎通で生産性を高める

以前にもまして働き方が多様化するなかで、限られた時間内に・制約のある人材で、以前と変わらない成果を上げることが、求められる時代です。

本研修では、仕事が遅滞なく前に進むかどうかを決定づけるコミュニケーションを6要素「目的・量・質・タイミング・伝え方・引き取り」に分解し、自身がそれぞれのどの部分が弱いのか・得意なのかを見つめなおしていただきます。

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タイムマネジメントで仕事の質とスピードを両立させるために実践すべきこと

「業務が多すぎて、どれから手をつけたらよいか分からない」「計画を立ててもその通りに進まない」といったお悩みは、タイムマネジメントの工夫で解決できます。時間そのものは管理できませんが、私たちの「仕事」や「行動」は管理することが可能です。

4つの仕事の分類と効果的な時間の使い方

自身の仕事を次の4つに分類し、それぞれに最適な時間の使い方を意識しましょう。

  • 考える仕事
  • こなす仕事
  • 完全に時間を拘束される仕事
  • 少しなら時間を自由に使える仕事

緊急度と重要度で優先順位をつける

多くのタスクに埋もれがちな時に役立つのが、タスクを「緊急度」と「重要度」で分類し、優先順位をつけることです。

  • 重要かつ緊急な仕事: 最優先で取り組むべきタスクです。
  • 重要だが緊急ではない仕事: 後回しになりがちですが、自己成長や将来の成果に直結する重要なタスクです。意図的に時間を確保する意識が大切です。
  • 緊急だが重要ではない仕事: 他の人に任せる、または効率化を検討する余地があるタスクです。
  • 緊急でも重要でもない仕事: 最も削減すべき無駄なタスクです。

この分類を活用することで、目の前のタスクに振り回されず、本当に価値のある仕事に集中できます。

【公開講座】タイムマネジメント研修~仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

本研修は、限られた時間の中で業務効率を高め最大限の成果を上げるための方法を、PDCAサイクルに沿って習得する研修です。

1日のスケジュールを振り返ることで自身のワークスタイルを分析し、現在の課題をご認識いただきます。そして業務を効率的に遂行するための計画の立て方、優先順位のつけ方、効率の良い仕事の仕方を習得いただきます。

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より効率的で質の高い働き方を目指して

仕事の生産性向上、コミュニケーション最適化、そしてタイムマネジメントは、それぞれが独立したスキルではなく、密接に連携し、互いに影響し合う関係にあります。一つを改善すれば、他の要素にも良い影響が波及し、結果として皆様の仕事の質とスピード、そしてワークライフバランスが向上することでしょう。

これらの要素を総合的に学び、明日から具体的な行動へと落とし込むことは、個人の成長だけでなく、組織全体の活性化にも繋がります。これらの要素を網羅した研修は、皆様の生産性向上を強力に後押しするでしょう。皆様の職場における「デキる人」の輪が広がり、より生産性の高い、働きがいのある職場環境が実現することを願っております。

若手・中堅向け生産性向上プラン~「デキる人」のコツを知り、仕事の効率を上げる

仕事のデキる人は、限られた時間で最大限の成果を上げるためにさまざまな工夫をしています。しかし実際に働いていると、仕事のデキる人が具体的にどのような工夫をしているのか、見えにくいものです。

本プランは、仕事を効率的に進めるためのコツを学ぶことができ、明日からの行動を変えていただくことにつなげていただきたいと考えて企画したプランです。

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