「書く」スキル研修
~ビジネス根幹スキルを短期集中で習得

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「書く」「文書作成」について

  • ・誰でも、毎日何らかの文書を作成している
     ~ ビジネスEメール(案内文・依頼文など)、報告書、議事録、稟議書 など
  • ・しかし、本当に自信を持って文書を作成している人は少ない
     ~ 多くの方は、組織の型や先人からの遺産(フォーマット)を継承して文書を再生産している
  • ・美しい文章を作成するには天性のセンスが必要だが、
     分かりやすい文書を作成することはテクニックである
 

インソースの「書く」研修に込めた想い

■分かりやすい文書とは何か?

忙しいお客さまや自社の役員、上司が、できるだけ短時間で内容を把握できるフォーマットであること。
辿り着いたその構造は...

■「文書ピラミッドの法則」

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「書く」スキル研修 近年の売上動向

■「書く」スキル研修のカテゴリ別実績 ※2018年4月~2019年3月

 

ビジネス文書研修

  • 総受講者数:10,225名

  • 内容評価:95.6%

  • 講師評価:94.1%

 

マニュアル作成研修

  • 総受講者数:919名

  • 内容評価:92.9%

  • 講師評価:91.4%

資料作成研修

  • 総受講者数:3,608名

  • 内容評価:93.2%

  • 講師評価:91.6%

■よく実施されている業界トップ3

順位 民間業界名 売上比率 官公庁自治体種別 売上比率
1 情報通信(SIer) 24.1% 市区町村など 45.7%
2 製造業(電気機器) 13.2% 非営利団体・官公庁関連組織 11.5%
3 派遣・教育サービス 8.3% 都道府県 9.8%

「書く」スキル研修 受講者さまのお声

■受講者の声

  • ・「ワークを重ねることで、『読みやすい文字数』や『相手目線の表現』など、当たり前のことができていなかったことに気づけた (ビジネス文書研修)」
  • ・「日々文書を作成する際、『どこに着眼すれば良いのか』指標が生まれた (ビジネス文書研修)」
  • ・「メール作成に掛かっていた時間を、短縮できるようになったと感じる (eメール作成研修)」
  • ・「テキストが、職場に戻った後も読み返して使える内容なので嬉しい (ビジネス文書研修)」
  • ・「『ここはこう書くと良い。なぜなら...』という根拠まで細かく教えてもらうことができた。部下の文書を添削する際、今回学んだ『理由』まで添えて指導したい (ビジネス文書通信添削)」
  • ・「同僚と複数人で受講したが、部署全体で、お客さまに送るメールの文体を正しく揃える良い機会となった (eメール作成研修)」

■受講者の声から読み取れる、「書く」スキル研修の強み

  • ・自分の文書のクセや、「分かっていたつもりができていなかった点」に気づくことができる
  • ・「良い文書」という抽象的なテーマに対し、具体的な指標を持つことができる
  • ・学んだことを実践してみる、ワークの時間が豊富
  • ・文書は日々作成する頻度が多いため、"毎日の生産性向上"につながるテーマ
  • ・現場に戻った後も、「指南書」としてテキストをそのまま活用できる
  • ・「なぜそう書くべきか」まで理解でき、毎日の部下指導にもつながる内容
  • ・複数人で受講することで、組織としての文書のカラーや文体を揃えられる
  • ・豊富なサービスを展開(研修・テキスト販売・通信添削・eラーニング)

事例紹介

事例① 1日の研修で、新人のメールが見違えるように分かりやすくなった

 

■お悩み

   

6月にメールに関する研修を実施。4月に入社した新人のメールが、
 「だらだら続けて改行せずに書いてあり、読みづらい」
 「見出しがなくて、読みづらい」
 「何をしてほしいのか要件が分からない」
という状態で、困っている。

【どのようなソリューションを提供したか?】

■1日研修を実施

実施カリキュラム

  1. 1.簡潔な文書とは
  2. 2.文章の読解力・要約力強化
  3. 3.【演習】1,500字の文章を200字
      (1分で話す量)と、50字
      (ひとことコメント)に要約
  4. 4.文書の型・構成を理解
  5.      
  6. 5.【演習】報告書の作成演習
  7.      
  8. 6.社内メール、社外メールの型・構成を理解
  9.      
  10. 7.【演習】社内Eメール2題
      (案内文・依頼文)
  11.     

新人に関する現場から教育部門への主なクレームは、「電話を取れない」に加え、「メールが読みづらい」という苦情も多いです。
文書作成スキルが不十分な場合、基本業務に支障をきたすだけでなく、今後の成長も難しくなります。
上記のような課題があれば、ぜひ研修実施をご検討ください。


 

事例② 各人ばらばらな書式を研修を通じて統一

 

■お悩み

   

お客さまや関連会社に対する顛末書(クレーム報告書)について、会社でオーソライズされたものがないため、各部署、各人で自由に作成している。そのため、品質にばらつきがあり、クレーム報告書に対してもクレームが来る始末...。

【どのようなソリューションを提供したか?】

■1日研修を実施

実施カリキュラム

  1. 1.簡潔な文書とは
  2. 2.【演習】1,500字の文章を200字
      (1分で話す量)と、50字
      (ひとことコメント)に要約
  3. 3.社外文書の型・構成を理解
  4.      
  5. 4.顛末書のNEWフォーマットの説明
  6.      
  7. 5.クレーム対応の心構え
  8.      
  9. 6.【演習】新しいフォーマットの顛末書を
     用いて文書作成(3題)
  10.     

実際の顛末書を各部署から数種類サンプルとしていただき、その内容を基に、構成と文書表現を修正し、標準フォーマットとなる雛形を作成しました。研修でその書式を説明し、理解していただいたうえで実践演習を3題実施し、定着化を図りました。
(標準フォーマットもデータで納品し、実際の文書作成に使用していただく)


 

事例③ 文書添削で新人・若手の文書作成スキルが定着化

 

■ご要望

4月1週目にビジネス文書研修を1日を実施したので、身につけたスキルを定着化させるためにフォロー教育を実施したい。

【どのようなソリューションを提供したか?】

ビジネス文書研修後、3カ月間、各月に1題(1テーマ)ずつ添削を実施し、新人・若手の文書作成スキルを定着化(1月目:文書要約 + 2月目:報告書 + 3月目:議事録)
(上司・先輩を差し置いて、部署内で一番文書作成スキルが高くなった方も)

  1. 1.自分の作成スキルの客観的な分析により、自分の現在位置の確認と文書作成に対する課題意識が
      高まり、本人の文書作成に対する内発的動機づけが行われる
      (自分で文書作成を向上させなければという意識を高める)
  2. 2.課題が明確になり、それに対し、プロから自分に即したアドバイスが与えられるため、本人の課題
      克服が容易になった
  3. 3.一定期間で学んだスキルの実践が継続されるため、文書作成への意識向上とスキルの定着化が進む

おすすめカリキュラムのご紹介

 

■ビジネス文書研修

内容

  1. 【Ⅰ.基礎編】
  2. 1.ビジネス文書とは? ~ 基礎知識
  3. 2.ビジネス文書作成時のポイント
  4. 3.社内文書
  5. 4.社外文書
  6. 【Ⅱ.実践編】
  7. 1.社内文書 ① 報告書
  8. 2.社内文書 ②「その他の社内文書」
  9. 3.メール作成のポイント
  10. 4.社外文書
  11.     
 

■ビジネスEメールの書き方研修

内容

  1. 1.メールの特徴
  2. 2.ビジネスコミュニケーションとしての
      メール
  3. 3.メール作成の重要ポイント
  4. 4.メールの留意点
  5. 5.メールのテクニック集
  6. 6.メール作成演習
  • ■論理的で分かりやすい文書の書き方研修
  • ■稟議書・申請書の書き方研修
  • ■要約力強化研修
  • ■報告書・議事録の書き方研修
  • ■提案書作成研修

関連サービスのご紹介 ~ 文書添削サービス

■豊富なラインナップ 6種25問

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■「実力診断」「課題の明確化」「スキルアップ」三位一体の教育ツール

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<添削、 総評付>
5,000 円(税別)/1名
回答の赤入れ、各自の診断シート(カルテ)、10 名以上の受検の場合は全体的な総評も付いて、
1名あたり 5,000円という廉価で受検可能です。

■診断シート

誤字脱字や文書の体裁に加え、文書の内容に関わる配点を重視しています。
個人の文書作成スキルが得点に反映されやすいように工夫しています。

<成果物サンプル> 成果物サンプル

■添削シート

受講者のレポート用紙について、内容の項目ごとに文書の書き方、誤字脱字などの体裁面に加え、
評価シートの得点を付けた根拠について、解答の良い点と改善点を具体的にコメントします。

<成果物サンプル>

成果物サンプル

■総評

平均点、最高点、最低点、標準偏差(得点のばらつき)の受講者の傾向を示します。
主な課題について3点程度を取り上げ、具体的にどのような改善点が多かったのか、また、今後課題を克服するためにどのような指導や教育プログラムを実施するのが効果的かについて、具体的にアドバイスいたします。

<成果物サンプル>

成果物サンプル

「書く」スキル研修 よくあるご質問と回答

■インソースHP内コンテンツ「全力Q&A」より一部ご紹介

Q1.ビジネス文書研修と言ってもたくさんの種類があるようですが、どのように選んだらよいですか?

A.お客さまのニーズに合わせて、幅広いラインナップを取り揃えております。

  • 例1) 新人の日報や議事録、報告書の文書力を向上させたい → ビジネス文書研修
  • 例2) 部下が文書作成できるよう、上司が指導してほしい → 管理職向けビジネス文書研修
  • 例3) 新人の文書を添削してほしい → 文書添削など

Q2.ビジネス文書研修ではどのような演習をしますか?

A.演習は、1日研修の場合は4題、半日研修の場合2題程度実施します。

・上司に分かりやすく報告するための要約を作成する 「要約演習」
・会議を想定したDVDを見て会議の議事録を作成する 「議事録作成演習」
・イベントに参加した報告書を作成する 「報告書作成演習」
など、様々な演習がございます。

お礼状や案内状、お祝い状、お詫び状といった社外文書の演習も実施可能です。 また、Eメール作成に特化した演習もございます。 お客さまのご要望に合わせて、演習問題のカスタマイズも行っております。

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