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ビジネス文書研修

文書・資料作成

ビジネス文書研修

お客さま、上司が短時間で内容を把握できるインソースオリジナルの「文書ピラミッドの法則」を習得する

No. 1000000 9907001

対象者

  • 新入社員
  • 若手層
  • 中堅層

・これから配属予定、あるいは配属して間もない新人の方
・日常業務として社内外の文書・メール作成の業務を行っている方
・今現在、自己流で文書作成をしている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 相手に分かりやすく伝えるための文書を書くのが難しいと感じる
  • 議事録や報告書を書き慣れていないために、作成するのに時間がかかる
  • 部下に文書作成を依頼しても、欲しい情報が全く書かれていない

※対象者別のおすすめ研修もございます
・メールでの文書作成が多い方⇒Eメールの書き方研修~顧客満足度を高める
・後輩や部下に文書の指導をする立場の方⇒正しいビジネス文書の教え方研修
・文書力をさらに磨きたい方⇒ビジネス文書レベルアップ研修~相手が唸る文書の書き方

研修内容・特徴outline・feature

本研修では、読み手を意識することを大前提としたうえで、相手にわかりやすい文書作成の方法を学んでいただきます。

<研修のポイント>
①文書の基本的な構成ルール~主語・述語や一文あたりの文字数について
②伝えたいことを簡潔にまとめる力~情報の取捨選択による要約
③相手が欲しい情報を考える力~キーワードや数字を記載する
④社外文書の基本的な型
 ~FAX送付状・書類送付状・案内状・お祝い状・お詫び状・お礼状・依頼状

到達目標goal

  • ①相手が一目見て内容を把握できる書き方を理解する
  • ②日常業務で報告書や議事録などを自分で作成することができる
  • ③相手の知りたい内容が過不足なく書かれた文書を作成できる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • 【Ⅰ.基礎編】
  • 1.ビジネス文書とは ~基礎知識
講義
  • 2.ビジネス文書作成時のポイント
    (1)ビジネス文書作成の基本
    (2)ビジネス文書の構造
    【ワーク】<要約文書>ライバル社の動向について上司に報告する
講義
ワーク
  • 3.社内文書
講義
  • 4.社外文書
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書のあいさつと結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
    【ワーク】正しく宛名を書く
講義
ワーク
  • 【Ⅱ. 実践編】
  • 1.社内文書 ①報告書
    (1)社内報告書の全体構成 
    (2)報告書作成のポイント
    【参考】お客さまに提出する報告書
    (3)報告書の具体的な書き方
    【ワーク】展示会見学の報告書の作成
講義
ワーク
  • 2.社内文書 ②「その他の社内文書」
    (1)連絡書
    【ワーク】通知文の作成
    (2)始末書
講義
ワーク
  • 3.メール作成のポイント
    (1)メールの構造 
    (2)メール作成のポイントまとめ
    (3)メールの注意事項
講義
  • 4.社外文書
    (1)ファックス送付状
    (2)書類送付状
    (3)招待状・案内状
    (4)お祝い状
    (5)お詫び状
    (6)お礼状
    (7)依頼状
    【ワーク】依頼文の作成
講義
ワーク
  • 参考資料
    1.メモの取り方のポイント ~ビジネス文書を作成する前に
    2.文書表現の注意点
    3.言葉遣いの基本
    4.封筒・はがきの宛名の書き方
    5.議事録の形式
講義
  • ■講義内で、演習問題の中から3題程度演習を実施いたします
    【演習問題】
    ①②<要約>ライバル社の動向について上司に報告する
    ③<報告書>展示会見学の報告書の作成
    ④⑤Eメール文書作成(社内への通知文・社外への依頼文)

企画者コメントcomment

仕事において重要なスキルにもかかわらず、ノウハウを上手く教えられる人が少ないために、「なんとなく」で書き続ける……ということも多いようです。ビジネス文書は、一度身につけてしまえば、一生使えるスキルです。自信をもって文書作成ができることは、必ずあなたの強みになります。

慣れないうちは難易度が高い「報告書」については、「読み手」が求める見やすさ・内容が書けるようにポイントをまとめました。SNSの普及に伴って、Eメール作成もつまづきやすい点となりつつあります。いずれも、作成イメージを持てるよう、フォーマット付きで解説いたしました。

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注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります
  • カリキュラムは一部変更となる可能性があります。大幅な変更の際は、申込ご担当者さまへご連絡いたします。

事前のご案内

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そんな時には「研修リクエスト」

研修リクエストサービス

「研修リクエスト」とは、お客さまのご希望の日程、内容、会場で、1名さまから インソースの公開講座を追加設定するサービスです。 サービスの詳細や、リクエスト方法はこちらをご確認ください。

※受講者数1名以上の場合から、リクエストを受け付けております

※ご連絡いただいてから研修実施まで、通常2か月程度かかります(2か月以内での急ぎの実施も、ご相談可能です)

受講者の評価evaluation

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた

96.7%

講師:大変良かった・良かった

96.7%

※2022年10月~2023年9月

実施、実施対象
2023年12月     10名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今まで何気なく行ってきたことを、改めて知識として理解することができました。特に、報告書の記載について、誰に対して、どの立場から文章を表現するのか、ということが大事なポイントになるということを再確認しました。
  • 読み手の視点で考えて、文書の効果を意識することや、文書の目的と内容を一致させ、構成は3つのブロックに分けて書くよう意識することを、今後の業務の中で活かしていきたい。特に、「誰に何をどう伝えるか」の考え方は、シンプルで分かりやすかった。
  • 今まで苦手に感じていたメールの書き方などについて学ぶことができたので、何度でもテキストを見直してビジネスマンにふさわしいメールが書けるように精進していきます。

実施、実施対象
2023年10月     17名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
88.2%
参加者の声
  • 社外メールでのやり取り経験はあったものの、できていなかった点が多くあったので、ルールに沿って作成を行います。また、社内文書の作成のルールを早く覚え、見やすくわかりやすい資料を作成していきます。
  • 文章の定形以外で知らなかった部分が多く、説明をするときの意識することなどを学べた。自分の業務のクオリティを上げるためには、必ず知っておいたほうが良いこともあった。ビジネス文章は定型の中で相手にどれだけ、要望であったり促すことができるかが大事という言葉が、今後の自分の業務の中に活きてくるかなと思った。
  • 要点を簡潔にまとめて相手に伝えるということを、文書・会話・引継の際にも活かしていきたい。特に相手の立場に立つことを意識する。
  • ビジネス文書の雛形に多く触れる機会となり良かったです。本研修を受け、事実と私見を混同して言葉にしていた自分に気付くことができました。

実施、実施対象
2023年8月     13名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 実際に上司へ報告する際に、簡潔かつ分かりやすい伝え方を活かせると思いました。また、6W3Hを意識して、文章作成することも活かせると感じました。
  • 社外の人とメールのやり取りを行う機会が多いので、間違った日本語を使わないように気を付ける。また、読みやすくなるようにレイアウトも気を付けたい。
  • 文書やメールを作成するときは 誤解されないように留意し伝えたいことが正しく伝えられるようにしたい。文章を要約する際に6W3Hを意識することで、要約の精度が向上すると感じた。

実施、実施対象
2023年7月     11名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90.9%
講師:大変良かった・良かった
81.8%
参加者の声
  • 社内・社外向けともに型に当てはめて文書を書くことで、相手に伝わりやすい文書を作成できることが理解できた。本日学んだ知識を今後メールのやりとりなどの業務において活かしていきたい。
  • メールを送ることが多いので今回の研修で学んだ型を使いこなし、メールやその他文書を効率よく、正確に作成することに活かしていきたい。
  • 今までは、あまり考えずに文書入力をしておりましたが、今後は相手の読み取り方などを考えながら文書作成して参ります。
  • 型を使った文書作成を実践する。会社に集まるお問合せ対応業務にあたっているため、TEL、メール、FAX、あらゆる場面ですぐに使っていきたい。

実施、実施対象
2023年6月     6名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 「読み手に響く文章・メール」を意識して今後に活かしていきたいです。接続助詞を使い過ぎていたことに気づけたので、その点に気を付けたいと思います。
  • 依頼をする場合は、クッション言葉や質問系を使用する。また、短い分で分かりやすい文章を作るため、箇条書きを活用する。
  • 組織内外の方への依頼文について、今回学んだことを活かしたいと思った。特にこちら側の現状を説明しつつ、要望も伝えることは、上から目線になり難しいので、この研修で学んだ点を役立てていきたい。

実施、実施対象
2023年5月     6名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書の概要を学べた。どの文書においても一つ一つ自分で文面を考えるのでは無く、ある程度テンプレートに沿って進めていけば概ね問題は無く、業務でもその点に留意して活かしていきたい。
  • 読み手が目的を理解しやすい文書を心がける。文章をいきなり書き始めるのではなく、書き手の目的を意識して情報を整理することを意識していきたい。

実施、実施対象
2023年4月     7名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • デスクワーク初心者の、今更上司に聞きにくい細かな不安点が解消されました。メールや文書作成に自信が持てるようになれそうで、とてもよかったです。
  • メールでやりとりする機会が多い為、業務で活かしていく。正しい敬語の使い方を身につけ、電話対応や日常会話でも活かしたい。
  • 社内、社外に対する、メールのマナーの使い分けや基本的な文章構成などを活かします。今後は自信を持って文章を作成することができると感じました。

実施、実施対象
2023年3月     10名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • お願いをする際やお断りをする際に、どのように書くことが良いのか理解することができて良かったです。今後はお客さまとこういったコミュニケーションを取ることも増えると思うので、これらを意識します。
  • 読み手の視点を意識して、不明な点や誤解を生じさせない文章を作成する。また、文章の主語と述語の関係性を一文ずつ確認する。
  • 普段の業務の中でメールや社外内文章をつくることが多いため、振り返りながら研修を受けられた。今後は、後輩への指導の中で、どのように活用していくかを模策していく。
  • 特に社外へ出ていくものに関しては、しっかり学んだ内容を活用して、失礼の無い、かつ分かりやすい文書にするよう心掛けます。社内では議事録など長い書類作成も多いので、簡潔さや段落に注意していこうと思いました。
  • テキストを度々見返し、ビジネス文書の形式を頭に入れていきたいと思います。構造を意識し、分かりやすい文章の作成を試みます。

実施、実施対象
2023年2月     8名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 仕事で作成する文書は、いち個人ではなく、会社を意識していきます。また、自分の文章の癖を直していき、相手目線での文章作成を心掛けます。
  • 常に読み方を意識して分かりやすく簡潔に伝えます。また、メールや文章作成の際、今回学んだポイントを思い出して確認作業を行いたいです。
  • 文書を作成する際は、相手の事を考えて作成したり、記述する文章が長くなりすぎないように配慮する。そして、今回学んだ文章のテクニック等をテンプレート化し、業務の効率化に活かしていきたい。
  • 今後、文書作成の仕事があった際には、伝えたい事を明確に文書を作成する。また、読み手の気持ちになって作成することを心掛ける。
  • お客さまとメール等の文書でやり取りする際には、相手の立場になり、より簡潔に相手に伝えられるような文書を作成します。報告書の作成時にも、間違えた情報を伝えないようにしていきたいです。

実施、実施対象
2023年1月     9名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 要約の方法・ビジネス文書の構造をわかりやすくご説明いただけて良かったです。要旨・詳細の使い分を意識し、今後も仕事に活かしていきたいと思いました。
  • 一文一義・読点は一文に2個まで・読み手の視点を意識する・わかりやすい文章など、どの場面でも活用できるものでしたので、すぐにでも活用していきたいと思いました。
  • 相手に伝わる読みやすい文書とは何かを、主観的に考えてしまっていることに気づいた。内容が、相手の考えの流れと同じであると伝わりやすいことを常に意識していきたい。
  • 読み手が理解しやすいメール文作成に活かします。読点を1文に2つまで入れるようにすることを意識します。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
96.7
講師がとても良い・良い
96.7

※2022年10月~2023年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
開催数※1
講座数※2

WEBinsource
ご利用社数※2

※1 

※2 

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