文章作成の悩みを解決するＡＩエージェント活用事例３選～添削・リライト・タイトル作成を効率化

日々の業務において、メール、報告書、議事録、販促文、社内通知など、文章を作成する機会は非常に多くあります。

一方で、文章作成は意外と時間がかかる業務です。書き出しに迷う、表現がきつく見えないか気になる、相手に伝わる言い回しになっているか不安になる。こうした経験がある方も多いのではないでしょうか。このような文章作成の悩みを軽減する手段として有効なのが、生成ＡＩを活用した文章作成エージェントです。

いつもの頼む指示を保存しておくだけ～「ＡＩエージェント」を作っておくと便利です

「ＡＩエージェント」とは、汎用的な対話型生成ＡＩ（チャット形式）とは異なり、あらかじめ業務の目的や出力形式、判断基準などを設定しておくものを指します。誰が使っても一定の品質を保ちやすく、添削や言い換え、タイトル案の作成など、業務の目的に合わせた支援を受けやすくなります。

本記事では、インソースで実際に活用しているＡＩエージェントを、文章作成をテーマに３つご紹介します。インソースでは、プログラミングの知識や経験がない社員も、１日間の研修を受けたうえで、自分の業務に特化したＡＩエージェントの設計・作成に取り組んでいます。今回ご紹介するエージェントも、そうした全社的な取り組みの中で社員が実際に作成したものです。

「自分の業務に合ったＡＩを、自分で作れる」という点が、ＡＩエージェント活用の大きな価値です。文章作成にかかる時間や心理的な負担を減らし、担当者が内容の確認や判断に集中しやすくするための活用例です。

文章作成を支援するＡＩエージェントの具体的な活用事例

文章作成におけるＡＩ活用というと、「文章を自動で作る」イメージが先行しがちです。しかし実際には、完成文を一度で出すよりも、人が考えた内容を整える、伝わりやすくする、複数案を出すといった使い方のほうが、現場で活用しやすい場合があります。

ここでは、ビジネス文書の添削、メールのリライト、求人原稿のタイトル作成の３つの場面で役立つエージェントを紹介します。皆さまのＡＩ活用のご参考になれば幸いです。

１．【ビジネス文書の添削エージェント】送信前の不安を減らし、伝わる文章に整える

作成した文章を送信・提出する前に確認し、より自然で分かりやすい表現に整えるためのエージェントです。インソースのビジネス文書研修で扱う観点を参考にしており、単なる誤字脱字の確認だけでなく、敬語表現、文章の流れ、読み手への伝わりやすさを踏まえて添削できる点が特徴です。

例えば、汎用的な生成ＡＩに「この文章を添削してください」と依頼した場合、表面的な言い回しの修正にとどまり、添削の観点も毎回ばらつきが出てしまいます。一方、本エージェントでは、ビジネス文書としての基本ルールや、社外向け・社内向けといった文書種別に応じた観点があらかじめ組み込まれているため、細かく指示しなくても一貫した添削結果が得られます。また、整えるだけではなく「なぜ修正したほうがよいのか」を確認しながら、実務に合った文章に改善できる点も強みです。

利用ツール:
Microsoft 365 Copilot
活用部署:
営業部門、管理職、チームリーダー、若手社員の育成担当
業務課題:
メールや提案書などの文章作成において、表現の適切さや分かりやすさに不安がある
解決策:
作成済みの文章を入力すると、文書種別に応じて添削文、修正箇所、修正理由、補足を提示する
導入効果:
- 送信前や提出前の確認時間を短縮
- 敬語や謙譲語など、ビジネス文書としての表現品質を向上
- 若手社員の文章作成スキル向上を支援
- 上司や先輩による添削や確認の負担を軽減

このエージェントの作成ポイントは、文章を「代わりに書く」だけではなく、利用者が書いた文章を添削し、改善理由まで示すことです。そのため、若手社員は自分の文章のどこを直せばよいかを学びながら活用でき、管理職やチームリーダーにとっても、部下の文書作成支援やチーム全体の文章品質向上に役立ちます。

【図】ビジネス文書添削エージェントの活用イメージ

ビジネス文書添削エージェントの活用イメージ

２．【本音リライトエージェント】言いにくい本音を、失礼のないビジネス文書に変換

「そのままでは相手に言いにくい本音」を、相手に失礼のないビジネス文書へ書き換えるエージェントです。伝えたい内容を率直に入力すると、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な表現に整えてくれるため、文章作成に迷う時間を減らせます。

利用ツール:
Microsoft 365 Copilot
活用部署:
営業部門、カスタマーサポート部門、バックオフィス、全社共通
業務課題:
メールで伝えたいことはあるが、相手に失礼のない表現に整えるのに時間がかかる
解決策:
率直な要望や本音を入力すると、相手への配慮を保ったビジネスメールに変換する
導入効果:
- 角の立たない表現への変換
- 相手に配慮しながら要件を伝える文面作成を支援
- 部署を問わず、日常的なメール業務で活用可能

例えば、以下のような「そのままでは伝えづらい内容」も、適切なビジネス表現に変換できます。これにより、「どう書くか」ではなく「何を伝えるか」に集中できるようになります。

本音	リライト後の表現例
早く確認してほしい	お忙しいところ恐れ入りますが、内容をご確認いただけますと幸いです
前にも伝えたのできちんと見てほしい	念のため、以前ご共有した内容を再度ご案内いたします。
この条件では対応できないので変更してほしい	現状の条件では対応が難しいため、条件の見直しについてご相談させていただけますでしょうか。

３．【求人タイトル作成エージェント】求職者の目に留まるタイトル案を素早く提案

募集内容に応じて、求職者に伝わりやすい求人タイトル案を複数提案するエージェントです。短い文章で魅力と要点を表現する難しさを解消し、タイトル作成の効率化と質向上につなげます。

利用ツール:
Microsoft 365 Copilot
活用部署:
採用担当部門、求人部門、人事部門
業務課題:
求職者に伝わりやすい訴求軸の検討に手間がかかる
解決策:
募集職種、仕事内容、訴求ポイントを入力するだけで、求人タイトル案を複数提案
導入効果:
- タイトル案の幅出しによる原稿品質の向上
- 採用・求人関連業務の効率化
- 求人タイトル作成時間の短縮

担当者はゼロからタイトルを考える必要がなくなり、提案された複数の案を比較・調整する形で効率的に検討を進められます。一般的な生成ＡＩでも求人タイトル案を作成することはできますが、その都度、前提条件や表記ルール、避けたい表現を細かく入力する必要があります。

本エージェントでは、求人タイトルを作成する際の考え方や、訴求軸の出し方をあらかじめ設定しているため、特別なプロンプトを毎回入力しなくても、実務で検討しやすいタイトル案を出せるようにしています。また、求人タイトルでは「魅力的に見せること」と「実態に即した表現」のバランスが重要です。本エージェントはその両立を支援し、実務でそのまま使いやすいタイトル案の作成を可能にします。

【図】求人タイトル作成エージェントの出力イメージ

求人タイトル作成エージェントの出力イメージ

文章作成エージェントを活用する際のポイント

文章作成エージェントは、便利な一方で、ただ文章を入力するだけでは期待通りの出力にならないこともあります。実務で使いやすいエージェントにするためには、次の３つのポイントを押さえることが重要です。

使用する場面を具体的に決める

「文章を何でも作れるエージェント」にしようとすると、出力が抽象的になりやすくなります。最初から万能なエージェントを作ろうとせず、「特定業務専用」に分解することがポイントです。まずは、添削、メールリライト、求人タイトル作成のように、用途を絞って設計することが大切です。用途が明確であれば、入力すべき情報や出力形式も決めやすくなります。

例えば、求人タイトル作成であれば、職種、ターゲット、仕事内容、訴求ポイント、避けたい表現を入力項目にすると、より実務に近い案を出しやすくなります。

文章の「目的」と「読み手」を必ず指定する

文章は、同じ内容でも読み手や目的によって適切な表現が変わります。社内向けなのか、顧客向けなのか、求職者向けなのかによって、必要な丁寧さや訴求の仕方は異なります。そのため、エージェントには次のような情報を入れると効果的です。

誰に向けた文章か
何を伝えたいのか
読んだ相手にどう行動してほしいのか
どの程度の丁寧さ・硬さにしたいのか
避けたい表現はあるか

これらを指定することで、単に整った文章ではなく、目的に合った文章を作成しやすくなります。

最後は必ず人が判断する

ＡＩエージェントは、表現の整理や案出しに非常に有効です。一方で、事実関係、社内ルール、条件などの確認は、人が行う必要があります。特に、求人タイトルや顧客向けメールでは、誤解を招く表現や実態と異なる表現が含まれていないかを確認することが重要です。ＡＩはあくまで文章作成を支援する道具として使い、最終的な責任を持つのは人であるという前提を持つことで、安心して活用できます。

まとめ～上手なＡＩエージェント活用で負担を軽減

本記事では、文章作成を支援するＡＩエージェントとして、３つをご紹介しました。文章作成業務では、文章をゼロから作る時間だけでなく、表現に迷う時間、言い換えを考える時間、複数案を検討する時間も大きな負担になります。ＡＩエージェントを活用すれば、こうした負担を軽減し、担当者は内容の確認や判断、相手に合わせた調整に時間を使えるようになります。

大切なのは、ＡＩに文章作成を丸投げするのではなく、目的や読み手、使う場面を明確にしたうえで活用することです。まずは、頻度が高く、型が決まっている文章作成業務から、ＡＩエージェント化を検討してみてはいかがでしょうか。