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「生産性の高い職場」は何から始める？～業務自体の「必要性」と業務の「効率化」の2軸で組織改革を推進する
生産性の高い仕事のしくみを再構築したいが、漠然とした問題にどう手をつけて良いか分からない、改善案が机上の空論で終わってしまう、あるいは革新的な企画を生み出すのに苦慮しているといった声は、多くの職場で聞かれます。このような課題は、個人の努力だけで解決できるものではなく、体系的なアプローチと組織全体の変革が必要です。
本コラムでは、「業務改善」「業務フロー作成」「企画力」の３つに焦点を当て、組織全体の生産性を抜本的に向上させるための「仕事を設計する総合的な力」を身につけることを目指します。それぞれが独立した価値を持つ一方で、連携することでより大きなシナジーを生み出します。
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業務の非効率を特定し、成果へつなげる具体的な手順
業務改善は、単なる目の前の問題解決にとどまらず、仕事の仕組みそのものを再構築し、生産性を高めるための総合的な力です。この変革を確実に推進するには、明確な手順と具体的な行動が求められます。
業務改善を成功させるための基礎は、以下のステップを通じて体系的に学ぶことができます。
- 課題の明確化と視点の設定：まず、顧客、業務プロセス、内部関係者、財務、組織目標、比較といった６つの視点から、自組織が抱える課題を徹底的に洗い出します。この多角的な視点を持つことで、真に改善すべき対象を抽出し、焦点を絞り込むことが可能になります。
- 現状の数値化と視覚化：選定したテーマについて、見えない現実を数値化し、パレート図やフロー図などの図表を用いて視覚的に分析します。コスト計算のワークを通じて、具体的な費用面での影響も把握できます。
- 真の原因の追究：表面的な現象だけでなく、その根底にある真の原因を徹底的に考え抜きます。特性要因図のようなツールを活用することで、経験だけに頼らず、原因を体系的に特定する力が養われます。
- 目標設定と対策の実行：明確な目標を設定し、それを達成するための具体的な対策を立案・検討します。対策の実行段階では、メンバーを巻き込み、計画を柔軟に修正する工夫も重要になります。
- 定着化と継続：最後に、実施した対策の効果を確認し、その改善を組織に定着させ、継続的な取り組みへとつなげる仕組みを構築します。
これらのステップを経て、最終的には職場ですぐに活用できる「業務改善企画書」を完成させることを目指します。これは、机上の空論で終わらせず、周囲を動かすための説得力ある根拠を明確にするために不可欠な要素です。
業務改善を成功させるための具体的な手順と、職場ですぐに活用できる「業務改善企画書」の完成を目指します。
課題の明確化から真の原因追究、目標設定と対策実行、定着化までを体系的に学びます。
業務プロセスの「見える化」でリスクを管理し、改善の余地を見つける
職場のダイバーシティ化や人員の異動が増える中で、業務の標準化と効率的な引き継ぎはますます重要になっています。業務フローの作成・運用は、個々の業務が属人化するのを防ぎ、組織全体の知恵を結集して業務を運用するための鍵となります。
業務フローを作成し活用することで、以下のメリットが期待できます。
- 業務プロセスの明確化：現在の業務がどの部署から始まり、どこへ流れていくのかを視覚的に把握できます。これにより、誰もが業務全体を理解しやすくなります。
- 非効率とリスクの発見：フローチャートを作成する過程で、業務プロセス上の非効率な工程や潜在的なリスクを漏れなく洗い出すことが可能になります。特に、リスクを特定し、優先順位をつけて評価する着眼点を習得することは、業務の「守り」の改善に直結します。
- 改善提案と知識伝承の促進：作成した業務フローは、業務改善の余地を見つけ出すだけでなく、新人教育や異動者への引き継ぎを円滑に進めるための強力なツールとなります。業務フローとマニュアルを連動させることで、知識の属人化を防ぎ、ＰＤＣＡサイクルで継続的に運用する基盤が築かれます。
業務フローの役割やフローチャートの仕組みを基礎から学ぶことで、実際の業務フローを作成する実践的な進め方を通して、業務の「見える化」を達成することが可能になります。それは、「業務を改善しよう」という前向きな力を生み出す最初の取り組みとして非常に有効です。
【公開講座】業務フロー作成研修～業務の視覚化で、改善やリスク管理につなげる
業務の「見える化」を通じて、非効率なプロセスや潜在的なリスクを発見し、改善に繋げる具体的な方法を習得します。
業務フローの作成と活用により、属人化を防ぎ、組織全体の生産性を向上させる力を養います。
説得力ある企画で組織を動かす「発想」と「具現化」の技術
変化の激しい現代において、組織は常に新しい企画を生み出すことを求められています。企画力は、特定のスペシャリストだけが持つスキルではなく、多くの従業員が身につけるべき重要な能力です。アイデアは思いついたものの、どのように形にすれば良いか分からない、企画書がなかなか通らない、といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
アイデアを具現化し、組織に承認・実行させるための重要な過程は以下の３つです。
発想を形にするための情報収集と分析
「ひらめき」を単なる思いつきで終わらせないためには、客観的な現状調査と分析が不可欠です。現場から、現物から、自分の目でデータを収集し、数値化することで、アイデアに根拠を持たせることができます。ブレーンストーミングや親和図、パレート図、特性要因図といった多様な分析ツールを使いこなし、問題の本質を体系的に理解することが、説得力のある企画立案の第一歩となります。
企画書作成の要点と実践
アイデアと分析結果を結びつけ、アピールポイントが明確な企画書を作成する技術を習得します。企画書の「ねらい」の書き方から、事業内容の詳細説明、費用対効果の明確化、そして実施に伴うリスクとスケジュールまで、企画を確実に実現するための要件を網羅的に学びます。
企画を実現させるためのプレゼンテーション
作成した企画書は、関係者を動かすための「プレゼンテーション」によって、その価値が最大限に引き出されます。グループワークを通じて、実際の企画発表と評価を経験することで、聞き手の興味を引き、理解と共感を促す発表の仕方を磨きます。また、他者の意見を取り入れながら企画内容をブラッシュアップする重要性も体感できます。
【公開講座】企画力研修～企画立案から企画書作成までの流れを学ぶ
アイデアの発想から、説得力ある企画書の作成、そして実現のためのプレゼンテーションまで、企画を形にする一連のプロセスを体験的に学びます。
本研修を通じて、あなたの企画を確実に成果へとつなげる力を養うことができます。
「生産性の高い職場づくり」は一歩目をどう踏み出すかが重要
ここまでご紹介した各スキルは、ビジネスパーソンとして成長し、より高いレベルで業務に取り組むために不可欠なものです。
これらの研修を段階的に受講することで、漠然とした問題にまず何から取り組むべきかが明確になったはずです。言葉では「生産性の高い職場を作る」というのは簡単ですが、具体的にどう一歩進めるかは意外と難しいものです。ぜひ、本記事がBPR実践の第一歩になれば幸いです。
BPR実践プラン～生産性の高い仕事の仕組みを再構築する
このように、「業務改善」「業務フロー作成」「企画力」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「BPR実践プラン～生産性の高い仕事の仕組みを再構築する」 です。
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