はたらコラム

総務の仕事内容とは?

2019.02.14

  • ビジネス

総務の仕事とはどのような内容なのでしょうか。幅広い仕事内容と、年間スケジュール、求められる知識や能力、仕事のやりがいや魅力などをご紹介いたします。

総務の仕事内容

総務業務は多岐にわたります。その業務一覧と、4月が期初(3月末が期末)の会社における、一般的な総務業務の歳時記(年間スケジュール)がこちらです。


総務の歳時記

※その他の月別業務
■1月:年始の挨拶、年賀状の返礼、新年会、年初朝礼
■2月:4月以降新年度予算、4月以降、体制変更に向けての計画
■3月:期末、年度末期限契約の確認と更新、年度単位管理文書の整理
■4月:新年度の事業計画と予算の発表、
    新入社員の入社式、歓迎会、入社手続き、ゴールデンウィーク休暇の準備
■5月:クールビズ
■6月:お中元
■7月:お中元の準備・発送、暑中見舞いの準備・発送、夏季休暇準備
■8月:夏季休暇
■9月:半期実績/下期計画
■10月:下期事業計画と新予算
■11月:年末挨拶準備、歳暮・贈答準備
■12月:年末挨拶、年賀状、準備・発送、大掃除、年始の準備

信頼される総務担当者になるための心構え

①社内の多様な業務に精通する

総務は「総(すべ)ての務(つとめ)」という意味で、会社の事務業務の総てが業務の範囲です。そのために会社が小規模の場合には、庶務、人事、経理・財務、法務、システム、秘書業務に至るまでを総務が担当していることも多いです。また、一時的な人手不足があった場合はその部署の支援をする役割を求められます。そのため、前ページの業務だけでも多岐にわたりますが、それ以外でも様々な業務に精通することが求められます。

②他部署、社内のメンバーから頼られる存在となる

総務の仕事は社内の様々な部署への情報発信や部署間の調整など、多くの部署と関わりながら業務を行います。そのため、相手の立場に立って物事を考える、他者視点や周辺配慮が他の仕事よりもより求められることになります。

③相手を納得させる高い調整力、コミュニケーション能力が求められる

総務部門はたくさんの部署とコミュニケーションをとりますが、時には相手にとって好ましくないこと、相手に無理を聞いてもらわないといけない場面も少なくないと思います。そうした際に、自分の主張も伝え、かつ相手にも可能な限り納得いただくような高度な調整力やコミュニケーションが求められます。

④自ら考えて動く主体性と行動力

総務部門に配属された当初はまず業務を覚えることが急務ですが、総務の仕事は、納期を守ってミスなく正確に行うことはもちろん、それ以外にも会社の全体最適や効率化、生産向上のための業務改善など、言われたからやるのではなく、自ら問題を発見し、その解決策を考え、やり遂げる主体性と行動力が求められます。

⑤コストの削減で会社の利益に貢献することが求められる

総務部門は営業のように自ら売上を生み出す部門ではありませんが、前述した日頃の業務での知恵や工夫で、全体最適や業務の効率化を自部署、会社全体に展開し、コストを抑えて会社の利益に貢献することができます。

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