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タイムマネジメント研修～ＰＤＣＡで考える編（１日間）

タイムマネジメント研修～ＰＤＣＡで考える編（１日間）

自分の時間の使い方を知り、限られた時間の中で仕事の効率を上げる手法を学ぶ

研修No.B TMG180-0000-2521

対象者

  • 若手層
  • 中堅層
  • リーダー層

・業務効率を高め、最大限の成果を上げる方法を知りたい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務が多すぎて、どれから着手すべきかわからない
  • 予定していた業務と、急に入ってきた業務のどちらを優先するか判断に迷うことが多い

研修内容・特徴outline・feature

限られた時間の中で業務効率を高め、最大限の成果を上げるために、ＰＤＣＡサイクルを活用した効率的な仕事の進め方を習得する研修です。１日のスケジュールを振り返り、自分のワークスタイルを分析し、現在の課題を認識することから始めます。仕事を４つの種類に分け、計画的に仕事を進める方法と改善していくポイントも学び、生産性向上につなげます。

研修のゴールgoal

  • ①自分のワークスタイルの課題を認識し改善案を立てる
  • ②仕事の分類の仕方とそれぞれの効率の良い時間の使い方を理解する
  • ③仕事の目的・ＱＣＤＲを明確にすることで手戻りの少ない計画を立てることができる
  • ④仕事を緊急度と重要度で整理し、優先順位をつけることができる

研修プログラム例program
内容
手法
  • １．時間管理について考える
    【ワーク】仕事の時間管理に関する苦手なこと、悩みを共有する
ワーク
  • ２．タイムマネジメントの原則
    （１）原則１：「時間」そのものは、現実には管理できない
    （２）原則２：管理できるのは、仕事や行動
    （３）原則３：時間を管理するとは、考え方や行動を変えること
    （４）原則４：ＰＤＣＡサイクルで仕事をすすめる
講義
  • ３．自分のワークスタイルを知る
    （１）自分の仕事を洗い出す
    【ワーク】普段の仕事を洗い出す
    （２）自分のワークスタイルを知る
    【ワーク】直近３日間を振り返り、自分の時間の使い方を洗い出す
講義
ワーク
  • ４．Ｃ（Check）・Ａ（Action）～自分の仕事を検証し改善する
    （１）仕事・行動は４つに分類できる
    （２）考える仕事～集中することが鍵
    （３）こなす仕事～連続処理が鍵
    （４）完全に時間を拘束されてしまう仕事～減らすか移す
    （５）少しなら時間を自由に使える仕事～徹底活用する
    【ワーク】自分の仕事を４つに分類し、仕事の時間が妥当か振り返る
    （６）組織的視点で自分の仕事かどうかを考える
講義
ワーク
  • ５．Ｐ（Plan）～ＱＣＤＲを明確にする
    （１）仕事の目的を明確にする
    （２）仕事のゴール（ＱＣＤＲ）を明確にする
    【ワーク①】上司からの依頼を受ける際のＱＣＤＲについて、注意点を書き出す
    【ワーク②】自分の仕事の中から一つ選び、その仕事のＱＣＤＲを考える
講義
ワーク
  • ６．Ｐ（Plan）～優先順位を明確にする
    （１）優先順位をつけることが仕事の成果をあげる
    （２）優先順位のつけ方～比較による図解化
    【ワーク①】自分が普段行っている仕事を思いつく限り挙げる
    【ワーク②】自分の仕事を「緊急度」と「重要度」で整理する
    （３）優先順位を意識して仕事を進める
講義
ワーク
  • ７．Ｄ（Do）～仕事のやり方を工夫する
    （１）よくある時間の無駄遣いを減らす
    （２）できそうな工夫を持ちよる
    【ワーク】自分が行っている仕事の工夫とこれからやってみたい工夫を書き出す
講義
ワーク
  • ８．目標設定
    【ワーク】研修を踏まえ、今までの問題点と今後の改善策を考える
    【補足１】自分のコストを考える
    【補足２】トラブルの対処法
    【補足３】コミュニケーションを円滑にし、効率を上げる
講義
ワーク

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カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2024年7月　　　　　32名
業種
都道府県
評価
内容：大変理解できた・理解できた
96.9%
講師：大変良かった・良かった
96.9%
参加者の声
  • 自分の仕事のスタイルを知ることができたので、無駄をなくせるよう努めます。メールチェックの時間を決める、余白時間も考慮して計画を立てるなどを意識し、残業０を目指します。
  • ＰＤＣＡサイクルを回すことを意識的に行います。業務に対して、小さくても目標を立てて取り組みたいと思いました。
  • 重要度と緊急度に気をつけて業務にあたります。社会人経験は10年以上ありますが、改めて時間への意識や知識を整理することができ有意義でした。

実施、実施対象
2023年7月　　　　　37名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
97.3%
講師：大変良かった・良かった
97.3%
参加者の声
  • 仕事のゴールを明確にするために、ＱＣＤＲをすぐに取り入れます。締め切りに追われたり、依頼された内容をきちんと確認できていなかったりすることが多かったため、改善します。
  • ＰＤＣＡサイクルを回していきます。仕事を４つに分類して考えることはこれまでしていなかったため、今後は取り入れてみようと思います。
  • 緊急度と重要度を整理することで、優先順位がわかりやすくなると実感しました。これからも都度分類して業務効率を上げていきたいです。

実施、実施対象
2022年5月　　　　　32名
業種
その他市区町村など
評価
内容：大変理解できた・理解できた
93.8%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今までの自分の仕事の進め方を振り返り、見直す機会になりました。仕事の優先順位について悩んでいるので、タスクリストを作成し、緊急度・重要度から検討します。
  • 時間の使い方が参考になりました。締め切りを過ぎてしまうことが多いので、自分の仕事を細分化してスケジュールを管理します。
  • 定例的な業務のＱＣＤＲを考えます。スケジュールの組み方や優先順位のつけ方を学べてよかったです。

実施、実施対象
2021年9月　　　　　15名
業種
製造業（素材・化学）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
80%
講師：大変良かった・良かった
80%
参加者の声
  • 作業を始める前にＱＣＤＲを確認し、手戻りを減らします。優先順位を決め業務の効率を上げることで、残業時間を減らしたいです。
  • 時間の使い方を考える機会になりました。自分の業務を見直し、今やるべきことなのかを判断します。部下にも共有して、製造ラインの底上げを目指します。
  • 日々の業務を細分化し、優先順位や費用対効果を検討しながら仕事に取り組みます。

実施、実施対象
2018年 2月　　　　　19名
業種
中央官庁・国家機関
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務時間の見積もりをするようにし、タイムマネジメントを心がけていきたい。
  • 自分の業務を分類化し、見つめなおすことができた。スキマ時間の活用など実践していきたい。
  • 業務の棚卸ができて、改めて自分の仕事のやり方を省みることができた。また「仕事」にも種類があり、やり方があることを知ることができ、より効率的に働くことができると思った。

受講者の声をもっと見る

研修のプロがお答え 全力Q&Aqa

お客さまから「タイムマネジメント研修」に多く寄せられるご質問を抜粋して掲載しております。

ポイントは以下の３点です。

①より短くより良い仕事をする意識をもつこと
⇒「今日は必ず定時に帰る」という意識と、「もっと良い仕事をしよう」という意識の両立を目指すことが大切です。

②事前にしっかり計画し、作業時間を正確に把握すること
⇒計画を立てるだけでなく、実際に要した時間との過不足をチェックすることで次回の計画の精度があがります。

③自分の集中力をコントロールすること
⇒簡単な仕事から着手した方が集中できるか、難しい仕事からなのかは、人それぞれです。自分の特徴を把握することが肝要です。

「タイムマネジメント」と聞くと、つい魔法のような時短テクニックを期待してしまいがちです。しかし、１日の時間はみな平等に２４時間で、時間そのものを増やしたり伸ばしたりすることはできません。すなわちコントロールすべきは「仕事」の方であり、「タイムマネジメントが上手にできる」とは「仕事を上手に進めるスキルが高い」と言いかえることができます。

仕事を上手に進めるためには、仕事の優先順位のつけ方に始まり、関係者とのコミュニケーションや資料作成、パソコンスキルなど、少し考えただけでも幅広い解決策が思い浮かぶのではないでしょうか。
「タイムマネジメント」とは世間一般で言われている言葉のイメージよりも、実は複雑で難しいテーマであると言えます。そこでインソースでは、基本的なポイントを上記３点に置いて研修をご提供しております。
インソースのタイムマネジメント研修は、「時間」を管理するのではなく、「仕事」をいかに管理するのかを学ぶ研修です。研修のパターンとしては「個人型」と「管理職型」の大きく２つに分かれます。

■個人型のポイント
個人型は自分自身の行動を考えるカリキュラムで、まずは普段の時間の使い方を見直していただくことから始まります。
例えば、直近３日間の時間の使い方をワークシートに洗い出し、無駄がないかを３０分ごとの区切りでチェックするワークを行います。

実際にワークを行ってみると、自分の仕事について３０分という区切りの中できっちりと記載できる方にお会いすることはそうそうありません。自分がこれまで時間に対していかに無頓着な仕事の進め方をしていたのか実感していただけます。また、、３０分の中でできることを明確にすることで、タイムマネジメントの質を上げるＰＤＣＡサイクルを回すための「Check」が効率よくできるようになります。

次に、普段から行っている仕事内容を
①考える仕事
②こなす仕事
③完全に時間を拘束されてしまう仕事
④少しなら時間を自由に使える仕事
の４つに分類し、それぞれについて対策と優先順位を考えていきます。

タイムマネジメント研修　～仕事を効率的に進めるための時間管理を学ぶ

■管理職型のポイント
管理職としてチーム全体の仕事の進め方を見直していただく内容です。
実際の現場では、概ね以下のようなステップで仕事の仕方を見直されていると思います。

現状分析　⇒　目標設定　⇒　改善プランの提示　⇒　改善プランの実行　⇒　メンバーからのフィードバックを反映　⇒　改善プランの修正　⇒　効果検証　

当社の研修では、上記のうちの「改善プラン」を考える部分インテーマとして進行します。
具体的には、管理職だからこそ行える業務の「廃止」「標準化」「自動化」「集約化」「複雑化」について検討を行います。

組織のタイムマネジメント研修　～管理職の立場から組織の効率化を目指す
タイムマネジメント研修の肝は「本当のコツは隣の人が知っている」ということです。
まずクラス全体で、時間管理において困っていることや難しいと感じていることを洗い出します。次に、実際に取り組んでいる工夫やうまくいっていることを洗い出します。そうすると、自分の困っていることに対して自分とは違う方法で取り組んでいる人の意見に出会うことができます。
多くの書籍を読み、セミナーに参加するよりも、同じ会社や同じ職種、同じ仕事をしている人同士の工夫をひとつ共有することの方がはるかに有効です。
可能です。
研修実施にあたっては、研修カリキュラムの中でどの部分を重点的に扱うかといった時間配分についてのカスタマイズができます。また、業務改善・目標管理やメンタルヘルス、コミュニケーション等の研修テーマと組み合わせることも、多種多様に変更可能です。組織の現状を元に、貴社の課題に沿ったテキストを作成いたします。

カスタマイズ例①：タイムマネジメント＋業務改善・目標管理
中堅社員研修　～中堅としての仕事の進め方を習得する編

カスタマイズ例②：タイムマネジメント＋メンタルヘルスの基本
働き方改善研修　～ストレス軽減と業務効率の向上編

カスタマイズ例③：タイムマネジメント＋コミュニケーション
タイムマネジメント研修　～コミュニケーションスキル編

カスタマイズ例④：タイムマネジメント＋営業力
営業力強化研修～論理的思考で営業活動を考える
可能です。
職場に合わせたケースであればあるほど、受講者に自分事として捉えていただきやすくなり、活用の度合も向上します。
ただ、タイムマネジメント研修に関してはケーススタディを考えるよりも、自分に矢印を向けて振り返りを行うことの方が有効です。正直に言って、他の研修よりもケーススタディを作りこむことによる効果はさほど高くありません。

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