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「電話メモは５つの情報を記載する」

今日のテーマ
「電話メモは５つの情報を記載する」

ビジネスの電話メモはメモを取りながら行うのが原則です。その場で記憶していたとしても、人間は往々にして忘れるものです。ですから、例えば右利きの人なら、「左に受話器、右手にペンを持つ」ということに慣れ親しむことが大切です。

■取次ぎ電話の場合のメモのポイント
１「日時」
２「誰から誰への電話か」
３「用件（内容、折り返し電話をするのかなど）」
４「相手の電話番号」
５「取次ぎ者名」
の5つが最低限必要な情報です。
取次ぎ者名はあらかじめ印鑑などを押しておくと、手間を削減することができます。私の職場のミニテクニックです。

この5つの情報を漏らさず記載することになれることが電話メモにおけるビジネスマナーです。
用件が複雑な場合は、電話を受け付けながら、伝言メモの余白や裏面に書いておきます。
電話が終わった時点で、余白や裏面のメモ書きをまとめ、表面の所定欄にまとめた内容を記載すると効率的です。

■メモを作成したら一度確認する
電話の取次ぎで難しいのは、相手の話の経緯がわからない状態で、取次ぎ事項をまとめないといけない点です。
よって、ただ相手から伝えられた情報をもとに、伝言メモを構成しても、重要な情報が不足していることも少なくありません。

よって、伝言メモが作成できたら、一度、見直すことが重要です。
自分がこのメモを見て理解できるかという視点で冷静に見直します。

読み直した結果、伝言メモとして重要な情報が欠けている場合は、自ら電話をかけ直して、再確認することも必要です。
伝言メモとは、自分のきいた内容をただ伝えることが目的ではありません。
目的は、言うまでもありませんが、不在時の業務効率の向上です。

電話メモの作成、毎日何度も行う仕事ゆえ、その精度が業務効率を左右するのですね。みなさまもご自分の電話メモを一度、確認してみてはいかがですか？