ビジネスで良い関係を築くマナー・コミュニケーション

 

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「留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける」

「留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける」

今日のテーマ
「留守番電話は正確に意図が伝わるようにかける」


電話をかけた相手の留守番電話に伝言を入れるときは、 正確に意図が伝わるようにかけることが最重要ポイントです。
簡潔に伝えるだけでなく、相手に正確に理解していただくように、 要領良く伝えなければなりません。

■名乗りと相手先の確認
留守番電話に伝言を残す際に、まず重要なのが、相手先の確認です。
留守電ではなく、電話がつながった場合には、万一間違い電話をかけてしまって いても、相手がかけまちがいであることを必ず教えてくれます。

しかし、留守番電話の場合は、自動的に録音メッセージが流れるため、 かけまちがえていることに気づかないことも起こりえます。

よって、留守番電話の録音が開始された時に、まず自分の名前と誰に電話を かけているのかをお伝えします。具体的には、以下のとおりです。

「いつもお世話になっております。インソースの松下でございます。
○○様の携帯にお電話させて頂いております」

上記のフレーズによって、万一かけ間違ってしまった相手の方に、「これは間 違い電話だ」ということが明確に伝わり混乱を防ぐことができます。

ちなみに、私は、かつてかけ間違えてしまった相手の留守電に伝言を残したこ とがあるのですが、その方は親切に私折り返しの電話で、間違っていることを教え てくれました。上記のフレーズは、こんなありがたい効果も生んでくれます。

■特に数字には注意しましょう。
留守番電話の際には、相手がこちらに質問をすることができないため、 いつも以上に日付、時刻、商品の数量、金額などを正確に伝える必要があります。
折り返しの電話を依頼する際には、もちろん電話番号も伝えましょう。
例えばアポイントの日にちを伝える場合は、「8日、はちにち」とか、 「17時、午後5時」というようにわざと重複させて話すと、相手に間違いなく伝わ ります。

場合によっては数字など誤解されやすいものは、留守番電話の用件としては不適 切なものと割り切り、再度電話するか、電子メールで代替した方がよいでしょう。
逆に留守番電話を受けたときは、迅速に相手に連絡を取るのがポイントです。
不在の場合、キャッチボールにならないよう相手への連絡時刻を伝言するのも有用 です。


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