はたらコラム

会議を効率良く進めるために。スムーズな会議の進め方。

2018.10.19

  • ビジネス

定期的に会議の時間を設けても、いつも予定時間をオーバーしてしまったり、結局何も決められずに終了したりしていませんか?会議を効率的に進行させるには、ある程度の進め方を知っておくことが大事です。今回は、効率良く建設的な会議内容にするための進め方をご紹介します。

効率の良い会議①会議の目的をはっきりさせる

会議を行う目的は、大きく分けて3つあります。事前に「何のための会議なのか」を参加者が把握しておくことで、本質からずれた発言を避けやすくなります。

1.何かを決定するための会議
現状に問題点があり、それを解決するために何かを決定する会議です。決定したい案件と、それをいつまでに決める必要があるのか、また、そのために必要な情報など、あらかじめ表を作って会議を進めると良いでしょう。

2.新しいことを提案し、意見交換するための会議
意見交換をするときには、そのテーマを決めておきましょう。新しいことを提案するためには、それぞれが発言しやすいような雰囲気作りも大事になります。堅苦しくなり過ぎないよう、進め方も工夫しましょう。

3.情報を共有し、コミュニケーションを取るための会議
情報の共有が会議にとっては一番重要とも言えます。そもそも、情報がきちんと伝わっていなければ、何が問題点なのかさえもわかりづらいからです。また、問題点を個人で抱え込まずにチームとして共有することで、解決のためのモチベーションアップにもつながります。

効率の良い会議②会議を開始する前の「気持ちの準備」

会議を開始する前の「気持ちの準備」は、『会議を進めるうえで担当するポジション』によって変わります。

もし、会議の司会を務め進行役をするファシリテーターであれば、前述した「会議の目的」によって、進め方を考えておく必要があります。

例えば、意思決定のための会議なら、ある程度の決断力を見せるように。また、情報共有とコミュニケーションのための会議なら、和やかな雰囲気を作るために、アイスブレイクを入れて自分も含め周囲の気持ちもリラックスさせ、発言がし易い場作りをしましょう。

ファシリテーターでない場合は、「意見を言いたいけど自信がない」という参加者もいるでしょう。しかし、あらかじめ正解が分かっていたら必要ないのが「会議」です。間違ったことを言ってしまうかな?と不安にならずに、素直な気持ちで発言しましょう。

効率の良い会議③会議の進め方

会議の目的に限らず、すべてに共通して必要なのは、ファシリテーター。「会議を司会進行し、コントロールするリーダー」です。

会議が本来の目的から逸れそうになれば軌道修正をし、時間配分をします。効率の良い会議の進め方として、ファシリテーターの存在は必要不可欠です。

会議前の準備からがファシリテーター

効率の良く会議を進める為に、5分前迄に「最終目的」「アジェンダ」「時間」「アクション」の4つをホワイトボードに記載しておきましょう。

また、ファシリテーション・グラフィックの用意もしておきましょう。 ファシリテーション・グラフィックとは、マトリクス型やシステムフロー型、ロジックツリー型などのフレームワークを基本に、議論中の情報を見える化(板書)することです。

参加者全員が同じモノを見て、議論の認識を統一させることが、効率の良い会議を進める一歩となります。

まずはゴールと道のりを明確に

 ・何の為に集まっているのか(目的)
 ・どういう事が問題なのか (議題)
 ・議題の説明
 ・これらの話を何分で終わらせるか(時間)

全員が同じ目的に向かって計画通りに事を進められる為にも、これらを最初に述べる癖付けをしましょう。 また、議論に夢中になって忘れがちなこれらの項目は、ホワイトボードに予め端に記載しておくと良いでしょう。

時間厳守でも急な収束はNG

時間厳守の会議を重視しすぎて議論を突然終わらせる......
ダラダラと予定時刻を過ぎても議論が続く......

そんな事にならない様に、予め予定時刻よりも巻きで会議を取り進めたり、『この件については未決』として区切りを付けて次回の会議へ持ち越し、次の議題に移りましょう。
参加側は、あらかじめ何の会議であるかを、アジェンダで把握しておくのはもちろんのこと、それを見て発言したい内容を事前にピックアップしておくことも、会議がスムーズに進む方法のひとつです。

また、当然のことながら、議事録は必ず取るようにしましょう。参加者が多い場合は担当を決めてまとめ、会議後早いうちに共有します。

参加者の姿勢

会議が終わらない理由として、以下の様に様々な要因があります。

・発言を真っ向から否定する
・意見した人へ責任を取らせる
・想像の事に対して話が終わらない
・議題に関係ない話しが多い

効率良く進める為には、まず参加者がこれらを実施しないことは勿論、議論の果に発言者に対して否定的になったり攻撃的にならない様、自身のコントロールも忘れずに。

それでも会議が伸びてしまう場合、以下のことを試してみて下さいね。

★傾聴の姿勢の見直し
★時間を意識し、会議に集中しているか
★最終的に結論は「AかBか?」の2択に持ち込む

効率の良い会議④会議のまとめ方

ある程度意見を出し合えたら、それを最後にすり合わせて「決定事項」としてリストアップしましょう。会議で何が決まったのかを明確化しておくことで、次回の会議もスムーズに行え、議事録も書きやすくなります。

その際には、
・誰が
・何を担当するのか
まで記載してあると、実行に移しやすくなりますよ。

会議の場で、どうしても決められなかったことがあったとしても、会議を延長することはなるべく避け、「上層部の判断なのか」「現場の判断なのか」どうしたら決めることが出来るのかをよく考え、場合によっては次回の会議の議題、としましょう。

効率の良い会議⑤会議の終盤と終了後

会議が終わったら、その会議の内容を議事録にまとめ、参加者間で共有しましょう。全員が同じ議事録を持つことで、会議の共通認識が出来ます。誰かが書き留めているから大丈夫だろう、あとで誰かに聞けばいい、という油断は禁物ですよ!

しかし、会議中に取った自分のメモだけでは、情報を取りこぼしている可能性もあります。社内での議事録なら兎も角、社外での会議の場合は必ず同席した社内の人へ確認しましょう。
自分1人と社外の会議だった場合は、必ず最後に、決定事項の確認をしましょう。

配信元:日本人材ニュース

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