コールセンター業績アップ勝てる秘策

ビジネスＥメール作成のポイント

相手がどのような状況で読むかわからないのが「Ｅ-ｍａｉｌ」です。表情も見えないので、文面など、細心の注意を払って書く必要があります。宛先および内容については、送信前に必ずチェックする習慣をつけましょう。

今週は、ビジネスＥメール作成上のポイントや留意点を学びます。

■ビジネスＥメール作成上のポイント

（１）メールの宛先

メールアドレスを間違えないように、必ず複数回チェックすることが大切です。メールアドレスを記入する箇所は３通りです。

Ｔｏには相手のメールアドレスを記入し、Ｔｏの宛先以外の人にメールのコピーを送るには、Ｃｃ、Ｂｃｃを使います。

以下のことに気をつけましょう。

Ｃｃ：Ｔｏで送った相手は、すべてのＣｃ受信者のメールアドレスを見ることができるので、個人情報の取り扱いに注意が必要です。
Ｂｃｃ：Ｔｏで送った相手からは、Ｂｃｃの受信者のメールアドレスが見えないので、こっそり送ることができます。

（２）件名

一見して内容が分かるようにするのが基本です。日時（曜日まで書く）や用件などを２０～３０字で具体的に書きます。報告メールの場合も、単に「ご報告」だけでは中身が分からないので、「４月１１日（金）１６時お待ち合わせの件」のように、具体的に件名を書く。

（３）送信先の宛名

お客さまの社名、所属、役職、氏名を省略せずに書く。社名は、前株か後株かに注意。（株）（有）など省略記号を使わない。

（４）書き出し

時候の挨拶は省略し、まず名乗る。社外にメールを送付する場合は、メールの冒頭に、「日頃は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」のようにご挨拶を丁寧に書く。

（５）本文

全体の分量はモニター画面におさまる程度の量にする
・１行３０～３５文字程度
・案件は１つが原則(２つある場合は別のメールにするのが好ましい)
・引用は最小限
・段落と段落の間は１行空ける

１行３０～３５文字程度、引用は最小限にし、段落と段落の間は１行空けます。全体の分量はモニター一画面におさまる程度にします。案件は１メールにつき１つが原則で、２つある場合は別のメールにするとよいでしょう。

必要であれば、以下のような項目を立てて箇条書きにまとめます。社外にメールを送付する場合、参加者の名前はフルネームで書くようにします。

・連絡・確認メールなど：「日時」「場所」「内容」「参加者（出席者）」
・営業報告：「訪問日時」「訪問先」「応対者」「訪問結果」「対応方針」　「詳細内容」

本文の最後は「以上」で締めくくるのが慣例です。
例）「以上、ご確認のほどよろしくお願いします。」など

（６）署名

会社名・所属・名前を書いた後、会社の電話番号、ＦＡＸ番号、Ｅメールアドレス、ホームページのＵＲＬという構成にします。