クレーム対応の勘所

 

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「『お詫び状』の書き方でよくある疑問点は？」

「『お詫び状』の書き方でよくある疑問点は？」

パソコンか手書きか、件名はどうするか、頭語・結語・時候の挨拶は必要か、の３つの疑問にお答えします。

実際にお詫び状を書き始めると「これでいいのかな？」と思うことがあると思います。そこで、よくあるお詫び状の疑問を集めてみました。


■疑問１　パソコンか手書きか

ＩＴ化の進んだ現在では、日常のビジネス文書のほとんどがパソコンで作成されています。誰がどう見ても読みやすい文字で書かれていることは大きな利点ですが、お詫び状にはふさわしくない場合があります。

読む人によっては何十通と簡単に複製できたり、文例集から簡単につくることができるパソコンのお詫び状を、好意的に受け取らないケースもあるようです。
できるだけ手書きで、一文字ずつ丁寧に書いたほうが、こちらの誠意が相手に伝わり、読んだあとの印象も良くなるでしょう。


■疑問２　件名に「お詫び」の文字を入れるべきか

お詫び状の件名は本文より大きい文字で、はっきりと「○○のお詫び」と書きます。受け取った相手先の内部で、さまざまな役職の人に回覧されることを想定し、本件に関係の無い人にも内容が一目でわかるような表現にしましょう。


■疑問３　頭語と結語・時候の挨拶は必要か

通常のビジネス文書では、「拝啓」－「敬具」という頭語と結語が一般的ですが、お詫び状では、より丁寧な「拝啓」－「謹白」（「敬白」）が使われます。
時候の挨拶は必要ありません。頭語のあとは「貴社ますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。」といった挨拶の言葉で始めます。「平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。」という、日ごろの取引について感謝する言葉は忘れずに入れましょう。


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