はたらコラム

プレゼンも怖くない!説明上手になれるトーク術

2019.05.31

  • ビジネス

ビジネスの世界では、どんな業種であってもコミュニケーション能力は必要不可欠です。よく「報・連・相」が大事だといわれますが、説明下手では「報・連・相」もままなりません。では、どうしたらトーク技術を向上させられるのでしょうか。

基本は相手の目を見て話すこと

1対1での会話でも、プレゼンテーションのような大人数相手のトークでも、相手に言葉で何かを伝えるという意味では同じです。

トーク技術で何よりも大事なのは、相手の目を見て話すこと。「目は口ほどに物を言う」ということわざがありますが、自分の意思を伝えるには、言葉だけでなく目や表情も大きなポイントになります。

ただ、相手の目をじっと見つめてしまうと、睨んでいるような印象をもたれてしまうことがあります。顔はしっかりと相手に向けつつ、少し視線をずらして、相手の鼻先か口元あたりを見るようにしましょう。

大切なことは最初に言う

ビジネスの現場では、時は金なり。要領を得ない説明に時間をかけるのは、自分だけでなく相手の時間まで奪ってしまうことになります。

物事を説明する時には、なるべく簡潔に述べるよう心がけましょう。

コンパクトに分かりやすく伝えるコツとしては、まず話の概要や結論を言ってしまうことです。

「××の件についてのご報告です」「こんなトラブルがありました」といった概要や結論を最初に述べると、相手も聞く体制を作ることができます。それから詳細を伝えるようにすると、話の内容が伝わりやすくなるのです。

イメージとしては、テレビのニュース番組を思い浮かべてください。ほとんどのニュースは、「いつ、どこで、何があった」と大まかに語ってから、詳しい経緯などを伝えているはずです。

トーク下手を自認する人は、ぜひニュース番組を参考にしてみてください。

ひとつひとつの文を短くする

言いたいことを手早く説明しようとすると、ついだらだらと長文で話し続けてしまうことがあります。これは、相手になるべく口を挟ませず、すべての説明を終えようとする心理から起こるものです。

しかし「このトラブルが起こったのは、××××という理由が主なのですが、△△△△という状況もあり、そのため□□□□できないので、○○○○にするか●●●●にすれば××××にならず、※※※※も回避できると思います」と言われたらどうでしょうか。

伝わりやすくするためのコツとしては、ひとつひとつの文を短くすること。そして、一文に盛り込む要素は、できる限りひとつにすることです。

例として、上記の文を言い換えてみましょう。

「このトラブルが起こったのは、主に××××という理由です。しかし、△△△△という状況もあり、□□□□できません。対策としては、○○○○か●●●●が考えられます。すると、××××にならず、※※※※も回避できると思います」

このように、ひとつひとつの文を短くすると、話の内容が伝わりやすくなります。

漢字熟語を必要以上に使わない

トークは耳で聞くものです。難しい言葉や漢字熟語など分かりづらい部分があると、そこで相手の思考が停止してしまいます。

例えば「身体に連日の疲労が蓄積すると、生産効率は低下します」といった言い回しは、文字で見るとそれほど分かりづらくはありません。しかし耳で聞くと、「しんたい」「れんじつ」といった語句をいちいち頭の中で漢字に変換するという過程が生まれるため、ほんのわずかですが、理解するまでに時間がかかってしまいます。それが何度も続くと、分かりづらいと感じるようになってしまうのです。

「体に毎日の疲れがたまると、生産効率が下がります」のように、漢字熟語を必要以上に使わないようにすると、分かりやすい文になります。ポイントとしては、ひらがなで書いても分かる文を心がけるといいでしょう。

プレゼンなどの際も同じです。配布資料に書いてある漢字熟語を、易しい言葉に置き換えて話すだけで、説明上手という印象になります。

会話の途中で相手にボールを投げる

物事について説明する時は、どうしてもすべての説明を一挙に話してしまいたくなります。しかし、ただ聞くだけの状態に置かれた相手は、会話に参加しているという実感が次第に薄れて、話に集中できなくなってしまいます。

トークの基本はキャッチボールです。説明が長くなる場合は、要所要所で話を切り、相手が相づちを打てるようなポイントを作ってみましょう。話の内容として可能なら、「あなたはどうでしたか?」といった感じで、相手に水を向けてみてください。すると相手も、話に参加しようという意欲が湧いてきます。

ブレゼンでもそういうポイントを作ると、内容が伝わりやすくなります。もちろん聴衆から応答が返ってくるわけではありませんが、そういうポイントで3秒ほど沈黙して、聴衆が頭の中で考える時間をとってみましょう。すると聴衆は、プレゼンの最後まで興味を失わずに聞き続けることができます。

「伝えよう」とする熱意

ここまでに挙げたコツは、少し意識するだけで、すぐにでも始められるものばかりだと思います。トーク技術は経験によって磨かれていくものです。まずは「説明下手だから」と尻込みするのではなく、練習だと思って積極的にトークするよう心がけてみてください。

しかし、最終的には相手に「伝えよう」とする熱意が大切です。例え説明下手でも、一所懸命に話しているという雰囲気が伝わると、相手も好意をもって受け止めてくれます。

まずは「伝えよう」という気持ちを大切にしてください。

配信元:日本人材ニュース

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