2020/04/14

  • 組織診断
  • 業務改善
  • マニュアル見直し
  • ＬＭＳ

組織診断を活用した業務効率化の事例

顧客概要

業種業界
小売業
組織規模
250名程度

背景・課題

  • ・Ａ社は海外との取引も多く、近年急成長を遂げているが、取引先数及び取引規模の増加・拡大に伴い、業務量が増えたことから、部門ごとに仕事量の差が生じている。
  • ・働き方改革の一環としてフレックスタイム制度を導入しているが、あまり利用されていない。
  • ・「何か取り組みを始めたい」と思っているものの、実情を明確に把握できておらず、どのような取り組みが有効なのかわからない。

ご提案内容

社員が感じていることを洗い出し、業務効率化の提言を行う

全社員を対象として「組織マネジメント・キャリア・働き方診断」（組織診断）を実施することで、就業環境や社員意識に関する問題点を洗い出し、業務効率化及びフレックスタイム制度のさらなる活用を目指す。

実施施策

Step1現状把握および可視化～組織診断の実施

  • ①全社員を対象とし、組織診断を実施
  • ②アンケート結果をもとに、課題整理を行う

［吸い上げられた社員の声］


  • ・紙面での書類提出が多く非効率である
  • ・フレックスタイム制度について必要性を感じている社員が多いが「使いづらい雰囲気」があり活用できていない
  • ・管理職のマネジメントに不満がある部下が多い

Step2業務効率化の提言

報告会および具体的な改善活動を提案


  • ①ペーパーレス化
    書類に関しては、削減や統合ができないか内容を精査の上、オンライン上での申請や決済が行えるように仕組みの変更を検討した
  • ②業務フローのマニュアル化
    フレックスタイムでの勤務では、従業員の自主性に任せる部分が多いため、部門ごとに業務フローの見直しおよびマニュアルの整備を進め、勤怠管理の徹底や業務成果の共有の仕方などにつなげた
  • ③管理職に対する教育研修の充実
    マネジメントスキル向上のための教育を継続的に実施することで、「明確な指示の出し方」を学び、業務効率化を図った

Step3業務改善の実施

  • ①紙面提出書類削減のため、日常の承認・決済業務をＷＥＢ化
  • ②部門ごとの声をもとに、業務フローの見直し、マニュアル化を進める
  • ③業務報告の仕方や、管理職によるチェックフローの見直しにより成果を「見える化」し、フレックスタイム制度活用のハードルを下げる

お客さまの声

  • 問題点が明確になったことから、「優先して対処すべき問題」がわかった
  • 各部門において、作業時間を削減すべき業務を見える化することができた
  • 管理者からの指示が以前よりも分かりやすくなった
  • 業務フローやマニュアルが整備されたことにより、フレックスタイム制度が以前より利用しやすくなった

成果・今後の取り組み

  • 業務フローおよびマニュアルの見直しにより業務効率が上がり、残業時間の削減につながった
  • 半年後、1年後に再度アンケート調査を実施し、改善を実行・継続することができているか定期的に振り返りを行う
  • 紙面提出書類削減のため、LMSサービス「Leaf」の導入を検討する

本事例をお読みになり、ご興味・ご関心がございましたらぜひインソースまでご連絡ください！また、以下のリンクもぜひご覧いただければと思います。

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