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「またあなたに頼みたい」と言われる秘書へ～信頼を築く基礎力と対話のヒント
組織の要である上司を支え、円滑な運営を支える秘書。「自分に務まるだろうか」「何から身につければいいのか」と、一歩踏み出すことに不安を感じている方も多いはずです。
プロの秘書として信頼を得るために必要なのは、単なる事務処理能力だけではありません。聴くスキル、秘書の基本的なスキル、秘書の応用的なスキルという３つの力を体系的に習得することで、周囲から「あなたに任せたい」と言われる存在へと成長できます。プロへの第一歩となる、実務のヒントを紐解いていきましょう。
インソースの公開講座セットプラン
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良好な人間関係を築くための対話のポイント
相手目線で考えることは、職場での円滑な意思疎通に不可欠です。まずは自分の伝えたいことを明確にする前に、相手の話をしっかりと受け止めることから始めます。コミュニケーションにおける次の２点を意識することで、情報の「ねじれ」を防げます。
- 多面的に考えるコミュニケーションの視点
- コミュニケーションにおける心構え
また、説明力や質問力を磨くことで、相手が理解しやすい話し方を工夫し、相手の真意や潜在的なニーズを引き出すことが可能になります。感情面だけでなく、相手の立場や背景を考慮した言動を心がけることで、信頼関係の構築へとつながります。
【公開講座】コミュニケーション研修～相手目線で考え、良好な人間関係を築く
円滑な業務遂行の土台となる「相手目線」の思考プロセスを学びます。自分の基準ではなく、相手の状況や感情を汲み取った双方向のやり取りを体得します。
良好な人間関係を築くための具体的な「聴く・伝える」の技術を磨き、周囲からの協力や信頼を得られるコミュニケーション力の向上を目指します。
秘書としてのプロ意識と基本スキルの習得
秘書の役割は、上司が最大限のパフォーマンスを発揮できるように支えることにあります。そのためには、上司の判断軸や特徴を正しく理解し、先回りして行動する「気働き」の姿勢を身につけることが大切です。
特に周囲からの信頼を得るためには、以下の６つのポイントを遵守する必要があります。
- 守秘義務の厳守
- 越権行為の禁止
- 不要な詮索の回避
- 上司への細やかな気配り
- お客さまへの「おもてなしの心」での対応
- 社内のうわさ話への不関与
日常的なスケジュール管理や来客応対においても、常に「伝わる」コミュニケーションを意識し、抜け漏れのない事務処理を徹底することが求められます。
秘書としての基本動作からプロとしての心構えまで、一から体系的に習得するカリキュラムです。自身の役割を正しく理解し、周囲に安心感を与える振る舞いを身につけます。
ビジネスマナーの再確認に加え、上司が本来の業務に専念できる環境を作るための「サポートスキル」を具体的な演習を通じて学習します。
ケーススタディで磨く臨機応変な対応力
基礎を固めた後は、予期せぬ事態にも冷静に対処できる応用力を養います。例えば上司の急な出張や体調不良など、場面に応じた柔軟なスケジュール管理の実践が重要です。
さらに、ビジネス文書やメールの作成においては、慣用表現を正しく使い分け、相手に敬意が伝わる文章作成を常に心がけます。電話や来客の応対についても、個別のケースに応じた配慮のポイントを整理しておくことで、秘書としての専門性をさらに高めることができます。自身の判断軸を定め、突発的な業務へも冷静に対処できるよう、日々スキルを磨き続ける姿勢が大切です。
定型業務を超えた「一歩先の配慮」ができる実力を養います。複雑な調整業務やトラブル発生時の優先順位判断など、より高度な実践力をケーススタディ形式で深めます。
上司のパートナーとして信頼されるよう、組織全体の動きを俯瞰し、自律的に判断・行動できるワンランク上の秘書スキルを目指します。
秘書レベルアップに向けた総合的なスキル向上
日々の業務を漫然とこなすのではなく、自身の行動を客観的に振り返り、常に相手の期待を超える工夫を重ねることがプロへの近道です。コミュニケーションの基本から秘書特有の専門スキルまでを体系的に磨くことで、組織にとって欠かせない存在へと成長できます。これらの要素を段階的に、かつ効果的に習得するために、複数の研修を組み合わせた「公開講座セットプラン」の活用も有効な手段となります。
秘書レベルアッププラン～基礎の可視化と相手目線の対話力でプロを目指す
このように、「聴くスキル」「秘書の基本的なスキル」「秘書の応用的なスキル」という３つのスキルを、段階的かつ実践的に高めていくことが可能です。そして、これらを一貫して体系的に学べるのが、インソースの公開講座セットプラン 「秘書レベルアッププラン～基礎の可視化と相手目線の対話力でプロを目指す」 です。
公開講座セットプランは、国内最多のカリキュラム数を誇るインソース公開講座の中から厳選された、複数研修のセットです。プランのご紹介ページから、複数研修へボタン一つでお申込みいただけます。１つの研修だけではなかなか学びきれない複合的なスキルを身につけ、中・長期で目指すべき人材になるための選択肢として、ぜひご活用ください。
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