人事評価・目標管理の「脱Excel」って必要?システム化する際、知っておきたい5つのこと

テレワークや時差出勤などの「新しい働き方」ももはや日常となり、今後を見据えた「システム化」「デジタル化」「脱Excel化」への変革が、ますます加速しています。 こうした時代の変化に直面しつつも、人事評価の観点では「紙やExcelで運用を続けているので、すぐにシステム化するのは難しい」という状況のお客さまが多いのではないでしょうか。

今回は、「『脱Excel』は、今後必要なのか?」「Excelの役割と、デメリットは?」 に焦点を当て、「人事評価における、本当の業務効率化とはなにか」について考えてみました。 ITツールの導入を視野に入れているご担当者さまは、ぜひ最後までご覧ください!

<目次>
1.「脱Excel」は本当に必要?
2.目標管理・人事評価シートの運用における、Excelの役割とは
3.Excel運用のデメリットは?
4.「脱Excel」 ≠ 業務の効率化
5.「Excelそのもの」をシステム化する、「人事評価シートWEB化サービス」

1.「脱Excel」は本当に必要?

業界・職種を問わず広く使われている表計算ソフト「Microsoft Excel」(以下、Excel)。使っていない組織は少ないのでは?と思うほど、ビジネスシーンに広く浸透していますよね。

しかし、最近、「脱Excel」というワードを目にすることはありませんか。「Excelで行っている煩雑な業務を、専用の分析ツールや集計ツールに移行しましょう」というメッセージです。 そんなメッセージだけを見ると、「今どき、Excelで運用し続けているのって、時代遅れなのかな?」という印象も受けますよね。

しかし、Excelが得意としている部分まで、無理に他のツールに移行してしまうと、移行時の労力の割に業務効率が格段に悪化した、なんてケースも......。新しい仕組みを導入すれば、その使用方法を覚え、使用する人への周知にも手間とコストがかかります。 「カンタンに効率化できる」という「脱Excel」の謳い文句を鵜呑みにせず、慎重な判断が必要です。

2.目標管理・人事評価シートの運用における、Excelの役割とは

Excelは、オリジナルのシートを自在に作成できることから、集計ツール・業務管理用ツールというよりも、「帳票作成機能」に重点を置いて、使用されることが多いのではないでしょうか。

特に、人事評価・目標管理においては、自社独自の「帳票」を作成するツールとして使用されています。 その「帳票」の中に埋め込まれている、一つ一つの評価項目、名称、段階評価に至るまでが、その組織のノウハウや文化の結晶。シートに散りばめられた文言・レイアウトは、組織の理念・考え方を象徴する、重要な要素です。(※それゆえ、Excelではなく、Wordや紙で運用している組織もたくさんあります。)

そうした要素を体現しつつ、演算・データ処理を行うには、Excelが最適なはず。にもかかわらず、Excelでの運用に限界を感じている。なぜ、限界を感じてしまうのでしょうか。

3.Excel運用のデメリットは?

Excelでの運用でよく問題になるのは、以下のようなことです。
ご担当者さまにも、思い当たる節はありませんか。

【 保管・管理 】
・1シートでの保存できるデータ量に限界があり、複数のシートやファイルで管理せざるを得ない
・データやシートごとに権限設定を行えないため、役職や部門ごとに資料を分けて管理している

【 回付 】
・複数人で同時に編集できないので、一つのファイルを複数人に回付しなければいけない
・送ってはいけない対象者に、誤って重要なデータを送ってしまった

【 評価入力・集計 】
・Excelファイルを紛失したり、誤って上書き保存したりして、保存した情報・ファイルが消えてしまった
・シートのフォーマットや、せっかく入れておいた数式が壊れ、集計機能が使えなくなった
・人数分のシートを用意し、配布して、とりまとめ、集計しなければならない

4.「脱Excel」 ≠ 業務の効率化

結論から言うと、「脱Excel」をすることが、業務効率化に直結するわけではありません。上記の「デメリット」のほとんどは、運用の中で起きる「事故」に分類されます。

人事部門にとって、評価(給与・賞与)に関わる「事故」は一大事。少ない人員と工程で、人為的ミスを防ぐことは非常に重要です。「事故」を防ぐこと=効率化、と換算されにくく、このためシステム化が進まない、という背景もあるでしょう。

何より人事部が一番大変なのは、Excelで作成したシートを配布したり、回収したり、集計したりすることですよね。本来は、Excelの集計機能を駆使すれば、この工程も簡単になるのですが、それを可能にするには、相当なExcelスキルが必要になります。
「事故・ミスを減らし、人的資源を節約したいのに、システム導入は現実化しづらい......。」
このジレンマを解消するため、今回提案したいのは、「脱Excel」ではなく、「Excelシート」そのものをシステム化する発想に切り替えることです。 これを行えるのが、当社が開発したシステム「Leaf(リーフ)」を使った「人事評価シートWEB化サービス」です。

5.「Excelそのもの」をシステム化する、「人事評価シートWEB化サービス」

「人事評価シートWEB化サービス」を導入すると、貴社が使用しているExcelの人事評価シートをそのまま、WEB画面上に表示させ、一定期間に必要な項目だけを入力できるようになります。 Excelに限らず、Wordや紙のシートにも対応しており、下記のようなことが現実になります。

◆ 自己評価の際に「入力必須」の項目を定め、入力漏れがあれば提出不可にすることができます。
◆ 数式やフォーマット、選択肢などの様式が崩れる心配がなくなります。
◆ システムで入力した評価結果を、ExcelやPDFで手元に出力できます。
◆ すべてがデジタルデータなので、一括ダウンロードも集計も、自動でできるようになります。
◆ WEB上で未入力者を瞬時に検索し、対象者にメールで督促できます。必要な操作はクリックのみです。

ご担当者さまにとって一番大変な「人事評価シートの配布、回収、保存・保管、そして集計を行う」という一連の業務をシステム化するサービスです。 Excelのメリットは活かしつつ、手間がかかる部分だけを効率化できます。

また、現状のExcelシートを見直したい、かつシステム化も行いたいというお客さまには、かんたん人事評価システム「Leaf Eva(リーフ エヴァ)」がおすすめです。 あらゆる業界・職種で利用されている評価シートの「お手本」を見ながら評価シートを作成でき、制度の見直しとシステム化を同時に実現できます。

「システムの操作感が気になるので、ぜひ試したい」
「検討には少し時間がかかるが、見積だけでもほしい」
というご担当者さま、ぜひ、お気軽にお問合せくださいませ。