0306マニュアル作成研修 基礎編(1日間)

マニュアル作成研修 基礎編(1日間)

お客さまのご都合に応じた受講方法をご用意しております。

本研修の「ねらい」

マニュアル作成のポイント
1
初見で分かる内容
2
作成の標準化
3
活用方法(業務標準化、業務改善)
研修のゴール

業務マニュアルは、単なる仕事の内容を説明するドキュメントではありません。 作成すること自体が、業務の標準化や見直しのきっかけにもなります。本研修では、マニュアルの作成要領を習得すると共に、業務の標準化や業務改善への活用にもつなげていただきます。

マニュアル作成・研修の流れ

位置付け

1.求められるマニュアルとは

2.マニュアル作成のねらい

作成要領

3.マニュアル作成の手順 

4.マニュアル作成の進め方の検討・決定

5.マニュアル対象業務の洗い出し

6.マニュアル作成の実際

ポイント・留意点

7.マニュアルの文書

8.わかりやすいマニュアル作成を考える

活用

9.マニュアル活用法

10.組織でマニュアルを作る、活用する

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研修プログラム例

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.求められるマニュアルとは
    <マニュアルのあるべき姿を明確にする>

    【ワーク】マニュアルに求められる要件を考える(誰に、何を、留意事項)
ワーク
  • 2.マニュアル作成のねらい
    <マニュアル作成の目的と用途を整理する>

    (1)マニュアル作成のねらい~なぜ、マニュアルは必要なのか
    (2)マニュアル作成と業務改善の関係 
    (3)マニュアルに求められるもの
    (4)マニュアルの種類(業務マニュアル、利用者マニュアル)
講義
  • 3.マニュアル作成の手順
    <計画から完成までの流れを把握する>

講義
  • 4.マニュアル作成の進め方の検討・決定
    <規格の決め方を学ぶ>

    (1)媒体の検討・決定 
    (2)マニュアルの様式・レイアウトなどの検討・決定
    (3)マニュアルの構成 
    (4)作業量・スケジュールの検討・決定
    (5)その他(メンテナンスルール、配布先 等)
講義
  • 5.マニュアル対象業務の洗い出し
    <構成の立て方を理解する>

    (1)マニュアル構成の基本型(何を、どのように行うか)
    (2)対象業務の層別 →「森を見て木も見る」
講義
  • 6.マニュアル作成の実際
    <4つの書式の特徴と作成のポイントを学ぶ>

    (1)チェックリスト型書式のポイント
    (例 コールセンター応対マニュアル)
    (2)業務仕様型書式(フロー型)のポイント
    (例 フロー型マニュアルの構成)
    (3)業務仕様型書式(スペック型)のポイント(例 カメラのスペック表)
    (4)リファレンス(FAQ)型書式のポイント (例 忘れ物Q&A)
講義
  • 7.マニュアルの文章
    <中身を作成する時に気をつけるポイントをおさえる>

    (1)マニュアルに望まれる文章構成(的確な見出し、一文一義 等)
    (2)求められる文章の内容
    (常に最新の状態、全体が200字程度に要約)
    (3)法規的な注意事項
    (4)図表、注、参照について 
    (5)文章におけるポイント(主語を明確にする、句読点の打ち方 等)
    (6)最終チェック(「第一読者」に確認、指摘してもらうことが大切 等)
講義
  • 8.わかりやすいマニュアル作成を考える
    <研修を振り返り、再確認する>

    【ワーク】研修を踏まえて「分かりやすいマニュアル作成」について
    考える。
講義
ワーク
  • 9.マニュアル活用法
    <マニュアルの効果的な活用法を学ぶ

    ・教育ツールとしての活用 
    ・業務標準化と業務改善のための活用法
講義
  • 10.組織でマニュアルを作る、活用する
    <実際に作成計画を立てる>

    【ワーク】自部署のマニュアル作成計画を立てる
ワーク
  • 付録
    1.JIS規格について 2.段落番号(記号)について 3.表記について
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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テキスト作成者から

■意図したとおり伝わるマニュアル

「現場に伝わるマニュアル」が作れるように、グループワークでマニュアルの改善作業を体感していただきます。

マニュアルの大切な点は、「意図したとおりに伝えられるか」「伝えたことが確実に理解されるか」です。また、適切なゴールにたどり着けるように、手を引っ張る感覚も必要です。
このような点を、ひとりの頭の中だけで解決することは難しいものです。そこで、本研修では、グループワークを通して客観的に読みやすいマニュアル作りを体験していただきます。

営業担当者から

業務の引継ぎなどマニュアルを残さなければいけない場面は多くあるかと思います。皆さま独自での書き方が多く、「統一された書き方を身につけたい」とのお声を多くいただくようになりました。

書き方ひとつでスムーズに内容を伝えられます。
是非、統一の書き方を皆さまに習得していただければと思います。

講師からひとこと

 冒頭のワークとフロー図作成ワークに重点を置いて、研修を実施します。
 フロー図作成ワークは、「カレーライスの作り方」を共通の題材として、チーム対抗の形で行ないます。
 各チームから力作が出揃いますが、細部に内容の抜けや誤解を招く表現が見られるため、それらを例にして、マニュアル作成の注意点を具体的に解説します。
 受講者の反応は総じて良く、研修全般を通じて楽しく受講する方が多いのが特徴です。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2017年 10月     24名
業種
大型市・区
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今後マニュアルを作る機会があるのでその時に思い出しながら業務を進めたいと感じました。
  • あいまいになっている業務における処理事項や判断事項について、誰が担当しても同じように処理できるよう整理して、「分かりやすい、使いやすい」マニュアルを整備したいと思います。
  • マニュアル・手順書の作成が業務上多いので、作成時に参考にしたいと思います。

実施、実施対象
2018年 3月     10名
業種
マスコミ・広告・印刷
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
80.0%
参加者の声
  • 基本的な作成手順、いろいろな手法が理解でき、大変参考になりました。今後のマニュアル作り、既存のアップデートに活かしていきたいです。
  • わかってはいてもなかなか実行してこなかった事なので、これを機に社内で統一化して効率を図りたい。とてもわかり易かったです。
  • 今は自分自身のメモ程度のものでしかないが、ある程度マニュアル化できたら他者に活用できるようにしていきたい。

実施、実施対象
2017年 6月     22名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 内容はとても良く理解できた。「目的、ねらい」の設定の重要性を特に感じた。
  • 目次の作成も大切なポイントの1つだということを改めて理解しました。見落としがちな項目や軽視してしまいそうな項目に対しても。「ここは大切」といったように、ポイントを押さえてもらえたので良かったです。
  • 内容がわかりやすく、ポイントもおさえやすい講義でよかった。講師の方の言葉も聞き取りやすく、時にユーモアもあり、飽きずに聞くことが出来た。

実施、実施対象
2017年 6月     15名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ワーク形式でしたので「分かったつもり」になって終わることなく、実際に自分に足りないところがよく分かりました。
  • これまで片手間での社内向けマニュアル作成が多かった為、体系立てての進め方が大変参考になりました。
  • 実際に作成していっている手順書で、参考になる点が多かった。


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マニュアル作成研修の評価
年間総受講者数
1,192
内容をよく理解・理解
96.3
講師がとても良い・良い
97.4

※2016年10月~2017年9月

サービス内容
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