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単調なルーティン業務を削減。ＲＰＡ導入を成功に導く「業務整理・分解」と「ツール選定」
ＲＰＡは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称です。「ロボット」といっても物理的な機械ではなく、パソコンの中で動くプログラムを指します。自動化ツールのことです。どういう仕事が自動化に向いている、向いていないという判断ができれば、業務の自動化への第一歩が踏み出せます。
業務効率化を進めるには、自動化に向けた業務フローの見直しと、ＲＰＡツールの選定と導入という概念が重要です。これらをセットで学ぶことで、自動化すべき業務を正しく見極め、スムーズなツール導入で着実に業務時間を減らすことができます。
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自動化の第一歩は業務を可視化することから
ＲＰＡを導入して業務を楽にしたいと考えたとき、すぐにツールを探し始めてしまうことはありませんか。
実は、ツールを入れる前に、まずは今の業務を整理することが何よりも重要です。
働き方改革が求められる今の時代、効率化の選択肢として自動化は非常に有効です。しかし、業務の流れが複雑なまま自動化しようとしても、うまく動かなかったり、かえって手間が増えてしまったりすることがあるからです。現状の業務をしっかりと見つめ直し、可視化することが、成功への一番の近道になります。
業務を２つの軸で整理する
業務を洗い出したら、それが自動化に向いているかどうかを見極めます。その際は、作業の性質と時間の長さに着目して分類してみてください。
具体的には、以下の２つの軸で業務を整理します。
- 作業の単調さ
- 総作業時間
この２つの軸で整理することで、総作業時間が長く、かつ単調な作業がはっきりと見えてきます。毎日繰り返しているデータの転記や、決まった手順で進む書類作成などの定型業務がこれに当てはまります。一方で、総作業時間が少なく単調でない仕事は、すぐに自動化するよりも別の改善方法を考えた方がよいかもしれません。まずは自分たちの部署のルーティン業務を書き出し、この軸に当てはめてみてください。
業務フローをＰＣ作業レベルで分解する
対象となる業務が見つかったら、次はその流れを図式化して整理します。業務フローを作成する一番のメリットは、属人化していた手順を誰の目にも明らかな形にできることです。普段なんとなく行っている作業も、フローチャートにすることで無駄な手順や無理な工程が見えやすくなります。
また、業務をパソコンの操作レベルまで細かく分解することが大切です。「ファイルを開く」「特定のセルをコピーする」「別のシステムに貼り付ける」といった具体的な操作にまで落とし込んでみてください。ここまで細かく分解することで、ツールにどのような指示を出せばよいかが明確になり、自動化に向けた改善点が見えてきます。
【公開講座】業務削減研修～自動化（ＲＰＡ）に向けて業務フローを見直す
自動化の前提となる「業務の可視化」と「プロセスの最適化」を学ぶ研修です。ＲＰＡ導入前に必須となる、無駄のない業務フローの描き方を習得します。
今の業務をＰＣ操作レベルまで分解し、どこを自動化すべきかを論理的に判断するスキルを身につけます。
自社に合ったツールを選び適切に運用する
自動化する業務が決まり、手順が明確になったら、いよいよツールの導入に向けて動き出します。ＲＰＡには様々な種類があり、目的や環境に合わせて最適なものを選ぶ必要があります。
これまでのシステム化とは違い、ＲＰＡは業務を行う現場の担当者が自ら改善を進めやすいという特徴があります。自社の体制に合ったツールを選ぶことが、長く安定して運用するためのポイントです。
ＲＰＡツールの３つの分類
ＲＰＡツールは、動かす場所によって大きく３つの種類に分けられます。環境に応じた以下の分類を知っておくことが大切です。
- デスクトップ型
- サーバ型
- クラウド型
手元のパソコンだけで手軽に動かしたいのか、全社で一括して管理したいのかによって選ぶべきツールは変わります。それぞれのメリットを理解し、自社のセキュリティ要件やコストに見合ったものを選ぶことが失敗を防ぐコツです。
ツールの機能と選び方のポイント
ＲＰＡにできることは、ファイルの起動やWebブラウザの操作、画像マッチングなど多岐にわたります。ＩＴが得意な業務を理解し、ツールを組み合わせることでより便利に活用することができます。ツールを選ぶ際は、使用用途に合わせて機能の豊富さや操作性の違いを比較してみてください。
また、ロボット作りに困ったときのサポート体制や、ライセンスの契約タイプも事前に確認しておくと安心です。実際にロボットを運用する際は、業務が止まってしまったり、機密情報が漏えいしたりするリスクにも注意を払う必要があります。安全に運用するためのルール作りを進めるとともに、業務改善の知識やプログラミングの基礎知識を少しずつ身につけることで、活用の幅はさらに広がっていきます。職場全体で自動化の事例を共有し、効率化を喜ぶ風土をつくっていくことも大切です。
【公開講座】ビジネス活用のためのＲＰＡ研修～ＲＰＡ導入のための一歩を踏み出す
ＲＰＡの基本的な仕組みから、ツールの選定基準、導入・運用のポイントまでを体系的に理解できる研修です。
エンジニア任せにせず、現場の担当者が主導して自動化を進めるための具体的なステップを学びます。
業務の整理とツールの理解で自動化を成功させる
ＲＰＡを使った業務効率化は、ただ便利なツールを導入して終わるものではありません。まずは今の業務を見直して可視化し、適切なツールを選んで運用するという一連の流れが必要です。業務の棚卸しとツールの知識を組み合わせることで、初めて大きな効果を生み出すことができます。
明日からでも、ご自身の担当業務をひとつずつ書き出し、単調な作業と時間がかかっている作業を洗い出してみてください。そして、その作業手順をひとつずつ分解してみることをおすすめします。そうした小さな改善の積み重ねが、やがて大きな時間のゆとりを生み出してくれます。目の前の同僚と一緒に、できるところから業務の自動化に向けて一歩を踏み出すしてみてはいかがでしょうか。
業務改善（ＲＰＡ）プラン～業務効率化を実現するために必要な実践力を身につける
このように、「自動化に向けた業務フローの見直し」「ＲＰＡツールの選定と導入」という２段階で実践的にスキルを高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「業務改善（ＲＰＡ）プラン～業務効率化を実現するために必要な実践力を身につける」 です。
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