はたらコラム

タスク整理の3つの手順と、タイムマネジメント実践の5つのポイント

2019.01.25

  • ビジネス

 散らかった机では集中して作業できないのと同様に、頭の中に気になるタスクをごちゃごちゃと溜めたままにしていると、常に「これをやらなくては」というストレスに苛まれ、仕事もはかどりませんよね。
 そこで、細々した雑多なタスクを一気に片付けるコツと、複雑なタスクを計画的に実行するタイムマネジメント術をお伝えします。

"雑多"な仕事を一掃できる「タスク整理」の3つの手順とは?

膨大な量のタスクを整理するうえで参考にしたいのが、GTD(R)(Getting Things Done)という手法です。生産性向上コンサルタントのデビッド・アレンが提唱したもので、ご存知の方もいらっしゃるかもしれません。

GTD(R)は、「集める→仕分ける→収納する→更新する→選択する」という流れで、次々起こるタスクを整理し、高い集中力と生産性を維持するためのシステムです。今回は、この手法の一部を使って、雑多なタスクを一掃できる3つの手順をご紹介します。

1.自分の頭の中の「気になること」を全て書き出し、ひとつのボックスに入れる
この時使う「ボックス」は、実際の箱でもPCでも構いません。やらなければいけないことや、取り組んでいる最中のことも含めた全てをメモにし、ボックスに入れておきます。これだけでも、ぼんやりとしていたタスクが可視化され、心理的な負担が軽減されます。

2.ボックスに入れた「気になること」のうち、「行動を起こすべきもの」とそうでないものに分類する
「行動を起こすべきもの」はひとまとめに。そうでないものについては「資料として保存する」「いつかやるリストに入れる」「捨てて忘れる」の3つに分類しておきましょう。

3.「行動を起こすべきもの」のうち、「2分以内にできるもの」はすぐに実行する
どんなに長くても「2分以内」であれば、タスク整理を中断してでもその場でやってしまうようにしましょう。

あとは、2と3を繰り返すことで、大きなタスクを整理しつつ細かいタスクを処理できます。この際、重要かどうかは深く考えず、一気に片付けてしまうことを目標としましょう。

"複雑"なタスクを実行するための「タイムマネジメント」

さて、前述の3つの手順を実行した後、「2分以内」に終わらない複雑なタスクが当然残ります。複雑なタスクについては、事前に計画をたてて実行していくことが重要です。時間の計画的な使い方や配分の仕方については、以下の5つをポイントとして挙げることができます。

・使える時間と仕事の量を見積もる
自分が仕事に使える「持ち時間」とやるべき「仕事の量」をはっきりさせておきましょう。自分がやらなくてもよい仕事なら、誰かに依頼することも考慮します。

・中断しない時間を確保する
人が来ない場所や電話がかからない場所で仕事をする、電話は折り返しを依頼せず自らかけるなど、人に邪魔されず自分の思い通りに時間を使えるような工夫をしましょう。

・不明瞭な仕事は、実際に着手して作業量を見積もる
所要時間がわからない仕事は、試しに着手してみて、作業時間の見通しを立てます。どんな仕事でも、30分くらい行えば、仕事全体のおおよその作業時間が分かります。

・作業時間を具体的に設定する
例えば、営業訪問1件40分、報告書作成1件1時間、といった具合に、自分の作業目標も兼ねて、自分の仕事の作業時間を設定するのも効果的です。

・途中段階で一度ねかせる、振り返る
特に時間のかかるタスクの場合、最初に行った仕事や計画などに固執せず、検証のために作業を一旦止めます。全体の品質や仕事の進め方を見直すことで、作業計画や手順の「ムリ」「ムラ」「ムダ」が表面化する場合もあるからです。

限られた時間を効率よく使うためには、「タスク整理の仕方」と「時間の使い方」を見直すことも重要です。そのためには、上記のようなタイムマネジメントのコツをとにかく実践していただくことが有効です。ぜひお試しください。

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