はたらコラム

【メールマナー】ちょっと待って!取引先に送るメール

2020.03.02

  • ビジネス

メールは、時間と場所を選ばず送受信できる便利なツール。でも、文字だけのコミュニケーションのため、ともすれば思わぬ誤解を招くことになってしまいます。特に取引先へのメールは要注意。送る前にもう一度、ビジネスメールのマナーを確認しておきましょう。

連絡手段は本当にメールでOK?

メールは相手の都合に関わらず、いつでも送ることのできる便利なツールです。しかし裏を返せば、送信したメールをすぐに読んでもらえるとは限らないということ。

急ぎの用件はメールではなく、電話で伝えることが基本です。データ送付など電話では内容が伝えられない場合は、メールで送付してから追って電話し、「メールをお送りしましたのでご確認ください」と伝えるようにしましょう。

また、サーバのトラブルでメールが不達になる、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、相手がメールに気づかないといったこともあります。重要な用件の場合は、急ぎでなくても電話で一報を入れておくのがマナーです。

また、メールを受け取ったらできるだけ早く返信しましょう。すぐに返信できない場合は、「後ほど改めてご連絡します」と返信をしておくと、相手も安心して返信を待つことができます。

謝罪のメールでの注意点

謝罪は本来、直接出向いて行うものです。しかし、相手の都合などもあるので、まずメールか電話で謝罪して、後日お詫びに伺うというのが一般的です。

謝罪メールでさらに相手を怒らせるようなことがあったら本末転倒。お詫びのメールをする場合、普段よりもていねいに書くように心がけましょう。

まず、先方の社名や部署名は正式名称を書きます。(株)などの省略をしてはいけません。先方担当者の名前もフルネームで記載します。

そして、ただ誠心誠意謝るだけではなく、トラブルの起こった原因や、今後の対処についても記載します。さらに「改めてお詫びに伺う」という一言も添えておきましょう。

取引先向け謝罪メールのサンプル

件名:「2WAYサーキュレーター」破損のお詫び
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明倫館株式会社 商品課
吉田 寅次郎 様

平素よりご愛顧を賜りありがとうございます。
株式会社春風 営業部の高杉晋作です。

このたびは、お届けしました2WAYサーキュレーターの一部が
破損しておりましたこと、誠に申し訳ありませんでした。
弊社の検品体制の不備により、
貴社には大変なご迷惑をおかけしました。
陳謝いたします。

お取り替えの品は本日出荷いたしましたので、
明日の午後には貴社に着荷するかと思います。
今しばらくのご猶予をいただけますと幸いです。

今後は同様のミスを繰り返すことがないよう、
現在、検品システムの見直しを行っております。

後日、改めましてご挨拶に伺いたいと存じますが、
取り急ぎ、メールにてお詫び申し上げます。

どうか今後とも変わらぬお引き立てのほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。

==============================
株式会社春風 営業部
高杉 晋作

〒758-9999
山口県萩市○○町99-99
TEL:0838-9999-9999(直通)
   0838-9999-9999(代表)
FAX:0838-9999-9999
==============================

調整のメールでの注意点

取引先との打ち合わせを行う場合、お互いのスケジュールをメールで擦りあわせることもよくあります。その場合、こちらのスケジュールばかりを押しつけては、相手に不快感を与えてしまいます。

日程を擦りあわせる時は、いくつか日程を挙げて相手に選んでもらう、おおよその時期を提示して都合のいい日時を出してもらうなど、相手の予定を尊重するよう配慮します。

日時が決定するまでに、何度かメールのやりとりが繰り返されることと思います。その場合、相手のメールを本文の後に引用して返信するようにしましょう。すると、以前のメールを読み返さなくても、やりとりの経緯を確認できます。

引用する際は本文と区別をつけるため、各文頭に「>」などの引用符をつけましょう。これはメーラーの設定で行います。

また、返信する時はメールのタイトル冒頭に「Re:」と入れておくと、返信だということが相手に分かりやすくなります。

ただし、メールのやりとりを繰り返すことで「Re: Re: Re:」といくつも続いてしまうと、件名が読みづらくなってしまいます。「Re:」はひとつだけにして、2度目の返信なら「Re:2」のように表記すると、やりとりの回数も分かって便利です。

取引先向け調整メールのサンプル

件名:新企画についての打ち合わせのお願い
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適塾株式会社 営業部
大村 益次郎 様

いつもお世話になっております。
株式会社ボードウィン 営業部の楠本 伊篤です。

先日はお忙しいところ、お時間をいただきまして
誠にありがとうございました。
その際に伺いましたご提案につきまして、
改めてお打合せをお願いしたいと思っております。

できれば来週中にと考えておりますが、
大村様のご都合はいかがでしょうか。
お手数ですが、本メールの返信にて
ご予定をお知らせいただければ幸いです。

お忙しいところ申し訳ありませんが
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

==============================
株式会社ボードウィン 営業部
楠本 伊篤

〒850-9999
長崎県長崎市○○町99-99
TEL:095-9999-9999(直通)
   095-9999-9999(代表)
FAX:095-9999-9999
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催促のメールでの注意点

ビジネスメールで一番書きにくいものは、相手に催促をするメールではないでしょうか。納期が遅れている、支払いがないといった場合、きつい言葉で請求するとトラブルの原因になってしまうことも。

請求する際の定番の言い回しとしては、「その後いかがでしょうか」「いかがなりましたでしょうか」といったものがあります。

また、連絡を請う場合にも「ご連絡ください」といった言い切りよりも、「ご連絡いただけますと幸いです」「ご一報いただけますでしょうか」のように語気を弱めます。こちらに非がない場合でも、「大変恐縮ですが」「お忙しいところ申し訳ありませんが」といった謙った言いかたを心がけましょう。

何度も請求して、それでも返信がない場合にのみ、「大変困惑しております」「至急ご連絡ください」といった強い言いかたをするほうが、トラブルを避けられます。

取引先向け催促メールのサンプル

件名:納品についてのお問合わせ
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会津株式会社 製品部 飯沼 貞雄 様

いつもお世話になっております。
株式会社新選組 総務部の山崎 烝です。

去る○月○日に発注しました陳列用ケース(RX-777)につきましては、
納期を△月△日でお願いしていたと思いますが、
その後いかがでしょうか。

貴社のご事情もおありかとは存じますが、弊社といたしましては
できる限り早く設置したいと考えております。
まずは現況などご確認の上、ご連絡いただけますでしょうか。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。

==============================
株式会社新選組 総務部
山崎 烝

〒604-9999
京都府京都市○○区○○99-99
TEL:075-9999-9999(直通)
   075-9999-9999(代表)
FAX:075-9999-9999
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まだ流動的なメールのマナー

ビジネス上の連絡手段としてメールが一般的になってから、まだそれほど長い時間は経っていません。そのため手紙などと違って、きっちりとした書式やマナーは決まっていない状態です。場合によっては、マナーを守ったメールを送っているつもりでも、相手を怒らせてしまうこともあります。

文字だけで意思を伝えるメールは、ともすれば冷たく、ぶっきらぼうな印象を与えてしまいがち。社外へのメールは、自分が思っているよりもさらに一段階丁寧に書くくらいの心づもりでいたほうが、無用のトラブルを避けられます。

配信元:日本人材ニュース

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