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会議をムダな時間にしないＡＩ活用のススメ～生成ＡＩは「必ず発言する参加者」になれる
「また結論が出なかった」「同じ話題をぐるぐるしているだけ」「そもそも何を決める会議だったのか」。会議の後にこうしたため息をついた経験は、多くのビジネスパーソンに共通するものではないでしょうか。
さまざまな組織のお客さまから、会議の非効率さに関するお悩みは非常に多くいただいています。
なぜ会議の時間はムダになるのか～３つの原因
会議がムダになる原因とは何か。大きくまとめると、次の３つに集約されます。
- 参加者の当事者意識が薄い
- 会議のゴールが共有されていない
- 議論の足がかりとなる情報や視点が不足している
この３つのうち、「当事者意識」と「ゴールの共有」はファシリテーターのスキルや事前準備で対処できます。しかし、「議論の足がかり不足」については、どれだけ優秀なファシリテーターがいても、参加者から有益な発言が出なければどうにもなりません。
逆にいえば、議論がどんな流れになっても、議論の目的をおさえた意見を必ず出してくれる参加者がいれば、ファシリテーターも心強いものです。そして、「必ず意見を出す」ことを得意とするのが、生成ＡＩです。
「会議にＡＩを使う」と聞いてピンときますか～詰まる・ループの時です
「会議にＡＩを活用する」と聞いて、すぐにイメージできる方はそれほど多くないかもしれません。議事録を自動生成してくれるツールは聞いたことがあるでしょうし、生成ＡＩで資料を作ったこともあるかもしれません。
しかし、会議の場でリアルタイムにＡＩを使ったことはあるでしょうか？実際に使ってみると「あ、これはいい」と感じるシーンが意外と多いのです。特に効果を感じやすいのが、議論が行き詰まったとき、話が同じところをループしているとき、なかなか合意に至らないときです。
必ず発言する心強いメンバーとしてＡＩを投入する
会議中でよく起こる困った状況として、「誰も発言しない沈黙」と「同じ議論の繰り返し」があります。ファシリテーターとして問いかけを工夫しても、参加者の思考や知識の幅には限界があります。そこで有効なのが、生成ＡＩを「必ず発言する心強いメンバー」として会議に参加させるという発想です。具体的には次のような場面で活用できます。
議論が行き詰まったとき
議論の流れをＡＩに入力し、論点を整理してもらいます。「この議論で検討できていない視点は何か」「対立している意見の共通点はあるか」といった問いをＡＩに投げることで、参加者が気づいていなかった切り口が提示されます。
アイデアが出にくいとき
ブレインストーミングの場でＡＩに複数の案を出させます。ＡＩのアイデアをそのまま採用する必要はなく、「このアイデアを改善するなら」「逆の発想をするなら」という形で、参加者の思考の呼び水として使うと効果的です。
合意形成が難しいとき
複数の意見が対立して話が前に進まない局面では、ＡＩに代替案や妥協案を提示させることができます。人間が提案すると「あの人の意見に乗らされた」という感情が生まれやすいですが、ＡＩの案であれば中立な提案として受け取られやすくなります。
会議の準備にもＡＩを活用する
ＡＩ活用の効果が大きいのは、会議中だけではありません。むしろ準備段階でのＡＩ活用が、会議全体の質を大きく左右します。会議前にＡＩへ「この目的の会議に必要なアジェンダを提案してほしい」と依頼するだけで、骨格となる進行案を短時間で得ることができます。ゼロから考える負担が減るうえ、自分では思いつかなかった論点が含まれることもあります。
会議にＡＩを使う３つのコツ～問いの質・評価スキル・人間主導の姿勢
「試してみたい」と思っても、組織全体でＡＩを会議に取り入れるには、いくつか押さえるべきポイントがあります。まず、ＡＩへの入力精度を高めるためには「問いの立て方」の工夫が必要です。漠然とした入力では漠然とした回答しか返ってきません。ＡＩに対しても、ファシリテーターが問いを立てる感覚と同じように、具体的かつ目的に沿った指示を出すことが求められます。
次に、ファシリテーター自身がＡＩの出力を適切に評価・選別するスキルが必要です。ＡＩの提案をそのまま採用するのではなく、「この案の妥当性は」「他に考慮すべき点は」と批判的に検討するよう参加者に呼びかける力こそが、ＡＩ時代のファシリテーターに求められる資質です。
そして何より、ファシリテーションの基本的な流れ（目的の設定、アジェンダの設計、議論の推進、合意形成、総括や振り返り）をしっかり理解したうえで、ＡＩ任せにするのではなく、あくまでも参加者やファシリテーターの判断のもとで補助的にＡＩを使う、という姿勢が大切です。最終的な決断の責任は、結局人間にあるのですから。
【ＡＩと働く】ファシリテーション研修～ＡＩ活用で会議の停滞を防ぐ
会議を成果につなげるための５つのステップを体系的に学びながら、準備段階から会議中まで、生成ＡＩを実際に操作しながら議論を進める実践的なプログラムです。
会議やミーティングの運営に携わる中堅層からリーダー層、管理職の方に特におすすめです。生成ＡＩによる論点整理や代替案の提示など、明日の会議からすぐに試せる手法を身につけることができます。
よくあるお悩み・ニーズ
- 会議で意見が出ない、堂々巡りになるなどして議論が停滞する
- 事前に会議の目的に沿った議題や進行を準備しておきたい
- ムダな時間をかけずに、生産性の高い会議運営をしたい
本研修の目標
- 会議の目的に沿った進め方を想定した上で、議題設定ができる
- 生成ＡＩも活用しながら、議論を前へ進めることができる
- 会議後のアクションを踏まえて議論を総括できる
対象者
- 会議やミーティングの運営を行う方
- まとめ役として会議やミーティングへ参加することが多い方
セットでおすすめの研修・サービス
ＡＩ時代の質問力向上研修～求められる「問題発見力」と「問いを立てる力」
ＡＩを使いこなすビジネスパーソンに不可欠な「質問力」を体系的に学んでいただく研修です。良質な問いの要件を理解した上で、逆算思考による問いの設計、本質に迫る深掘り技法、ＡＩの回答を検証するクリティカルな質問まで、実践的な質問力を鍛えられる内容となっています。
マーケティングリサーチ、企画立案、会議の運営、部下育成といった、あらゆるビジネスシーンで高い成果を生み出すための「問いを立てる力」が身につけられます。
合意形成力強化研修～言語化する力で決めきる
会議を前進させるために欠かせない合意形成について学びます。合意形成で鍵となるのは事前の設計と、論点の整理です。
特にさまざまな意見を短時間で要約する力や、相手が「なんとなく」と感覚的に発言する部分を適切な言葉に置き換える力が重要になると考え、重点的に演習を行います。会議を単なる話し合いの場に終わらせず、物事を前進させていく場とするためのスキルを身につけます。
【ＡＩと働く】プレゼンテーション研修～ＡＩと共に磨く「伝わる」シナリオ設計
聞き手目線を軸に、プレゼンテーションの目的・構成・資料・話し方を設計し、相手の理解と意思決定を促す伝え方を身につけます。
聞き手に抱かせたい心理と避けるべき心理を整理し、自身の資料や説明が相手にどう受け取られるかを客観的に見直します。聞き手の立場から内容を点検することで、独りよがりな構成や表現に気づき、改善点を明確にします。最後に自分のテーマでの実践を通し、聞き手目線でのプレゼンテーション力強化につなげます。さらに、ＡＩを壁打ち役として活用し、構成案や表現を磨き、準備の質とスピードを高めます。
