タイムマネジメントの方法・原則~なぜあの人の仕事は早いのか?

働き方改革が発表された2013年を契機に、「単純に残業時間を減らそう」というよりも「時間あたりの生産性を高めよう」という意識が広まってきました。育児や介護をしながら働く人も増え、企業や個人におけるタイムマネジメントの重要性は年々高まっています。

そこで、本記事ではより短い時間で生産性を高めるポイントや組織の視点でタイムマネジメントを進める方法や原則について詳しく解説していきます。

タイムマネジメントとは、行動や意識を変えること

(1)タイムマネジメント ≠ 時間管理

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、1日の時間はみな平等に24時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

(2)タイムマネジメントを極めることは、その仕事を極めること

そこで、「仕事を上手に進めるスキルを高めよう」と考えてみましょう。
優先順位のつけ方に始まり、関係者へのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。 これらひとつひとつのスキルを少しずつ強化していくことで、結果として「仕事がスムーズに進む」ことが実現できるはずです。
このように、「タイムマネジメント」とは一般的に言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。

タイムマネジメント3原則~"意識""見える化""振り返り"

(1)1時間あたり"より短く""より良い"仕事をする意識を常にもつこと

1時間あたりの自分の価値を最大にできるように強く意識することが大切です。
誰しも、「今日は18時の新幹線に乗って旅行に行く」という予定があれば、1週間前くらいから予定を調整し、当日も常に時間を強く意識して過ごすと思います。
極端な話、この状態を毎日保つことができればタイムマネジメントは実現できます。
ただ注意したいのが、単純に「早く帰る」だけを目的にしたタイムマネジメントを行ってしまうと、仕事の品質が下がったり周囲に迷惑をかけたりするなど結果としてマイナスになってしまうことがあります。時間短縮だけを考えるのではなく、自らの「生産性を高める」という意識を持つことが大切です。

(2)週間と日次の予定を"見える化"する

タイムマネジメントに限らず仕事で大切なのは全体像をつかむため見える化することです。
仕事の見える化の方法は以下の通りです。

  • まず自分が抱えている仕事のうち10分以上を要するものをすべて洗い出します
  • 大まかな優先順位を決めます
  • 週間での大まかな予定を立てます(後述の30マス計画表が便利です)
  • 今日やることを明確にしていきます(逆にいうと、"今日やらないこと"を決めてしまいます)

自分のタスクをいつでも見える化しておくことで、突然の予定変更などのイレギュラーも対応しやすくなります。またWEBアプリなどのスケジュール管理機能でチーム内にも予定を開示しておくことで、チーム全体の効率化にもつながります。
具体的な優先順位の付け方やスケジュールの組み立て方については後ほど詳しく解説していきます。

(3)しっかり計画する以上に、1日1回"振り返り"をすること

タスクの管理表などをフル活用してしっかりと自分の仕事を計画していくことはもちろん大切です。
実際にはタスク管理やスケジュール管理は、手帳やWEB上のアプリケーションでしっかり見える化している方も多いと思います。ただ、毎日時間管理について"振り返り"をしている方はそう多くはないのではないでしょうか。

さて、ここで仮に自分は陸上200mの選手だと想像してください。
タイムを少しでも縮めるためには、どのような工夫が必要でしょうか?
色々なアイディアが浮かびますが、前提としてタイムを縮めるには"前回のタイム"を知っていないと話になりません。つまり、記録を残し続けることが次回の工夫の出発点だということです。

その日の計画が、実際には予定通り進んだのか?イレギュラーにはどんなことがあったのか?予定通り進んだなら、どんな工夫が成功につながったのか?集中できたのはなぜなのか?
これらを毎日蓄積していくことで、自分はこうすればタイムマネジメントがうまくいうという「方程式」のようなものが見えてきます。

この振り返りをKPT法と呼びます。
「Keep(うまくいったこと)・Problem(改善点)・Try(次回への工夫)」です。
タイムマネジメントに限らず、自己成長を促進させるうえでとても汎用性の高いフレームワークですので覚えておいて損はありません。

また計画と実態との整合チェックを繰り返すことで、自分が今日こなせる仕事量が判断できるようになってきます。
「この分量なら多分今日中に終わるだろう」という見立てが「この分量なら今日の15時までに終わるな」という具合です。

仕事の4分類に応じたタイムマネジメント

(1)仕事の性質に応じて順番を考えていますか?

仕事には、処理の仕方・自由度によって、4つの種類があります。

  • 考える仕事
  • こなす仕事
  • 完全に時間を拘束されてしまう仕事
  • 少しなら時間を自由に使える仕事

考える仕事 ~集中できる時間を確保する

(例) 提案書作成、企画立案 等

資料作成など、良く考えなければできない仕事があります。このタイプの仕事は「集中する」ことで高い成果を短時間で実現できます。
そこで自分の集中力をコントロールする意識をもつことが重要です。
「午前中の方が考える仕事に向いている」や「お昼過ぎはミスしやすくなる」など、人の集中力は一定ではありません。また「締切が近いと頑張れるタイプ」や「人から頼まれた仕事の方がやる気が出るタイプ」「自分の利益になることを率先してやりたいタイプ」など集中力の発揮の仕方は人それぞれです。
自分の集中力が高まるタイミングは何なのか?を自分なりに意識してコントロールする癖をつけることが肝要です。

また集中できないときは、多くの同時進行のタスクを抱えていて、頭が混乱している可能性もあります。
この場合「今この作業は11時まで」と自分の中でタスクをひとつに絞り、他のタスクは一度忘れることで集中力を保つことができます。

どうしても集中力が続かないときは締切効果を使います。
例えば、「あの資料、明日午前中までにメールするね」とあえて自分を追い込む宣言をするなどです。
緊急度が低い仕事をわざと緊急度の高い仕事に変えてしまうことで、自分を奮い立たせることができます(これは人が集中できない一番の原因は「時間はまだある」と思っていることだからです)。

こなす仕事 ~ 連続処理の活用がタイムマネジメントの鍵

(例) 見積書作成、資料整理、会議準備 等

電話、メール連絡、事務処理などは手を動かせば終わっていく仕事です。
これらの仕事は、「準備→仕事→準備→仕事」という順番で実施しています。
準備時間を短くし、連続処理に持ち込めば、時間短縮が可能です。

▼連続処理による時間短縮

「準備→仕事→準備→仕事→準備→仕事」から「準備→準備→準備→仕事→仕事→仕事」と連続処理に切り替えれば、短い時間で作業が終わる

完全に時間を拘束されてしまう仕事

(例) 会議、商談 等

会議、接客など、行動が100%相手に拘束されてしまい、その時間は相手に全力を尽くさないと不作法になるタイプの仕事があります。これは、時間占有者と上手に交渉して、拘束時間を削減する以外に方法がありません。

少しなら時間を自由に使える仕事

(例) 移動、出張 等

何でも自由にできる訳ではないが、「考える」「情報収集する」など、限られた仕事ならできる場合があります。
工夫次第で、有効活用が可能です。

(2)重要な仕事を後回しにしていませんか?

有名なパレートの法則(80:20の法則)の通り、全体の成果の8割は重要な2割の時間によって生み出されています。この重要な20%の仕事を発見するためには、自分の仕事を重要度と緊急度の2軸で整理することが重要です。

重要度と緊急度の2軸で仕事を分けた際の優先順位を示す表です

基本的な優先順位は①②③④の順です。
②には、業務改善や部下指導、リスク管理などの業務が当てはまります。
③には、突発的な社内提出資料、突然の電話や来訪、書類探しなどが当てはまります。

ポイントは、②と③の優先度を逆にしがちな人が多いという点です。
本来は、緊急ではないが重要な仕事から着手すべき時間を③の仕事に奪われているケースが多く見受けられます。自分でこの順番を意識する癖をつけていくことが大切です。

手戻りを減らす仕事のもらい方 ~QCDRS

(1)着手前にQCDRSで成果物イメージを固めていますか?

業務に着手する前には、必ず成果物イメージを、QCDRSで明確にします。

  • Quality

    品質レベル

    どのくらいの品質を目指すのか

  • Cost

    コスト

    どのくらい時間を投入するのか

  • Delivery

    納期・締切

    いつまでに仕上げるのか

  • Risk

    リスク

    どんなリスクが潜んでいるのか

  • Service

    サービス・配慮・気遣い

    どこまで配慮するのか

特にホワイトカラーな職場は、個人の仕事の裁量が大きいためこのフレームワークが重要になります。
ここで気を付けたいポイントは、仕事が上司からの指示の場合です。
QDCRSが明確でない指示を受け取ってしまうと、結果としてムダが発生する可能性が高くなります。多少嫌がられようとも、上司に対してQCDだけは確認しておくことをおすすめします。「どんな品質を」「どれくらいの時間をかけて」「いつまでに」 やるべきなのかを明確にしておくことで、コミュニケーションのトラブルが少なくなります。
また、自分がだれかに仕事の依頼を行う場合もこのフレームワークが有効です。

(2)ミーティングでは"誰がいつまでに何を"やるのかを決めて終わっていますか?

社内の会議でも、客先での打ち合わせでも、最後は必ず "誰が、いつまでに、何を"を確認するようにします。QCDRSを意識して仕事をしている人でも、ミーティングになった途端にうまくできない人が続出するので注意が必要です。
特に、会議や打ち合わせの場において自分が年下や立場が弱いケースでは最後に自分が"仕切る"ことを遠慮してしまいがちです。
「それで、結局いつまでですか?」と直球で聞きにくい場合には、
「再確認なのですが、私は〇〇を来週火曜日までに作成するという認識でいいですか?」とやんわりと聞いてみるのがベターです。

おすすめタスク管理ツールの紹介(週次・日次)

(1)週間のタスクを見える化していますか?

30マス週間計画表は、1週間を30マスに分け、そのマスごとに何をするかを大まかに決め、それにあわせて仕事をするためのツールです。
午前は2マス、午後は3マス、夜は1マスで区切ります。

▼例 30マス週間計画表

1週間を30マスで分け、そのマスに沿って実施する仕事を決める具体例です

注意点は、1日の中で1コマは予備を設けておくことです。これにより急な仕事にも対処しやすくなります。

(2)毎日の予定を見える化していますか?

毎朝もしくは帰る前に、その日1日でやることを決め、スケジュールを組み立てます。 その際は大まかなスケジュールではなく、30分単位、1時間単位で決めておきます。

▼例 日次計画表

仕事の日次計画表のフォーマットです

これで解決!~よくある悩みへのヒント

ここでは当社が研修を行う中で受けたことのある、よくある質問と回答をご紹介します。

(1)突発業務が多い場合

特に顧客対応を行う部署では、その日の仕事はその日になってみないとわからないことがあります。
問合せやトラブル対応などはいつ発生するかわかりませんので、「日常的な小さな突発業務」だけに的を絞って対策を考えることが有効です。 例えば、「社内からの問合せと調整のため、毎日90分あらかじめ時間を確保しておく」などです。
つまり、いかに"イレギュラー業務"を"レギュラー業務"としてタスクに組み込めるかが肝になります。

また突発業務であったとしても「今日絶対にやるべきこと」と「明日以降でもOKなこと」の2つに分けて考えることで、集中して目の前の業務にあたることが可能です。

(2)どうしても優先順位を付けられない場合

上司へこの順番でやろうと決めて、相談する(決めてもらう)ことが有効です。
また重要度と緊急度の2軸で整理したタスクを一緒に見てもらい、フィードバックをもらうと上司の判断軸を知ることができます。

依頼者が近くにいる場合は注意が必要

よくある失敗は、目の前の席にいる直属の上司に頼まれた仕事を後回しにしてしまい、他の業務から取り組むことです。仮に優先順位の付け方は正しかったとしても、一緒に仕事をする関係として気持ちよく思われないことがあります。防ぐ方法としては、仕事を依頼された段階で「今抱えている〇〇があるので、明日中にやります!」と一言伝えておくのが良いでしょう。逆に小さいことでも、依頼者が近くにいる場合にはすぐにやってあげることで「フットワークの軽さ」を演出することができます。

(3)なぜか催促されることが多いと感じる場合

自分がボール(情報)を握っている時間が長いことが考えられます。
ボールを早く次の人になげる、または、次の人へ投げる予定日を事前に伝えておくことで、催促の回数を減らすことができます。この時、「実際に連絡できる日程+1日」を目安に期限を伝えておくと余裕が生まれます。
いずれにしても自分でボールを長く持ちすぎないように心がけましょう。

(4)品質を優先させるべきか、早く提出すべきか悩む場合

この問題も上司や先輩に相談してみるのがおすすめです。理由は、今のあなたの置かれている環境やレベルによって最適な回答は変わるはずだからです。

ただ、どうしても2択にするのであれば、早く提出する方を選んでください。
巧遅拙速(巧みで遅いよりは、拙くても速い方が良い)という言葉の通り、ビジネスにおいて速いということはそれだけで価値があることです。

(5)上司の指示で方針転換が多い

仕事のやり直しを指示されることが多い場合には、事前のQCDRSの確認不足とホウレンソウが間違っている可能性が濃厚です。
特にホウレンソウのポイントは、「相談の量」です。
事前に上司に仕事のやり方や成果イメージをこまめに相談しておくことで、手戻りが少なくなります。
勘違いしがちな点は、「報告を増やす」わけではないということです。つい報告が大切と思いがちですが、一番大切なのは着手前の「事前の相談」です。
「先日の報告書が完成しました!」という報告よりも「先日の報告書ですが、このような分量と作業時間で構いませんか?」という相談をした方が良いということです。

(6)顧客や関係者からの連絡・問合せが多い場合

先手を打つことで、顧客や関係者からの問合せを減らすことが有効です。
問合せを受ける最大の原因は、「必要な情報を連携していないこと」にあります。お客様が感じる「あれ?これはどうなってるんだっけ?」という疑問を、先回りしてつぶしておくことが重要です。
営業職であれば、全体の流れや次回の打ち合わせ日程を明確にしておくだけでも連絡の量を減らすことが可能です。
また口頭だけで情報を伝えるのではなく、紙やメールなど共通認識として残る媒体で伝えるようにすると、再確認の回数が減ります。

(7)関係者との調整業務が多く、誰かを待っている時間が多い場合

自分のやる気が出たときに、完結できるように事前準備しておくことが大切です。
見積書の押印や契約書の法務部門チェックなど、誰かの承認を得ないと先に進まないとわかっている仕事については、少し無理をしてでも早めに対応してしまうことです。
「他の人のチェックはすべて終了していて、あとは自分の作業を行うだけ」という状態にしておくことで、ストレスなく仕事を進めることができます。

組織のムダを発見、削減する方法

ここまでは個人のタイムマネジメントを実現するコツをお伝えしてきましたが、ここからは部署全体、組織全体の効率化を考えるためのポイントをご紹介します。

(1)日常的に組織のムダを探していますか?

日頃から業務にムダがないか発見するための着眼点として 5つのムダをご紹介します。

過剰品質のムダ

例:社内資料の作り込み など

つくりすぎ、凝りすぎ、時間をかけすぎの過剰品質は、一見良いことのようにも見えるため、可視化しにくいのが難点です。

待ち時間のムダ

例:上司のチェック待ち。関係部署への周知待ち など

コミュニケーションのムダ

例:毎週の定例会議に2時間 など

過剰な情報は混乱を招きます 。過少な情報は、不要なやり取りを増やします。

分業のムダ

例:営業部と提案支援部の連携が悪く、業務が滞っている など

分業は「単純」「大量」の作業を役割分担によって効率化するためには有効です。ただ、分業が多いとその分引継ぎなどが多くなり、効率化を阻害します 。

工程のムダ

例:同じ資料のチェック者が2人いる など

工程が複雑であったり、必要以上に多いと、関わる人 が増え、ムダなやり取りが発生したり、ミスが起こりやすくなります。

(2)部署の仕事を減らす努力をしていますか?

「廃止」

組織の効率化では、そもそも「その業務を廃止できないか」を考えます。
とはいえ、実際には業務担当者しか知らない事情や見えないリスクが潜んでいる場合があります。
廃止を検討するうえで、気を付けたいポイントは以下の5点です。

  • 成果物は何か?
  • なぜその業務を実施しているのか?
  • 廃止するとどんな点で困るのか?
  • 事故、トラブルが発生する可能性はないか?
  • なぜ今まで廃止されなかったのか?

業務の廃止を検討する際には、誰もが「本当に止めてしまって大丈夫か」と悩みますが、その業務を廃止した際の"実害"が明確にならない限り、正解は出ません。そこで、最終判断を下す前に一度仮で廃止してみる「プレスクラップ期間」を設けることも効果的です。

「自動化」

定型業務の連続処理は「機械化・システム化」のチャンスです。AIやRPAの活用なども自動化の一例です。

自動化を検討すべき業務
  • 毎回PC作業の動作が同じ業務(比較的単調な業務)
  • ミスの頻繁に起こる業務
自動化のメリット
  • ヒューマンエラーによるケアレスミスの防止
  • 処理速度のスピードアップによる仕事時間の短縮

「標準化」

これは仕事量を直接減らすのではなく、できる人を増やすことでスピードを早める方法です。

標準化を検討すべき業務
  • 属人化している業務
  • 実施する人によって業務時間が大きく異なる業務
標準化のメリット
  • 固有のスキルに依存することなく、一定の質の提供が可能
  • 別の担当者による新たな知の創造が可能

(3)組織のタイムマネジメントはリーダーが主導していますか?

部署全体・組織全体のタイムマネジメントを行いたいという場合には、リーダー主導でスタートさせることが大切です。
よく当社がお伺いするケースとしては、部署の改善案を中堅や若手クラスが時間をかけて検討したものの、最後に管理職や部門長に動いてもらうことができずに改善が失敗するというものです。

ただ、自分はリーダーではないがどうしても部署全体の改善を図りたいということであれば方法はひとつ、「意思決定権のある人」にプロジェクトに参加してもらうことです。
またプロジェクトに巻き込めない場合であったとしても、こまめにキーパーソンへ相談・報告し続けることが大切です。

部署の改善では、何よりも「ルールを決めて、人を動かす」ことが重要になってきます。これはリーダーシップそのものです。
リーダー主導でのタイムマネジメントが実現したのちに、初めて現場に合わせた細かいタイムマネジメントが効果を発揮します。

たかがPCスキル、されどPCスキル

ここまでお伝えした通り、タイムマネジメントには様々な工夫点がありますが、どんなにタスクを上手に整理して計画を立てようとも、タイムマネジメントの致命的なボトルネックになりえるのがPCスキルです。
PCのショートカットキー、タイピング速度、Excel、Word、PowerPoint等のアプリケーションの活用度合によっては仕事の進み具合が遅くなってしまいます。

以下に、各アプリケーションの習得レベルを記載しました。
目安として中級レベルに達していないようであれば少しの自己研鑽で大幅な業務の効率化を実現できる可能性があります(もちろん職種によってレベルに違いはありますので、あくまでも一例です)。

▼各アプリケーションの習得レベル

Excel、Word、PowerPointの習得レベルの表です

またWindowsに共通するショートカットキーも使いこなせると、時短につながります。

▼覚えておきたいショートカットキー

覚えておきたいWindowsに共通するショートカットキー一覧です

PC操作がとても速い人は、多少タスクが整理できていなくても仕事のスピードが速くなります。
人によっては、ここが一番投資対効果の高いスキルかも知れません。

<最後に> 最後は隣の人に聞いてみる

当社が行う研修ではよくお伝えしていますが、タイムマネジメントの必殺技は「周囲の上手な人に聞く」です。
どんな書籍を読むより、同じ組織で、同じシステムを使って、同じ仕事内容をやっている人同士でコツを共有する方が何倍も効果的で、即効性があります。
今現在、仕事のスピードが遅い、タイムマネジメントが上手にできないと感じている方は、周りにいる"できる人"のコツを真似してみることが、一番の近道かもしれません。

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