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Google Workspaceの最適な活用術とは～生成ＡＩ・ＧＡＳ・アプリ連携で段階的な自動化を実現する
日常的にGoogle Workspaceを利用していても、その機能を十分に使いこなせていると感じている方は少ないかもしれません。
メールの処理や資料作成といった日々の業務を、最新のツールやＡＩを組み合わせて「自動化」の域まで高めることで、生産性を劇的に向上させることが可能です。本プランでは、Google Workspaceの基本機能を最大限に活かす土台作りから、生成AIによるアウトプットの質向上、そしてＧＡＳを用いた定型業務の自動化まで、段階的にスキルを習得し、業務効率を飛躍的に高めるための研修を厳選しました。
インソースの公開講座セットプラン
「Google業務効率化プラン～生成ＡＩ×アプリ連携で生産性を最大化する」はこちら
業務効率を劇的に改善するアプリ活用の土台作り
まずは、日常的に使用するメールや共有ドライブの基本設定を見直すことが重要です。
Gmailでは、フィルタ機能を用いたメールの自動振り分けやラベルによる分類を徹底することで、情報の整理にかかる時間を大幅に削減できます。また、Google ドライブを活用したクラウド上でのデータ管理に移行し、ファイル共有や共同編集の機能を活用することで、煩雑なやり取りを介さずにスムーズな業務遂行が可能となります。PC操作においては、基本的なショートカットキーを習得しておくことも、日々の積み重ねとして大きな効果を発揮します。
【公開講座】Google Workspace研修～明日から使いこなして業務効率アップ
Gmailの効率的な整理術やショートカットキーの活用など、今日から使える実践的なテクニックを習得します。
日々のＰＣ操作における小さなロスを無くし、快適な業務環境を構築する基礎を固めます。
生成ＡＩを活用したアウトプットの質向上
生成ＡＩであるGeminiを業務に取り入れる際は、単なる検索ツールとしてではなく、具体的な指示出しを行う「プロンプトエンジニアリング」を意識すると良いです。
ＡＩから望ましい回答を引き出すためには、以下の３つの視点を持って対話を進めることが推奨されます。
- 回答の精度を高めるための明確な条件提示
- 出力する回答形式の具体的な指定
- 対話を重ねて回答の質を高めるプロセス
これらを実践することで、プレスリリースの要約や顧客向けの魅力的な文章作成、さらにはGmailと連携した返信案の作成までをＡＩに任せられるようになります。また、特定のタスクに特化した自分専用のＡＩアシスタント（Gem）を作成し、業務の特性に合わせて出力を調整することも有効な手段です。
【公開講座】業務効率化のためのGemini研修～Googleアプリとの連携で作業時間を削減する
Geminiを用いたプロンプトエンジニアリングの基礎を学び、意図通りの回答を引き出すスキルを養います。
文章作成や情報収集などの業務に生成AIを組み込み、アウトプットの質とスピードを同時に向上させます。
定型業務を自動化へ導くプログラミングの導入
スプレッドシートを用いた転記や集計作業に膨大な時間を費やしている場合は、プログラミングによる自動化を検討すべきです。
Google Apps Script（ＧＡＳ）は、開発環境の構築が不要で導入のハードルが低いため、プログラミング未経験者でも以下のステップを踏むことで業務改善に着手できます。
- 変数やデータ型などの基礎知識の習得
- スプレッドシートとＧＡＳの連携方法の理解
- 条件分岐や繰り返し処理の実装
実際の業務で汎用的に使えるカスタム関数を作成したり、エラーへの対処方法を学んだりすることで、自立して自動化ツールを運用できるスキルが身につきます。
【公開講座】（初心者向け）ＧＡＳ入門研修～スプレッドシート操作自動化編（１日間）
プログラミング未経験者を対象に、スプレッドシート操作の自動化に必要な基礎知識をわかりやすく解説します。
日々の定型業務や単純作業を自動化するプログラムを作成し、業務改善の第一歩を踏み出しましょう。
複数ツールの連携による高度な仕組み化の実現
単体のアプリ操作に留まらず、複数のアプリケーションを横断して連携させることで、業務全体の仕組み化が完成します。
例えば、Google フォームへの回答をトリガーにして、その内容をスプレッドシートに自動集計し、さらにＰＤＦ化した資料を添付してGmailで下書きを作成するといった一連の流れを自動で実行させることが可能です。トリガー機能を用いてプログラムを定期実行させれば、人手を介さずに売上データの集約やグラフの更新を行うことも容易になります。
【公開講座】ＧＡＳ応用研修～Googleアプリとスプレッドシートを連携する
GoogleフォームやGmailなど、複数のアプリを連携させた高度な自動化システムの構築手法を学びます。
複雑な業務フローの仕組み化により、人の手によるミスを削減しながら、大幅な時間創出を実現します。
Googleツールの真価を引き出し生産性を向上させる
本コラムで紹介したＴоｄоを実践することで、Google Workspaceは単なるツールから、頼もしいビジネスアシスタントへと進化します。
アプリの基本操作から生成ＡＩの活用、そしてＧＡＳによる自動化までを体系的に組み合わせ、自身の業務に合わせて最適化していくことが、生産性を最大化するための鍵となります。まずは身近なメールの整理やAIへの問いかけから、一歩を踏み出してみてください。
Google業務効率化プラン～生成AI×アプリ連携で生産性を最大化する
このように、「アプリ活用の土台作り」「生成AIによる質向上」「プログラミングによる自動化」という３つの視点から、段階的かつ実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「Google業務効率化プラン～生成ＡＩ×アプリ連携で生産性を最大化する」 です。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るのインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、複数研修へボタン一つでお申込みいただけます。１つの研修だけではなかなか学びきれない複合的なスキルを身につけ、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。
インソースの公開講座セットプラン
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人財育成スマートパックとは、公開講座や動画教材・ｅラーニング、テキスト教材など、インソースの様々なサービスをお得にご利用いただける、ポイント制割引サービスです。
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