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「頑張っているのに評価されない」から卒業。社会人１・２年目が「信頼」を得るための３つの基本スキルとは
一生懸命仕事に取り組んでいるのに、やり直しを命じられたり、意図がうまく伝わらなかったりして戸惑うこともあるかもしれません。毎日真面目に業務をこなしているにもかかわらず、上司や先輩との間に認識のズレを感じるという悩みは多くの人が抱えるものです。
職場で周囲からの信頼をしっかりと得るためには、周辺配慮、ビジネスマナー、文書作成という基本スキルが欠かせません。基本ですから、確実に身につけて日々の業務に活かすことが重要です。社内外を問わずあらゆる場面で周囲とスムーズな関係を築けるようになります。本日は、明日からすぐに現場で実践できるちょっとしたコツを順番にお伝えします。
インソースの公開講座セットプラン
「社会人１年目・２年目のステップアッププラン～周囲への配慮と魅せ方で信頼を得る」はこちら
相手の期待を予測して動く仕事術
業務の前後工程を意識する
自分では言われた通りにしっかりやっているつもりでも、チームでの仕事においては周囲との認識にズレが生じることがあります。そのようなときは、自分の担当業務だけでなく、その前後にどのような工程があるのかを広く確認することが大切です。
仕事は単独で完結するものではなく、プロセスが連続してつながることで初めて価値が生まれます。前の工程の担当者からどのように仕事を受け取り、次の工程の担当者へどう良い状態で渡すかを見直すだけで、仕事の質は大きく変わります。まずは、日々のルーティンワークにおいて、前後工程の担当者とのやり取りに課題がないか洗い出し、よりスムーズに進めるための解決策を少しだけ考えてみてください。
労力の掛け方を見直す
自分にとっての当たり前が、必ずしも相手と同じとは限りません。相手目線に立ち、自分の仕事を構成する要素と、そこにかける労力の配分を定期的に見直すことも有効な手段です。自分では重要だと思って時間をかけていた作業が、実は相手にとってはそこまで高い精度を求められていないこともあります。逆に見落としがちなポイントが、相手にとって非常に重要な要素である場合も少なくありません。
お客さまや上司の視点で、どの要素にどれだけの労力をかけるべきかを考える習慣をつけてみてください。相手の常識や期待を予測し、それに応える行動をとるという配慮が、組織全体で成果を上げるための基本となります。
【公開講座】社会人１年目・２年目ステップアップ研修～周辺配慮を意識した仕事の進め方
自分の業務が全体の中でどのような役割を持つのかを理解し、次の工程の相手が「助かる」仕事の進め方を習得します。
指示待ちから脱却し、相手の期待を先読みして動くための「周辺配慮」の具体的なテクニックを身につける研修です。
相手に配慮するコミュニケーションの基本
人の話のきき方を変える
周囲から信頼されるビジネスパーソンになるためには、第一印象や身だしなみといった外見的な要素だけでなく、言葉を通じた日々のコミュニケーションが非常に大切です。
特に相手の話を聞くときの姿勢は、良好な関係構築に大きく影響を及ぼします。ビジネスの現場では、ただ漫然と相手の言葉に耳を傾けるのではなく、意識的に話をきく工夫が求められます。以下の２つの視点を意識して、日々のやり取りに取り入れてみてください。
- 相手の話を引き出すための積極的な傾聴
- より深い情報を得るための効果的な質問
これらを実践することで、相手は気持ちよく話すことができ、業務に必要な情報を正確に把握できるようになります。
会社の顔としての電話応対
日々の電話応対でも、相手への細やかな配慮を示すことができます。電話を受けるときもかけるときも、自分自身が会社の顔であるという意識を持つことが基本中の基本です。電話の受け方や取次ぎ方、さらには不在時の伝言メモの書き方一つにも、相手への思いやりがはっきりと表れます。
また、ビジネス電話における決まった表現をあらかじめ覚えておくと、イレギュラーな場面でも焦らずスムーズに対応できます。マナーの表面的な型をただ暗記するのではなく、なぜその振る舞いが必要とされるのか、相手の視点に立って考えて行動することが信頼獲得につながります。
【公開講座】ビジネスマナー研修～信頼されるビジネスパーソンの振る舞いを身につける
挨拶や言葉遣い、電話応対といった基本マナーの「なぜ必要か」という本質を理解し、相手に安心感を与える振る舞いを学びます。
型をなぞるだけでなく、相手への敬意を具体的な行動として表現し、社内外から信頼されるビジネスパーソンを目指す内容です。
読み手が納得する論理的な文書の組み立て方
分かりやすい文章の基本ルール
上司に報告書を提出した際に何が伝えたいのか分からないと指摘されたり、お客さまに提案書の要点を聞き返されたりした経験があるかもしれません。そのようなときは、読み手が必要としている情報を明確にすることから始めるのが第一歩です。
自分では分かりやすいと思っていても、無意識のうちに専門用語やカタカナ語を多用していないか、まずは自分の書いた文章を振り返ってみてください。相手にとって馴染みのない分かりにくい言葉を避け、誰が読んでも理解できる的確なキーワードを選ぶことが大切です。文書内の必要な部分をしっかりと取捨選択し、簡潔に要約する練習を繰り返すことで、一番伝えたい要点が相手にまっすぐ伝わりやすくなります。
論理的構造を組み立てるコツ
読み手が迷わずに納得できる文章を作るためには、論理的な構造を意識して文書全体を設計することが必要です。自分の主張に対して、それを支える論拠がしっかりと整理されているかを確認してみてください。
トップダウン法などを活用して、情報をピラミッド構造に整理していくと、それぞれの内容のつながりが視覚的にも分かりやすくなります。また、論理の展開をよりスムーズにするために、文と文をつなぐ接続詞を適切に使うことも忘れないでください。読み手が知りたい情報を、相手が最も理解しやすい順番で提示していくことが、説得力のある論理的なビジネス文書を完成させる近道となります。
読み手がストレスなく内容を理解できるよう、情報を整理し、論理的な構造で文章を組み立てるための基本ルールを習得します。
「結局何が言いたいの？」と言わせない、簡潔で説得力のあるビジネス文書を効率的に作成するための実践的なテクニックを学ぶ研修です。
相手目線を持つことが信頼への確実な道
日々の業務におけるちょっとした工夫や配慮の積み重ねが、周囲からの高い評価や揺るぎない信頼に直結します。自分の仕事の前後の工程を思いやり、言葉や振る舞いで目の前の相手に配慮し、読み手を決して迷わせない文章を心がけることが大切です。対面でのやり取りから文書での報告まで、どの場面においても共通して求められるのは、徹底して相手目線を持つことです。
まずは明日、業務連絡のメールを一通書くときや、電話を一本受けるときに、相手がそれをどう受け止め、どう感じるかを少しだけ想像してみてください。そのような日常の小さな視点の変化が、社内外で確かな信頼関係を築くための大きな一歩となります。
社会人１年目・２年目のステップアッププラン～周囲への配慮と魅せ方で信頼を得る
このように、「周辺配慮」「ビジネスマナー」「文書作成」という３つ基本スキルは、段階的かつ実践的に高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「社会人１年目・２年目のステップアッププラン～周囲への配慮と魅せ方で信頼を得る」 です。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、複数研修へボタン一つでお申込みいただけます。１つの研修だけではなかなか学びきれない複合的なスキルを身につけ、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。
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