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ツール選びの前にすべきこととは？組織課題を見極め最適な解決策を導く、実践的なＤＸ推進
デジタルツールは数多ありますが、どんな問題でも即解決するような「魔法の道具」は存在しません。それぞれ得意・不得意があり、解決すべき課題が明確でなければ真価を発揮できません。
課題を明確にし、どう解決していくかを決めて、最後に必要なツールを選択するという、順番を踏んでいく必要があります。課題設定、ツールの知識、生成ＡＩという道具、業務フロー、企画書作成といった要素がＤＸに必要な知識です。日々の業務改善に向けた、具体的なステップをご紹介します。
インソースの公開講座セットプラン
「デジタルツール検討プラン～組織課題を見極め、最適な解決策を導く」はこちら
本質的な課題を見極めて組織の改善につなげる
問題と課題の違いを意識する
日々の業務で発生している事象やトラブルは単なる「問題」であることが多いものです。
その問題の根本的な原因を探り、自組織が解決すべき「課題」として設定し直す視点が求められます。部署ごとの部分最適に留まらず、組織全体の最適化につながるイシューを見極めることが重要です。
３つのステップで問題を分析する
問題を正しく切り分け、後から対処しやすくするためには、手順に沿った分析が効果的です。「洗い出し」「可視化」「俯瞰」の３つのステップで進めることで、業務を客観的に捉えることができます。
まずは現在の状況をありのままに書き出し、そこから全体像を俯瞰して本質的な課題を特定していきます。
【公開講座】【ＤＸ推進者シリーズ】課題設定力研修～全社的な課題を見極めて最適化する
現場で起きている事象を「問題」として放置せず、組織が取り組むべき「課題」へと昇華させるプロセスを学びます。
「洗い出し・可視化・俯瞰」の３ステップを通じて、デジタル化によって解決すべき本質を見極める力を養います。
身近なツールを活用して業務効率化を図る
各種ツールの得意分野を把握する
世の中には多様なデジタルツールがありますが、それぞれに得意な処理と不得意な処理があります。
表計算ソフトの関数やマクロ、情報共有のためのノーコードツール、本格的なプログラミング言語など、それぞれの特徴と機能を理解しておくことで、目的に合った最適な手段を選ぶことができるようになります。
身近な業務から自動化を検討する
ツールの特徴を把握したら、自身の業務の中で時間がかかっている定型作業やルーティン業務を洗い出します。その作業にどのツールを適用すれば時短化や自動化ができるかを考え、まずは小さな改善から仕組み化を進めていくのがポイントです。少しずつ成功体験を積み重ねることが、組織全体のデジタル化へとつながります。
【公開講座】（２時間研修）ＩＴ初心者のためのＤＸスタート講座
デジタル化への心理的ハードルを下げ、身近なツールで何ができるのかを短時間で凝縮して学びます。
まずは自分の手元の業務を自動化・効率化する視点を持ち、ＤＸを「自分ごと」として捉えるきっかけを作ります。
生成ＡＩを味方につけて生産性を高める
得意分野と不得意分野を見極める
生成ＡＩにも得意なことと不得意なことがあります。市場調査などの情報収集、長文の要約、新規事業のアイデア出し、エクセルデータの整形など、ＡＩが力を発揮しやすい業務を見極めて任せることが大切です。
任せるべき業務を正しく選定することで、人間はより付加価値の高い思考業務に専念できるようになります。
回答の精度を高めるプロンプトの工夫
生成ＡＩから欲しい回答を正確に引き出すためには、質問の仕方であるプロンプトエンジニアリングに工夫が必要です。具体的には以下の２つの要素を意識して指示を出します。
- 条件の提示
- 出力形式の指定
一度で完璧な回答を求めず、対話を重ねながら回答の質を高めていく手法も有効です。
【公開講座】（半日研修）業務効率化のためのChatGPT活用研修
日常業務の具体的なシーンを想定し、ChatGPTから最大の成果を引き出すためのプロンプト技術を習得します。
ＡＩに任せるべき業務を整理し、人間が本来注力すべきクリエイティブな時間を創出するための方法を学びます。
人の心理に寄り添った使いやすい仕組みを作る
業務を見える化してボトルネックを見つける
まずは現在の業務の流れを図やフローチャートで表現し、プロセス全体を可視化します。
これにより、どこに無駄な作業が発生しているのか、どこがボトルネックになっているのかを客観的に把握できるようになります。業務の可視化は、プロセス標準化の第一歩です。
４つの要素で使いやすい仕組みを作る
業務フローを改善する際は、行動経済学に基づくEASTフレームワークを活用して検証します。人が自然と動きたくなる仕組みを作るための４つの要素は以下の通りです。
- Easy（簡単でシンプル）
- Attractive（魅力的な）
- Social（社会的な影響）
- Timely（適切なタイミング）
これらを意識して設計することで、ユーザーが無理なく積極的に利用したくなる業務プロセスを構築できます。
【公開講座】【ＤＸ推進者シリーズ】業務フロー最適化研修～行動経済学の観点で検証する
どんなに優れたシステムも、現場が使いにくければ形骸化します。本講座ではEASTフレームワークを学びます。
行動経済学の知見を業務設計に取り入れ、心理的な抵抗をなくし自然に活用される業務フローの構築を目指します。
アイデアを具体的な形にして周囲を動かす
現状調査と分析でアイデアを裏付ける
良いアイデアであっても、思いつきのままでは周囲に対する説得力がありません。現場から具体的なデータを集め、親和図やパレート図、特性要因図などの手法を使って現状を詳細に分析します。
見えない現実を数値化して根拠を示すことで、企画の信頼性を強固なものにします。
説得力を高める企画書の構成要素
企画書を作成する際は、相手が納得しやすいように必要な要素を漏れなく網羅することが大切です。具体的には以下の５つの項目を明確にして伝えます。
- 企画のねらい
- 事業の詳細内容
- 費用対効果
- 実施に伴うリスク
- スケジュール
これらの項目を整理し、分かりやすく提示することで、関係者の合意形成がスムーズに進みます。
【公開講座】企画力研修～企画立案から企画書作成までの流れを学ぶ
分析手法を用いて現状を裏付け、誰が読んでも納得感のあるロジカルな企画書を作成するスキルを磨きます。
企画のねらいからリスク管理まで、一気通貫で説得力を高めるための「型」を実践形式で習得します。
課題解決から実行までを一気通貫で進める
組織の課題を的確に見極め、適切なデジタルツールを選択し、人の心理に配慮した業務フローを設計して、最終的に企画として実現していくプロセスは、すべて密接に繋がっています。それぞれのフェーズで必要な知識と視点を持ち合わせることで、真に効果的な業務改善を進めることができます。明日からの業務に、ぜひこれらの視点や手法を取り入れてみてください。
デジタルツール検討プラン～組織課題を見極め、最適な解決策を導く
このように、「課題設定」「ツールの知識」「生成ＡＩという道具」「業務フロー」「企画書作成」という５つの要素から、段階的かつ実践的にＤＸを進めていくことができます。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「デジタルツール検討プラン～組織課題を見極め、最適な解決策を導く」 です。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、複数研修へボタン一つでお申込みいただけます。１つの研修だけではなかなか学びきれない複合的なスキルを身につけ、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。
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