新入社員研修　成功のヒケツ36話

【第７回】「訪問のマナー」（１）～「内定者に何を語るか」

■全体目次：「内定者に何を語るか」

　【第１回】　「学生と社会人の違い」
　【第２回】　「組織とは？」
　【第３回】　「あいさつ」
　【第４回】　「身だしなみ」
　【第５回】　「表情・態度・姿勢」
　【第６回】　「言葉遣い」　　　　
　【第７回】　「訪問のマナー」（１）(今回）
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　【第８回】　「訪問のマナー」（２）
　【第９回】　「電話応対のマナー」
　【第１０回】「ビジネス文書のマナー」
　【第１１回】「Ｅメールのマナー」

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「内定者に何を語るか」、第７回の今回は「訪問のマナー」（１）です。、

【第７回】「訪問のマナー」（１）

■訪問前の準備

　商談のための訪問の準備は非常に貴重です。
　新規顧客の開拓や、今までの取引先との取引を充実させるために、
　訪問前の準備は念入りに行いましょう。

　事前準備には、訪問先についての予備知識から始まり、
　ご提案書や朱肉、名刺など事務上必要な小道具まであげると
　多種多様なものを準備する必要があります。
　「訪問」「面談」という機会を最大限に活かすために
　怠らないようにしましょう。

　アポイントメントをとったら、訪問する前に話す内容を
　考えておくとよいでしょう。
　何のために訪問をしてどんなことを話すのか？
　仕事について間もないうちは、実際に訪問していると思って
　イメージトレーニングをすることをお勧めします。
　時間を設定して次の順番で話を進めるとスムーズです。

　１．世間話
　２．今回の訪問理由
　３．プレゼンテーション
　４．今後の予定
　５．クロージング

　実際に訪問した場合は最後に世間話に戻り、席を立つ直前にあらためて、
　今日話した内容と今後の予定について確認し、退席します。

　訪問の所要時間を考えると意外に見落としがちなのが移動時間です。
　前後のアポイントメントの時間との間に余裕を持った
　移動時間を想定してスケジュールを立てましょう。

　約束の時間に遅れるのは厳禁です。
　遅れたことであせってしまっては、
　よいプレゼンテーションができるわけありません。
　逆に早すぎても相手のスケジュールを乱すことになりますので
　適宜調整しましょう。

■訪問時の流れ～法人の場合

　◇５分前到着

　先方へは約束の５分前に到着することを通常とし、
　約束の時間に遅れるのは厳禁です。
　５分前に受付に到着するようにしましょう。
　受付をする前に支度を整えておきます。
　冬場は受付をする前にコートは脱ぎましょう。

　◇取次ぎの依頼と待機

　受付や取次ぎに出た人に「○○社の△△と申します。
　■■部の＊＊様と◆時のお約束で伺いました」と、
　まず自分の会社名・氏名を名乗り、アポイントメントの
　相手の名前を告げます。
　はじめて訪問する場合には自分の名刺を渡しながらのほうが
　相手にわかりやすくなります。

　訪問先では案内してくれる係の人の指示に従いましょう。
　待っているときにうろうろしたり、
　同行者とぺらぺらしゃべったりすることは厳禁です。
　お茶を出されたら「ありがとうございます」
　「恐れ入ります」とお礼をいい、相手が現れて
　勧められるまでは手をつけずに待ちます。

　◇手土産・お祝い

　仕事をしていると取引先のお祝い事に接する機会があります。
　お祝いはもちろん配送の場合もありますが、
　最も丁寧なのは持参です。訪問時はまず、お祝いを述べて、
　最初にお渡ししましょう。手土産なども同様に訪問時、
　最初に先方に渡します。
　逆にサービス品・粗品は商談の最後に
　日頃の感謝を込めてお礼とともに渡す、というのが一般的です。

■席次

　訪問した場合、基本的には上座に案内されます。
　しかし、特に席を指示されなければ下座で
　面談の相手がくるまでは立ったまま待つようにしましょう。

　お客さまを自分の会社でご案内する際には必ず上座に案内します。
　お茶を出すときも上座のお客さまから順番に出し、
　身内である社内の者はあとにします。

　◇一般の応接室での上座とは

　・出入り口から遠い席
　・３人掛けあるいは２人掛けのソファ
　・絵画や窓の外の景色が眺められる席
　・事務所内の応接セットでは、原則として上座は事務机から遠い席

　プレゼンテーションの場合、メインのプレゼンテーターが
　上座者であっても真ん中に座る場合もあります。
　１００％絶対ということはなく、ケースバイケースということにも
　注意しましょう。

　室内だけでなく、車内、エレベーター内にも席の順位づけがあります。
　目上の人と同席する場合は十分に注意しましょう。

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